Projectsecretaris / Manager Projectbeheersing Spoorzone Ede

ft 20494. Gemeente Ede

Opdrachtomschrijving
Het project Spoorzone Ede omvat een grootschalige aanpassing van de spoorinfrastructuur en de realisatie van een volledig nieuwe OV-knoop in Ede. Het westelijk deel van het project; twee tunnels die gelijkvloerse spoorwegovergangen vervangen plus geluidsmaatregelen, is in 2017 opgeleverd. Begin 2024 is een deel van de nieuwe OV-knoop in gebruik genomen. Op dit moment resteren werkzaamheden aan vooral de noordzijde van het station, de nieuwbouw van een parkeergarage, de aansluiting van fiets- en voetpaden en de groene inrichting. De finale oplevering van het project en aansluitend de decharge van de projectorganisatie, is voorzien in de loop van 2026.  

Het project Spoorzone Ede wordt uitgevoerd door een zelfstandige gemeenschappelijke projectorganisatie bestaande uit (ingehuurde) medewerkers van de gemeente Ede, NS en ProRail. Deze projectorganisatie staat onder leiding van het ProjectManagementTeam (PMT).  Opdrachtgever voor dit project is het Bestuurlijk Overleg (BO) waarin het ministerie van I&W, provincie Gelderland, gemeente Ede, NS en ProRail participeren.  

Het PMT bestaat uit leden van de drie uitvoerende organisaties, ondersteunt door de projectsecretaris.  

Verantwoordelijkheden
De verantwoordelijkheden zijn:  

1. Ondersteuning van het PMT Spoorzone en specifiek de gemeentelijk projectmanager Spoorzone; 
2. Coördinatie: coördineert, organiseert en structureert de uitvoering van activiteiten gerelateerd aan het projectproces; 
3. Relatiebeheer: vormt (mede) het aanspreekpunt voor interne partijen, draagt zorg voor opvolging gemaakte afspraken; 
4. Overleggen: plant, organiseert, agendeert, maakt verslag, bewaakt acties en beheert de besluitenlijst van de belangrijkste overleggen in het project; 
5. Opstellen documenten: het opstellen van integrale besluitvormende stukken, met name de gemeenschappelijke voortgangsrapportage van het project, en het opstellen van (besluitvormende) documenten aan de gemeentelijke zijde, bv ten behoeve van de gemeenteraad, het college van B&W. 
6. Voortgangsbewaking: bewaakt voortgang van werkzaamheden, signaleert knelpunten en onderneemt actie. Verzamelt en borgt proces/projectinformatie, analyseert en verwerkt deze. Rapporteert bevindingen en onderneemt actie en/of geeft aanbevelingen aan projectleden.  

Naast voornoemde taken zijn er ook taken op het gebied van projectbeheersing, zijnde de coördinatie, bewaking en verslaglegging (in een voortgangsrapport) van: 

1. Scope;  
2. Planning; 
3. Budget - capaciteit en geld; 
4. Risico's.

NB: het project beschikt op dit moment over een risicomanager, meerdere projectcontrollers (van de zijde van de gemeente en ProRail) en enige ondersteuning tbv afspraken.  

Vereisten / knock-out criteria
1. Beschikbaar per 1 april 2025 voor gemiddeld 12 uur per week, gedurende de gehele opdracht;
2. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
3. Aantoonbare werkervaring als project- of programmasecretaris bij of voor een overheidsorganisatie met betrekking tot de spoorsector.

Gunningscriteria
4. Aantoonbare werkervaring met politiek-bestuurlijke processen in de ov-sector (licht dit duidelijk in het cv) (30 punten);
5. Aantoonbare werkervaring met projectbeheersing leidende tot voortgangsrapportages (licht dit duidelijk toe in het cv) (25 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met Corsa of andere vergelijkbare boekhoudkundige systemen bij overheden (licht dit duidelijk toe in het cv) (20 punten).

Competenties te toetsen in interview

Persoonlijke competenties
Tijdens het interview worden de volgende persoonlijke competenties getoetst:

• Analytisch vermogen: Je signaleert problemen, herkent belangrijke (management)informatie en legt verbanden tussen gegevens. Je spoort mogelijke oorzaken van problemen op en zoekt naar relevante gegevens. Je kunt onvolledige of onbetrouwbare informatie identificeren en onderscheidt hoofd- en bijzaken. Je denkt voordat je handelt.
• Accuratesse: Je streeft naar kwaliteit en voorkomt zoveel mogelijk fouten door taken secuur en georganiseerd uit te voeren, met oog voor detail.
• Proactief en initiatiefrijk: Je onderzoekt de wensen en behoeften van de (interne of externe) klant/gebruiker en handelt hiernaar. Je neemt liever zelf het initiatief dan passief af te wachten. Je denkt vooruit en zoekt naar verbeteringen.
• Resultaat- en oplossingsgerichtheid: Je formuleert doelstellingen helder, concreet en meetbaar en maakt duidelijke afspraken. Je bewaakt de voortgang, rapporteert en informeert hierover. Je zet je actief in om resultaten te behalen en houdt vast aan de gestelde doelen, ook bij tegenslagen.
• Samenwerkingsgerichtheid: Je levert een actieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat en werkt effectief in teamverband. Je raadpleegt en betrekt anderen, informeert proactief en stemt af. Je bent sociaal, geeft ruimte aan anderen en draagt bij aan een goede samenwerking.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma - Di - Wo - Do - Vr.
Is hybride werken mogelijk: Ja.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 27 maart 2025. 

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via StippKeuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Beschikbaar per 1 april 2025 voor gemiddeld 12 uur per week, gedurende de gehele opdracht;
• 2. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
• 3. Aantoonbare werkervaring als project- of programmasecretaris bij of voor een overheidsorganisatie met betrekking tot de spoorsector.
• 4. Aantoonbare werkervaring met politiek-bestuurlijke processen in de ov-sector (licht dit duidelijk in het cv) (30 punten);
• 5. Aantoonbare werkervaring met projectbeheersing leidende tot voortgangsrapportages (licht dit duidelijk toe in het cv) (25 punten);
• 6. Aantoonbare werkervaring met Corsa of andere vergelijkbare boekhoudkundige systemen bij overheden (licht dit duidelijk toe in het cv) (20 punten).
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Per wanneer ben je beschikbaar?