Officemanager

Wat ga je doen?

Als officemanager ben je de spin in het web die zorgt dat de programmadirecteur en haar plaatsvervanger optimaal leiding kunnen geven aan het programma. Je haalt er voldoening uit dat hun agenda's op orde zijn en dat zij op tijd over al hun stukken beschikken. Je vindt het leuk om hierover veel uiteenlopende contacten te hebben met collega's binnen en buiten het programma. Zeker in drukke periodes zorg jij voor overzicht en rust.

Daarnaast ben je een vraagbaak voor de rest van de directie voor zaken als IT-middelen of huisvesting. Ook ben je betrokken bij de organisatie van teamactiviteiten, zowel inhoudelijke sessies als bijeenkomsten voor saamhorigheid. Deze taken doe je samen met je collega's van het programmabureau: een vrolijk, jong team dat zich bezighoudt met alle programmabrede onderwerpen, zoals financiën, personeelszaken, beleid en communicatie.

Je vervult secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden:

• (coördineert) het secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten;
• (coördineert) de afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
• Coördineert complexe informatiestromen;
• Fungeert als "buffer" naar de interne organisatie en externe omgeving;
• Het op basis van inschatting van het belang en de urgentie leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, het bewaken de voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren;
• Het verstrekken van informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen;
• Het zorg dragen voor verslaglegging, notuleren en uitwerking en opstellen stukken en verzorging correspondentie op globale aanwijzingadministratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard;
• Het ontvangen en te woord staan van bezoekers;
• Het aanleggen en bijhouden werkdossiers;
• Het samenstellen van (management)overzichten.

Wie zoeken we

Opleidingen en kennisniveau:

• MBO werk- en denkniveau;
• Bij voorkeur een secretariële opleiding;
• Goede beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement;
• Kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringsprocedures;
• Kennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden;
• Kennis van en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt;
• Kennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier);
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Ervaring:
Vereist:

• Minstens 2 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur als managementondersteuner in een overheidsorganisatie;

Gewenst:

• Bekendheid met het ministerie van Defensie;
• Ervaring (als ondersteuner) in een bestuurlijke-/beleidsomgeving of politiek sensitieve context.

Competenties:

• Klantgericht;
• Delegeren;
• Plannen en organiseren;
• Organisatiegericht;
• Samenwerken;
• Integer;
• Leervermogen.

Dit krijg je van ons

Salarisniveau schaal 7
Minimum salaris: €3.050 bruto per maand
Maximum salaris: €4.200 bruto per maand
Contractduur Tot 31-12-2028
Aantal uren per week 38
Plaats Den Haag, Zuid-Holland

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

De organisatie Ministerie van Defensie

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

De afdeling Bestuursstaf DEFENSIE OPEN OP ORDE

Zonder informatie geen operatie. Daarom werkt Defensie Open op Orde (DOO) met kennis, capaciteit en technologie aan het verkrijgen en behouden van een gezaghebbende informatiepositie. Dat doen we met projecten op het gebied van informatiehuishouding, informatieverstrekking, signalen herkennen en I-vakmanschap. Via een netwerk van liaisons bij de Defensieonderdelen ondersteunen we de hele organisatie om te zorgen dat informatie onze kracht wordt.

Bijzonderheden

Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, de Nederlandse nationaliteit is hiervoor een vereiste.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.

De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.

Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.

Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.

Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

38 - 38 uren per week €3.050 ~ €4.200 salaris Niveau: Mbo - 4 Locatie: Den Haag Reageren vóór 13 april 2025

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info

Officemanager Wat ga je doen?

Als officemanager ben je de spin in het web die zorgt dat de programmadirecteur en haar plaatsvervanger optimaal leiding kunnen geven aan het programma. Je haalt er voldoening uit dat hun agenda's op orde zijn en dat zij op tijd over al hun stukken beschikken. Je vindt het leuk om hierover veel uiteenlopende contacten te hebben met collega's binnen en buiten het programma. Zeker in drukke periodes zorg jij voor overzicht en rust.

Daarnaast ben je een vraagbaak voor de rest van de directie voor zaken als IT-middelen of huisvesting. Ook ben je betrokken bij de organisatie van teamactiviteiten, zowel inhoudelijke sessies als bijeenkomsten voor saamhorigheid. Deze taken doe je samen met je collega's van het programmabureau: een vrolijk, jong team dat zich bezighoudt met alle programmabrede onderwerpen, zoals financiën, personeelszaken, beleid en communicatie.

Je vervult secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden:

• (coördineert) het secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten;
• (coördineert) de afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
• Coördineert complexe informatiestromen;
• Fungeert als "buffer" naar de interne organisatie en externe omgeving;
• Het op basis van inschatting van het belang en de urgentie leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, het bewaken de voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren;
• Het verstrekken van informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen;
• Het zorg dragen voor verslaglegging, notuleren en uitwerking en opstellen stukken en verzorging correspondentie op globale aanwijzingadministratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard;
• Het ontvangen en te woord staan van bezoekers;
• Het aanleggen en bijhouden werkdossiers;
• Het samenstellen van (management)overzichten.

Wie zoeken we

Opleidingen en kennisniveau:

• MBO werk- en denkniveau;
• Bij voorkeur een secretariële opleiding;
• Goede beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement;
• Kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringsprocedures;
• Kennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden;
• Kennis van en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt;
• Kennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier);
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Ervaring:
Vereist:

• Minstens 2 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur als managementondersteuner in een overheidsorganisatie;

Gewenst:

• Bekendheid met het ministerie van Defensie;
• Ervaring (als ondersteuner) in een bestuurlijke-/beleidsomgeving of politiek sensitieve context.

Competenties:

• Klantgericht;
• Delegeren;
• Plannen en organiseren;
• Organisatiegericht;
• Samenwerken;
• Integer;
• Leervermogen.

Dit krijg je van ons Salarisniveau Minimum salaris: Maximum salaris: Contractduur Aantal uren per week Plaats schaal 7 €3.050 bruto per maand €4.200 bruto per maand Tot 31-12-2028 38 Den Haag, Zuid-Holland Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

De organisatie Ministerie van Defensie

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

De afdeling Bestuursstaf DEFENSIE OPEN OP ORDE

Zonder informatie geen operatie. Daarom werkt Defensie Open op Orde (DOO) met kennis, capaciteit en technologie aan het verkrijgen en behouden van een gezaghebbende informatiepositie. Dat doen we met projecten op het gebied van informatiehuishouding, informatieverstrekking, signalen herkennen en I-vakmanschap. Via een netwerk van liaisons bij de Defensieonderdelen ondersteunen we de hele organisatie om te zorgen dat informatie onze kracht wordt.

Bijzonderheden

Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, de Nederlandse nationaliteit is hiervoor een vereiste.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.

De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.

Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.

Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.

Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

38 - 38 uren per week €3.050 ~ €4.200 salaris Niveau: Mbo - 4 Locatie: Den Haag Reageren vóór 13 april 2025

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info

Officemanager Ook interessant voor jou