Kwartiermaker team projectcontrol en -administratie

ml. T142003

Fontys Hogeschool

We zoeken een organisator én verbinder met verandertalent die ons faciliteert en ondersteunt bij de inrichting en implementatie van team projectcontrol en -administratie.

Context

Fontys is een van de grootste hogescholen van Nederland. Fontys heeft vestigingen in verschillende steden, waaronder Eindhoven, Tilburg en Venlo. Fontys heeft bijna 40.000 studenten en ruim 5.300 medewerkers. Er zijn 18 instituten die ruim 100 bacheloropleidingen verzorgen in voltijd, deeltijd en duaal, in bijna alle sectoren van de maatschappij. Daarnaast bieden we circa 40 masteropleidingen, ruim 20 associate degrees en diverse honours- en schakeltrajecten aan. Ook verzorgen we een gevarieerd aanbod van cursussen en trainingen voor werkende professionals, vooral in Zuid- Nederland. Behalve op onderwijs legt Fontys zich - met onder andere 43 lectoraten, waarvan één in samenwerking met een andere hogeschool - toe op onderzoek, kennisinnovatie en contractactiviteiten.

Fontys heeft een projectportfolio dat onder meer bestaat uit strategische projecten en programma's, onderzoeksprojecten, zakelijke dienstverleningsprojecten, huisvestingsprojecten en alle overige projectmatige activiteiten die financiële stuur- en verantwoordingsinformatie vragen.

Kerntaken op het gebied van projectcontrol en -administratie worden in de huidige situatie binnen Fontys decentraal binnen instituten en diensten uitgevoerd. Zowel door medewerkers planning en control die werkzaamheden op het gebied van projectcontrol erbij zijn gaan doen sinds de implementatie van de projectadministratie Project Life Cycle in Unit4 ERP m.i.v. 1-1-2022, als ook door medewerkers die hier specifiek voor aangenomen zijn. Er zijn medewerkers die zich focussen op projectadministratie en in enkele gevallen is sprake van projectcontrolling. Dit varieert van enkele uren per week tot een (bijna) volledige weektaak. De functie van projectcontroller bestond nog niet in het functiehuis van Fontys.

Binnen Fontys is het risicoprofiel van projecten en de urgentie om de kwaliteit van de (financiële) projectsturing en beheersing te verbeteren en naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen toegenomen. De versnipperde aansturing, kwetsbaarheid in de bezetting en het moeizame samenspel zetten de kwaliteit van de ondersteuning, de compliance en de mensen in de organisatie te veel onder druk. Er wordt in toenemende mate gevraagd om kunstgrepen om dit te ondervangen.

In de nieuwe situatie zijn twee nieuwe functieprofielen toegevoegd aan het functiehuis van Fontys (projectcontroller en project financial controller) en worden alle activiteiten rondom projectcontrol gebundeld in het team projectcontrol en -administratie. Dit team is centraal gepositioneerd binnen de ondersteunende dienst Fontys Financiën en Inkoop (Fontys F&I), om zodoende te zorgen voor:

• een intensieve horizontale en niet vrijblijvende samenwerking met de relevante stakeholders uit de hele organisatie;

• een minder versnipperde aansturing en uitvoering;
• het ontwikkelen van competenties van medewerkers, versterking van de kwaliteit van
• processen en het reduceren van kwetsbaarheid in teamverband;
• een gezamenlijke doorontwikkeling van de informatievoorziening en bijbehorende IV-tools.
• Het nieuwe team projectcontrol en -administratie heeft de opdracht om:
• de (financiële) project- en programma sturing en beheersing versneld door te ontwikkelen van volwassenheidsniveau 1 naar volwassenheidsniveau 3;
• zodat de administratieve dienstverlening, informatievoorziening en projectcontrol aansluit op de ambities, omvang, complexiteit en risicoprofiel van het projectportfolio, de geldstromen en samenwerkingsverbanden;
• waarmee Fontys haar ambities op gebied van onderzoek, onderwijs voor bredere doelgroepen en innovatie realiseert.

Daartoe richt het team projectcontrol en -administratie zich op vier kerntaken:

• administratieve dienstverlening en informatievoorziening voor projecten, programma's en projectportfolio;
• business partner voor directeuren en projectleiding met advisering, begeleiding en ondersteuning op financieel gebied;
• zorgdragen voor effectieve, goed uitgelijnde en proactief gemanagede processen in de procesketen van projectmatig werken, waarin de kwaliteit van de (financiële) project- /programmabeheersing en de interne en externe verantwoording in en over projecten is gewaarborgd;
• professionalisering van medewerkers en van het samenspel met het team projectcontrol en - administratie in de (financiële) project-/programmabeheersing.

