Projectleider herinrichting kantooromgeving

ig 90367. Gemeente Doetinchem

Opdracht omschrijving

Als projectleider kantooromgeving ben jij verantwoordelijk voor de (verder) uitwerking van het voorlopig-, definitief en het technisch ontwerp met meubelboek ten behoeve van de herinrichting van het Stadhuis. Er is al het nodige werk verzet, zo is het voorlopig ontwerp al bijna afgerond. We hebben de ambitie om eind 2026 een start te maken met de realisatie van de gewenste aanpassingen. 

Je werkt nauw samen met de intern projectleider 'kantooromgeving' en intern projectleider 'houding en gedrag' binnen gemeente Doetinchem. Zie het organogram voor de projectorganisatie bij het kopje eisen. De uitdaging is om ervoor te zorgen dat de herinrichting aansluit op de wensen en eisen van de organisatie. Ook is in het definitief ontwerp rekening gehouden met het huisvesten van een tweetal teams die nu nog vanuit een andere locatie werkzaam zijn. Gezamenlijke spelregels rondom houding en gedrag in relatie tot hybride werken zijn opgesteld en hier is draagvlak voor binnen de organisatie.

Verantwoordelijkheden

We verwachten dat je als projectleider na de inhuurperiode de volgende resultaten en activiteiten hebt behaald of uitgevoerd:

Resultaten:

• Hervatten en afronden van de voorlopige ontwerpfase, inclusief het opleveren van een voorlopig ontwerp met o.a. Een functionele indeling van werkplekken, (overleg)ruimten en clustering van teams.
• Opleveren van een definitief ontwerp. In deze fase worden de keuzes van de opdrachtgever meegenomen, denk hierbij aan bijvoorbeeld de afwerking van materialen en type meubilair.
• Opleveren van een technisch ontwerp en meubelboek.
• Tussentijds opleveren van besluitvormingsdocumenten, zoals een fasememo voor de definitieve ontwerpfase en kostenramingen voor interne stakeholders.
• Adviseren bij het opstellen van breed gedragen gedragsregels rondom hybride werken, in samenwerking met de intern projectleider houding en gedrag. De timing van het implementeren van deze regels moet nog worden bepaald.
• Opstellen van een intern communicatieplan om medewerkers goed te informeren en te betrekken bij de herinrichting. Onderdeel van dit plan is ook de planning met betrekking tot de besluitvorming.
• Opdrachtgever heeft budget beschikbaar. Realisatie van alle resultaten past binnen de budgettaire kaders.
• Na uitvoering van de opdracht is alles gereed om te starten met de volgende fasen, voorbereidingsfase/uitvoeringsfase . 

Activiteiten:

• Deelnemen en actief leiden van structureel overleg met de projectgroep kantooromgeving (gemiddeld 1x per 3 weken), inclusief het bijhouden van een actielijst.
• Creëren van participatie binnen de organisatie door het houden van meerdere werksessies waarbij ieder team vertegenwoordigd is door een medewerker.
• Voorbereiden van presentaties voor interne stakeholders, zoals de stuurgroep en college. Op verzoek bijwonen van de presentaties.
• Algeheel projectmanagement, inclusief het bewaken van de voortgang en budgettaire kaders.
• Doorlopend aandacht besteden aan risico's die van invloed zijn op het project en hoe deze risico's het beste te managen.
• Fungeren als aanspreekpunt voor externe adviespartijen, zoals architecten en installatiedeskundigen.

Einddatum van de opdracht is 1 februari 2026, tenzij zich het volgende voordoet: De afgesproken resultaten zijn door omstandigheden, bijvoorbeeld vertraging in het besluitvormingsproces, nog niet behaald. De looptijd van de overeenkomst wordt in deze situatie aangepast aan de benodigde tijd. Dit kan alleen nadat opdrachtgever hier akkoord voor heeft gegeven. Naast de werkzaamheden zoals benoemd in deze uitvraag is het een optie dat de inzet gedurende de voorbereidings- en/of uitvoeringsfase ook wordt voortgezet. Mogelijk met inzet van minder uren. Opdrachtgever moet hiervoor nog keuzes maken en gaat hierover gedurende de opdracht in gesprek met opdrachtnemer

Eisen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in de laatste 10 jaar op het gebied van projectmanagement bij vergelijkbare huisvestingsvraagstukken, bij voorkeur bij een gemeentelijke en/of overheidsinstelling.
• Een relevante afgeronde hbo/wo-opleiding.

Voeg een plan van aanpak toe van maximaal 2A4. Hierin neem je minimaal de volgende punten op:

• • Planning om te komen tot uiteindelijk technisch ontwerp. In deze planning zijn de resultaten die we hebben aangegeven bij het kopje resultaten opgenomen.
  • Benoem maximaal vijf risico's en geef aan hoe jij deze gaat beheersen.
  • Geef aan hoe jij voor draagvlak zorgt bij de verschillende stakeholders. 
  • Geef aan hoe jij samen wil gaan werken met intern projectleider 'kantooromgeving' en intern projectleider 'houding en gedrag'. 
  • Geef aan hoe jij de samenwerking met een architect voor je ziet. Uit jouw plan van aanpak blijkt jouw unieke-, resultaatgerichte- , maar ook mensgerichte aanpak. Wij krijgen hierdoor het vertrouwen dat wij samen tot een mooi resultaat komen.

Beschrijving (uitleg)

Te toetsen competenties tijdens het interview:

• Je beschikt over een uitstekend organiserend vermogen, waardoor je projecten efficiënt weet te plannen en te coördineren. Je handelt snel en doeltreffend om resultaten te boeken, wat jouw slagvaardigheid benadrukt. Daarnaast communiceer je helder en sta je open voor feedback, wat bijdraagt aan een actieve en open communicatie.
• Je bent een plezierige sparringpartner en een fijne gesprekspartner voor medewerkers, deelprojectleiders, (externe) partners, management en bestuur. Je bent toegankelijk en makkelijk benaderbaar voor iedereen, wat jouw benaderbaarheid onderstreept. Je neemt je verantwoordelijkheden serieus en handelt daarnaar, wat getuigt van een groot verantwoordelijkheidsgevoel.
• Je hebt oog voor de verschillende belangen binnen de organisatie, wat jouw politieke sensitiviteit aantoont. Bovendien weet je hoe je veranderingen succesvol kunt doorvoeren, wat jouw vaardigheden in verandermanagement benadrukt.
• Ook kunnen we vragen stellen over jouw plan van aanpak.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in de laatste 10 jaar op het gebied van projectmanagement bij vergelijkbare huisvestingsvraagstukken, bij voorkeur bij een gemeentelijke en/of overheidsinstelling.
  2. Een relevante afgeronde hbo/wo-opleiding.

  3. Voeg een plan van aanpak toe van maximaal 2A4. Hierin neem je minimaal de volgende punten op:

     1. 1. Planning om te komen tot uiteindelijk technisch ontwerp. In deze planning zijn de resultaten die we hebben aangegeven bij het kopje resultaten opgenomen.

        2. Benoem maximaal vijf risico's en geef aan hoe jij deze gaat beheersen.

        3. Geef aan hoe jij voor draagvlak zorgt bij de verschillende stakeholders. 

        4. Geef aan hoe jij samen wil gaan werken met intern projectleider 'kantooromgeving' en intern projectleider 'houding en gedrag'. 

        5. Geef aan hoe jij de samenwerking met een architect voor je ziet. Uit jouw plan van aanpak blijkt jouw unieke-, resultaatgerichte- , maar ook mensgerichte aanpak. Wij krijgen hierdoor het vertrouwen dat wij samen tot een mooi resultaat komen

  4. Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW, bijvoorbeeld als je 80 euro aangeeft is 72 euro voor jou als zzp-er en 8 euro fee). 
  5. Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)