Documentalist

mag 250312-MBO-006. Rijkswaterstaat

Functieomschrijving
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Medewerker Documentbeheer.

Jouw werk
Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de archivering in het documentmanagementsysteem en ondersteunt (project)medewerkers bij het correct verwerken van documenten. Dit omvat onder andere:

• Registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten
• Actueel houden van het ordeningsplan en waarderen van dossiers
• Autoriseren van medewerkers en geven van training/opleiding
• Voorbereiden en overdragen van projectarchieven naar de afdeling DIM
• Beheren van digitale projectarchieven, waaronder:
  • Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
  • Verlenen en intrekken van autorisaties
  • Instrueren van (nieuwe) medewerkers over documentbeheer
  • Toevoegen, ordenen en muteren van (sub)dossiers
  • Toezien op juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten
  • Melden van storingen en signaleren van verbeterpunten

Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers, zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming.

Resultaat opdracht

• Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals autorisatiematrix, werkinstructies en ordeningsstructuur.

Eisen

• Een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
• Aantoonbare werkervaring met werken met een documentmanagementsysteem (DMS) en digitaal archiveren
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen
• Ervaring met het schrijven van handreikingen en werkinstructies

Wensen

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie

Competenties

• Analytisch denkvermogen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit en oplossingsgericht denken
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
• Didactische vaardigheden voor instructie en begeleiding
• Nauwkeurigheid en omgevingsbewustzijn
• Proactieve instelling en zelfstandigheid
• Plannen en organiseren

Locatie
Rotterdam, met werk op locatie op maandag, dinsdag en donderdag. Woensdag kan op kantoor of thuis gewerkt worden.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via StippKeuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• Een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
• Aantoonbare werkervaring met werken met een documentmanagementsysteem (DMS) en digitaal archiveren
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen
• Ervaring met het schrijven van handreikingen en werkinstructies
• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Heb je de komende drie maanden vakanties gepland?
• Hoeveel uur ben je beschikbaar?
• Per wanneer ben je beschikbaar?
• Voor deze opdracht is het verplicht om je woonplaats, postcode en geboortedatum door te geven. Staan deze in je CV? Anders hier doorgeven.
• Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.