Projectondersteuner Gemeentelijke Accountantsorganisatie

Ben je op zoek naar een afwisselende functie, werk je secuur en behoud jij het overzicht in een dynamische en sterk gereguleerde omgeving?

De Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag (hierna: GAD) is een onafhankelijk organisatieonderdeel binnen de gemeente Den Haag. Al meer dan 100 jaar bieden wij betrouwbare en professionele auditdiensten aan de gemeente en haar verbonden organisaties. Als trotse bewaker van transparantie en kwaliteit, dragen wij bij aan het verbeteren van de gemeentelijke dienstverlening voor alle inwoners. Ons takenpakket heeft een groot maatschappelijk bereik en vervult een maatschappelijke behoefte. Wil jij hier een bijdrage aan leveren?

Wat ga je doen?

In deze functie werk je nauw samen met een andere projectondersteuner en een directiesecretaris. Samen vormen jullie een team dat elkaar bij afwezigheid vervangt, ondersteunen jullie het directieteam (DT) en de rest van de GAD in de breedste zin van het woord. Je ontzorgt door management-, secretariële en administratieve ondersteuning te verlenen. Integriteit en vertrouwelijkheid zijn essentieel, aangezien je toegang hebt tot gevoelige informatie binnen de organisatie.

1. Je verleent management- en secretariële ondersteuning door:

• de agenda van de directie te beheren;
• zorg te dragen voor de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen, overleggen en bijeenkomsten, inclusief het redigeren van complexe uitgaande stukken;
• het rappelleren en bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken, actiepunten en besluiten;
• correspondentie en interne nieuws items te verzorgen. Ruimtes, lunches en diners reserveren én bezoekers ontvangen en begeleiden.

2. Je levert administratieve ondersteuning aan de GAD door:

• de organisatieonderdelen administratief te ondersteunen;
• in voorkomend geval relevante gegevens te verzamelen en te selecteren ten behoeve van managementinformatie, rapportages en ter onderbouwing van eventuele beleidsvoorstellen;
• archiefwerkzaamheden te verrichten en het juist bijhouden (inrichten) van een Document Management Systeem;
• ook ben je achtervang van de directiesecretaris voor het aanmaken van inkooporders.

3. Je verricht organisatorische en algemeen ondersteunende taken uit door:

• als medecontactpersoon te fungeren voor facilitaire zaken, ARBO, direct duidelijke taal te fungeren en kantoorartikelen te beheren en te bestellen;
• evenementen en vergaderingen te coördineren/organiseren rekening houdend met vaktechnische vereisten.

Wat vragen wij?

Voor deze rol is het belangrijk dat je nauwkeurig werkt en het overzicht behoudt in een dynamische omgeving. Je kunt goed omgaan met druk en stelt moeiteloos prioriteiten. Omdat je vragen vanuit verschillende kanten ontvangt, ben je stressbestendig en zorgvuldig. Daarnaast ben je een echte teamspeler; samen met je collega-ondersteuner en de directiesecretaris vormen jullie een hecht en goed samenwerkend team. Je bent initiatiefrijk met een talent voor het organiseren van algemeen ondersteunende taken en hebt een scherp oog voor detail.

Ook vragen wij:

• hbo werk- en denkniveau en ervaring met administratief werk in een soortgelijke omgeving;
• je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• aantoonbare ervaring in hoogwaardige redactie en communicatie;
• bij voorkeur heb je ervaring met het maken van inkooporders en het archiveren van contracten;
• we zoeken iemand die op vrijdag beschikbaar is en bij voorkeur de uren over de week verdeelt. Het is belangrijk dat je fysiek op kantoor aanwezig bent, maar we denken graag flexibel met je mee als dat een keer anders uitkomt.

Word jij het nieuwe visitekaartje van onze organisatie?

Wat bieden wij?

• een 24-urige werkweek, met een salaris van minimaal € 3.052,- en maximaal € 4.297,- bruto per maand (schaal 8), op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris;
• ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. Laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
• en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.

Wie zijn wij?

Bij de GAD werken ongeveer 35 professionals met diverse specialisaties, zoals accountancy, IT & cybersecurity, data-analyse, fraude-expertise, duurzaamheid en verslaggeving. Het GAD-team voert uiteenlopende controles en onderzoeken uit. Met een betrokken houding leveren wij onafhankelijke en deskundige diensten aan de gemeente Den Haag en de verbonden organisaties. De GAD is onafhankelijk gepositioneerd onder de raad. Ons takenpakket heeft een groot maatschappelijk bereik en vervult een maatschappelijke behoefte. We zijn een professioneel, betrokken en gedreven team met een goede werk/privé balans. Binnen de GAD staat persoonlijke ontwikkeling hoog in het vaandel.

Maar er is meer. Bij de GAD willen we een inclusieve organisatie zijn waar talent de basis vormt en diversiteit onze kracht is. We bieden ruimte aan iedereen en gebruiken de kracht van onze medewerkers om samen betere resultaten te behalen. Want alleen door samen te werken kunnen we de beste service bieden aan onze klanten.

De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.

Extra informatie

• Als onderdeel van de selectieprocedure zullen we sollicitanten testen op beheersing van de Nederlandse taal.
• Het opvragen van referenties kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• De gesprekken vinden plaats op dinsdag 11 maart en dinsdag 18 maart 2025.
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.

Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers.

Sollicitatieproces

Op gesprek:Super, je bent een stapje verder in ons sollicitatieproces. We leren jou graag beter kennen via een gesprek. Daarnaast krijg jij ook ruimte om meer over de gemeente, de functie en het team te weten te komen.

Arbeidsvoorwaarden:Gefeliciteerd! We doen je graag een aanbod met betrekking tot salaris, vakantiedagen en andere voorwaarden.

Aangenomen:Gefeliciteerd! We zijn het beiden eens over de arbeidsvoorwaarden. Alleen het contract en de VOG moeten nog worden ondertekend en dan kan je starten bij de gemeente.

Indiensttreding:Op je eerste werkdag krijg je een introductie over de gemeente Den Haag en maak je kennis met je collega's en werkplek. Hiermee begint je nieuwe baan bij de gemeente Den Haag.