Standplaats: None
Duur: 07-04-2025 - 07-12-2025
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 24-03-2025
Vacature
De vacature is alleen op detacheringsbasis uit te voeren, geen zzp/ DGA
Organisatie
ICTU heeft in opdracht van VRO het programmabureau (PB) voor Zicht op Nederland- Datafundament (ZoN-DF) opgestart dat bijdraagt aan realisatie van de doelen van het ZoN DF programma.
Programma's onder ZoN
• Datafundament (DF): stroomlijnt de bestaande (geo-)basisregistraties, koppelt deze onderling, breidt het fundament uit met nieuwe gegevens en zorgt voor aansluiting op het nationale Federatieve Datastelsel;
• Basisregistratie Ondergrond (BRO): zorgt ervoor dat informatie over de ondergrond toegankelijk en betrouwbaar is. Het programma zal samengaan met het programma Datafundament;
• Netwerk van Lokale Digitale Tweelingen (DTfL): werkt aan generieke kaders en bouwblokken voor analyse en visualisatie. Het programma faciliteert daarmee initiatieven voor tweelingen van derden en bevordert de interoperabiliteit.
Ondersteuning
ICTU zal komend jaar ook andere ZoN-programma's binnen het PB ondersteunen. De diensten die het PB aan de ZoN-programma's en de werkagenda van het GI-beraad zal leveren zijn op het gebied van vraagarticulatie/portfoliomanagement, pmo-diensten (administratie, bemensing, financieel management, contractmanagement en voortgangsbewaking), ondersteuning programmamanagers bij programma-aanpak en faciliteren van jaar- en kwartaalfocussessies van programma's, organiseren programmaraad- en werkgroep-sessies en uitvoeren van diensten betreffende inhoudelijke trajecten en projecten voor de programma's, de werkagenda en communicatie. De activiteiten van de professional vinden plaats als onderdeel van de diensten en taken van het ICTU-programmabureau voor de programma's.
Functieomschrijving
De professional vervult de zelfstandige rol van programmasecretaris binnen het ICTU Programmabureau ZoN DF, specifiek voor het programma BRO. De opdracht richt zich op het realiseren van specifieke resultaten binnen de overeengekomen kaders.
Werkzaamheden
•
• Het zelfstandig organiseren, plannen en voorbereiden van strategische, tactische en operationele overleggen (zoals regieraden, portfolioraden, domeinbegeleidingsgroepen) en ad hoc overleggen en bijeenkomsten binnen het programma BRO, conform de vastgestelde processen en draaiboeken.
• Het boeken van locaties en catering en up to date houden van deelnemerslijsten.
• Het bewaken van de voortgang en tijdige aanlevering van stukken, inclusief het redigeren en delen van stukken met leden van de overleggen.
• Verslaglegging tijdens overleggen door middel van notulen en inclusief voortgangsbewaking en actielijsten.
• Het zelfstandig opzetten en bijhouden van jaarplanning van overleggen.
• Het beheren van de programmaschijf inclusief documentopslag en archiveren van programmadocumenten in het documentmanagementsysteem.
• Verbindende schakel vormen tussen mensen en deelprojecten, verantwoordelijk voor onboarding nieuwe teamleden.
• Inkoopprocedures begeleiden (opdrachten, aanbestedingen, bijdragen, interdepartementale overboekingen, subsidies, specifieke uitkeringen, inhuur en detachering) en financiële overzichten bijhouden (inclusief budgetuitputting), contractbeheer, decharge.
• Organisatorische en logistieke ondersteuning geven aan programmamanagement en communicatiemanager van BRO.
• Zorgen voor kennisdeling binnen het team en het actief bijdragen aan het verbeteren van interne processen.
• Problemen oplossen met betrekking tot facturatie en inkoopprocessen inclusief overleg met leveranciers.
• Coördinatie (beantwoording van) brieven van Tweede Kamer en andere brieven en programmarapportages.
Resultaten
•
• Strategische, tactische en operationele vergaderingen zijn ingepland.
• Afstemming is gebeurd over deelnemers van vergaderingen (complex daar governance in een overgangssituatie zit).
• Verslaglegging en documenteren van sessies is gebeurd en notulen en stukken zijn gedistribueerd.
• De archiveringsruimte en documentmanagementsysteem is op orde en beheerd.
• Stukken opgeleverd door het team van het (huidige) BRO-programmabureau zijn indien gevraagd geredigeerd.
• BRO-programmabureau overleggen, vergaderingen en events zijn georganiseerd.
• Agenda's van diverse personen over organisaties heen worden beheerd.
• Verzoeken om hulp en vragen zijn geadresseerd en bij de juiste persoon belegd.
• Bestedingsoverzicht is up to date.
• Opgeleverde producten die zijn ingekocht zijn gearchiveerd.
• Contractmanagement (inclusief verlengingen, decharge en facturatie) is gerealiseerd.
• Eventuele problemen met betrekking tot opdrachten en facturatie zijn opgelost.
Gevraagde competenties
•
• Plannen en organiseren
• Informatie verzamelen en daarvan heldere rapportages maken voor opdrachtgever en stakeholders
• Een omgevingsanalyse kunnen maken
• Goede communicatieve vaardigheden
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Politieke consequenties kunnen overzien
• Proactief en servicegericht
• Samenwerken
• Resultaatgericht
• Accuraat
Kennis en werkervaring
•
• Voelt zich thuis in een politiek-bestuurlijke omgeving
• Bekendheid met de (digitale) overheid is een must
• Ruime ervaring met notuleren
• Gedegen kennis van het MS Office pakket
• Is nuchter en hands-on
• Kan goed omgaan met vertrouwelijke informatie
Functie-eisen:
Kandidaat beschikt minimaal over HBO werk- en denkniveau
Ervaring op het gebied van financiën: budgetbeheer / verplichtingenbeheer / monitoring budgetuitputting / opstellen rapportages (voor programma en Opdrachtgevers)
Per direct beschikbaar - doch uiterlijk 7 april 2025 voor 24 uur per week
Wensen:
Affiniteit en ervaring met werkzaamheden in een in een politiek-bestuurlijke omgeving/digitale overheid.
Recente) aantoonbare ervaring met support / project control van projecten en grote programma's
Aantoonbare kennis en werkervaring binnen het Geodomein en Geo-basisregistraties