Managementondersteuner

ft 20687. Gemeente Pijnacker-Nootdorp

Organisatie
De gemeente Pijnacker-Nootdorp is een groeigemeente, de komende jaren neemt het inwoneraantal toe van 55.000 naar 65.000. We werken de komende jaren aan grote projecten op het gebied van woningbouw, bedrijventerreinen, infrastructuur, voorzieningen, natuur en recreatie. Het ondernemersklimaat wordt gekenmerkt door innovatieve ondernemers die vooruitlopen op het gebied van warmtetransitie en duurzaamheid. Wonen in Pijnacker-Nootdorp is aantrekkelijk vanwege de goede voorzieningen en de prettige ligging in het groen met uitstekende verbindingen naar Den Haag en Rotterdam.

De ambtelijke organisatie bestaat uit circa 400 medewerkers. De organisatiecultuur kenmerkt zich door een informeel karakter, vertrouwen en veel ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling. Onze medewerkers voelen zich gewaardeerd en zijn trots op de organisatie waarvoor zij werken.

Je gaat aan de slag voor het domein Bedrijfsvoering & Dienstverlening. Het domein bestaat uit 7 teams en een stafbureau:

• Team Bedrijfsbureau;
• Team financiën;
• Team HRM;
• Team Communicatie, Woordvoering & Burgerparticpatie;
• Team ICT en Informatievoorziening;
• Team Facilitaire zaken en Huisvesting;
• Team Publiekszaken;

Je overlegt en werkt samen met managementondersteuners van de andere domeinen.    

Opdracht
Als managementondersteuner is geen dag hetzelfde. Je ontzorgt je directeur en teamleiders. Dit betekent dat je hen secretariële en administratieve ondersteuning biedt (agendabeheer, notuleren, voorbereiden van overleggen, het organiseren van bijeenkomsten, etc.), managementinformatie opstelt en diverse praktische zaken regelt. Maar je bent ook een vraagbaak voor andere medewerkers binnen het domein en zorgt dat nieuwe collega's zich snel thuis voelen. Tevens verzorg je enkele P&O-taken voor de afdeling, zoals de verzuimregistratie en de correspondentie met sollicitanten. Zo ben je de spil op de afdeling en onmisbaar voor het management.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Bring your own device' is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. IPad. De kandidaat maakt bij de start van de opdracht zijn/haar telefoonnummer bekend;
2. Aantoonbare werkervaring met het hele MS 365 pakket en agendabeheer in de afgelopen 3 jaar, benoem waar dit is opgedaan;
3. Beschikbaar op de werkdagen maandag, dinsdag en vrijdag;

Gunningscriteria (weging)
4. Minimaal een afgeronde MBO4 opleiding in de richting van secretarieel of administratie (15 punten);
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner bij een gemeente (35 punten);
6. Beschikbaar per 7 april 2025 voor 36 uur per week voor de gehele duur van de opdracht, inclusief verlengingen (20 punten);
7. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met notuleren, benoem duidelijk waar dit is opgedaan (5 punten);
8. De kandidaat stelt zich voor in een korte (persoonlijke) motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf (10 punten).

Competenties
- Proactief;
- Flexibel;
- Open en enthousiast karakter;
- Teamplayer;
- Dienstverlenende instelling / verbinder binnen en buiten de organisatie;
- Goede beheersing van de Nederlandse taal;
- Accuraat;
- Weet met tact om te gaan met gevoelige informatie;
- Digitaalvaardig, zodat je snel de weg weet te vinden in voor jou nieuwe applicaties;

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 1 april 2025 van 10.30 uur tot 12.00 uur. 

Overige informatie
- De gemeente zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Bring your own device' is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. IPad. De kandidaat maakt bij de start van de opdracht zijn/haar telefoonnummer bekend;
  2. Aantoonbare werkervaring met het hele MS 365 pakket en agendabeheer in de afgelopen 3 jaar, benoem waar dit is opgedaan;
  3. Beschikbaar op de werkdagen maandag, dinsdag en vrijdag;

  4. Minimaal een afgeronde MBO4 opleiding in de richting van secretarieel of administratie (15 punten);
  5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner bij een gemeente (35 punten);
  6. Beschikbaar per 7 april 2025 voor 36 uur per week voor de gehele duur van de opdracht, inclusief verlengingen (20 punten);
  7. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met notuleren, benoem duidelijk waar dit is opgedaan (5 punten);
  8. De kandidaat stelt zich voor in een korte (persoonlijke) motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf (10 punten).

  9. Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)

  10. Per wanneer ben je beschikbaar?