Aandachtsgebied en interim-opdracht

We zoeken daarom een enthousiaste kwartiermaker, die namens de directeur F&I en als voorloper op de definitieve manager van het team op inspirerende en pragmatische wijze inrichting en implementatie van team projectcontrol en -administratie kan begeleiden en vormgeven. Er ligt een inrichtingsplan en het projectteam is nu aan het schrijven aan een implementatieplan dat in mei klaar moet zijn. Daar zijn nog een aantal voorbereidende activiteiten voor nodig zoals interviews in de organisatie. Het is de bedoeling dat jij als kwartiermaker:

• bijdraagt aan het opstellen van het implementatieplan;
• mee helpt bij het beter in kaart brengen van de huidige situatie (decentrale bezetting,
• stakeholders en afnemers);
• mee helpt bij het nader concretiseren van de gewenste toekomstige inrichting;
• meewerkt aan een beheersbare overgang naar de nieuwe situatie omdat 'de winkel open blijf tijdens de verbouwing';
• mee uitvoering gaat geven aan het implementatieplan.

Medewerkers moeten nog worden geplaatst in het nieuwe team. Als kwartiermaker maak je deel uit van de matchingscommissie, voor het matchen van expertise/ervaring met het nieuwe functieprofiel projectcontroller en project financial controller. Na deze eerste fase zoeken we expertise om ervoor te zorgen dat medewerkers van Fontys die in dit team geplaatst worden gefaciliteerd worden in het werken aan zowel een nieuwe thuisbasis als aan de verbetering van de sturing en beheersing op/van projecten binnen Fontys.

We zoeken dus een expert op het gebied van projectcontrol en - administratie, met ruime ervaring op het gebied van verandermanagement om die kwalitatieve verbetering te kunnen gaan realiseren.

We vragen ervaring op senior-niveau met het leiden van vergelijkbare projecten in een publieke organisatie, bij voorkeur in een (hoger) onderwijscontext. Naast implementatiebegeleiding is ook de invulling van en overdracht aan de nog te werven manager van team projectcontrol en -administratie onderdeel van de opdracht.

Het eindresultaat is conform implementatieplan een team projectcontrol en -administratie binnen Fontys F&I dat staat met passende werkwijzen met een roadmap voor verdere ontwikkeling van dit team en de dienstverlening. De verwachte looptijd is tot en met najaar 2025.

Verantwoordelijkheden:

• Inrichten en implementatie van een nieuw team voor projectcontrol en administratie.
• Leiding geven aan het nieuwe team projectcontrol en -administratie tijdens de transitieperiode en overdracht aan de nog te werven manager van team projectcontrol en -administratie onderdeel van de opdracht.
• Begeleiden en coachen van teamleden om hun vaardigheden en prestaties te verbeteren.
• Implementeren van verbeterde processen en procedures voor projectcontrol en -administratie.
• Tijdens de transitie fungeren als aanspreekpunt voor stakeholders.

Functie-eisen en competenties:

• Expertise op het gebied van projectcontrol en - administratie, met ruime ervaring op het gebied van verandermanagement.
• Werk- en denkniveau op masterniveau.
• Ervaring op senior-niveau met het leiden van vergelijkbare projecten in een publieke organisatie, bij voorkeur in een (hoger) onderwijscontext.
• Professional die weet hoe te bewegen binnen een grote (publieke) organisatie; daarbij passen competenties als organisatiesensitiviteit, geduld, doortastendheid en verbinding kunnen leggen tussen cijfers en waarden, mensen en systemen, innovatie en beheersing (met oog voor politiek-bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen).
• Stevige en integere gesprekspartner met impact die oog heeft voor verschillende, soms tegenstrijdige belangen. In staat om in partnerschap adviserend en oplossend te handelen.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Expertise op het gebied van projectcontrol en - administratie, met ruime ervaring op het gebied van verandermanagement.
  2. Werk- en denkniveau op masterniveau.
  3. Ervaring op senior-niveau met het leiden van vergelijkbare projecten in een publieke organisatie, bij voorkeur in een (hoger) onderwijscontext.
  4. Voor deze vacature is het schrijven van een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.
  5. Voor zzp-ers: Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee)
  6. Voor detacheerders: Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)