Standplaats: ARNHEM
Duur: 01-04-2025 - 01-04-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 14-03-2025
Organisatie:
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.
Opdrachtomschrijving
Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers.
De werkzaamheden
•
• Beheer van archivering in het document management systeem door projectmedewerkers. Het beheer omvat activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.
• Instructies verzorgen aan projectmedewerkers, zodat zij hun eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming op de juiste wijze kunnen uitvoeren.
• Bewustzijn bevorderen van projectmedewerkers over taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van documentbeheer en archiefvorming.
• Zorgdragen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van dossiers, autoriseren van medewerkers en het geven van instructies aan projectmedewerkers.
• Uitvoeren van maatregelen ter voorbereiding op overdracht. Uitvoeren van herstelwerkzaamheden en zorgdragen voor de overdracht.
Wat verwachten wij van jou?
De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.
Je hebt een proactieve, klantgerichte en dienstverlenende instelling.
•
• Je denkt in mogelijkheden en het vinden van werkbare oplossingen.
• Je hebt goede uitdrukkingsvaardigheden, mondeling en schriftelijk.
• Je stelt duidelijke rapportages en hulpmiddelen op.
• Je zorgt zelfstandig voor de trainingen en het instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Je stelt de juiste vragen om het verzoek of de vraag helder te krijgen.
• Je werkt zelfstandig, neemt initiatieven en zoekt indien nodig contact met collega's.
Meest essentiële competenties
•
• Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
•
• Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
• Pro-actieve instelling
• Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)
• Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
• Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega's op als je ze nodig hebt)
Functie-eisen:
De aangeboden kandidaat beschikt over kennis van CONNECT 3.0
De aangeboden kandidaat beschikt over aantoonbare kennis en minimaal 10 jaar werkervaring met het werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied digitaal archiveren bij Rijkswaterstaat.
De aangeboden kandidaat kan zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
Wensen:
De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis van en ervaring met de werkwijze voor documentbeheer van Rijkswaterstaat voor KRW projecten
Ervaring met recordmanagement in de Connect/SharePoint applicatie
De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis van en ervaring met de werkwijze voor projectbeheersing van Rijkswaterstaat voor KRW gebiedsontwikkelingsprojecten
Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek)