Managementondersteuner directeur Milieu & Veiligheid

Ben jij op zoek naar een betekenisvolle baan, midden in de dynamiek van het RIVM?
Als managementondersteuner van de directeur Milieu & Veiligheid heb jij een centrale plek in het domein M&V. Je bent de regisseur van de werklast rondom je directeur, je fungeert als vraagbaak voor heel veel collega's en je vormt de connectie tussen de directeur en stakeholders van zowel binnen als buiten het RIVM. Met jouw rol binnen het RIVM
als managementondersteuner op het secretariaat van de directeur M&V heb je een spilfunctie; een leuke dynamische functie met veel taken en verantwoordelijkheden. Je werkt nauw samen met je collega managementondersteuner van de directeur M&V, waarbij je samen het secretariaat runt en elkaar vervangt in voorkomende gevallen. Daarnaast heb je ook een nauwe samenwerking met de adviseurs van de directeur. Je bent een vraagbaak, primair voor de directeur, maar ook voor vele anderen in het domein, waaronder de andere secretariaten.

Je zorgt in afstemming met de directeur en zijn adviseurs nauwkeurig voor de opvolging van uitgezette acties en bewaakt deadlines. Je bent dienstverlenend maar ook kritisch en assertief als er ingegrepen dient te worden, een echte poortwachter. Je kunt goed met vertrouwelijke informatie omgaan.

Je bent gewend aan complex agendabeheer, je schrikt niet van wijzigingen op het laatste moment, en je wordt niet warm of koud van hectische omstandigheden. Je hebt overzicht over informatiestromen en processen en faciliteert de directeur M&V zo praktisch mogelijk. Je bent naast zijn ondersteuner ook een sparringpartner en vertrouwenspersoon voor hem.

Werkzaamheden en taken

• Beheer van de complexe agenda en mailbox van de directeur Milieu & Veiligheid;
• Organiseren van kleine en grote in- en externe bijeenkomsten;
• Coördineren van soms complexe informatiestromen en processen waarbij je verbanden legt, prioriteiten stelt, consequenties/belangen afweegt en knelpunten signaleert;
• Redigeren en verzorgen van correspondentie (gegevens verzamelen, inventariseren en verwerken, archiveren);
• Actief deelnemen aan het MT M&V in de rol van procesbewaker en secretaris.

Informeren en solliciteren

Wat breng jij mee

• Flink wat ervaring in een vergelijkbare rol en context;
• Een stevige maar vriendelijke persoonlijkheid;
• Goede skills in samenwerking, maar ook zelfstandigheid;
• HBO werk- en denkniveau;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheid.

Waar kom je te werken

Bij het RIVM werken ruim 3000 collega's elke dag samen aan de zorg van morgen. Het RIVM is onderverdeeld in verschillende domeinen, gericht op uiteenlopende thema's. Van een schone, gezonde en veilige leefomgeving, tot goede zorg en een gezonde leefstijl, tot het voorkomen en bestrijden van infectieziekten.

De directeur M&V maakt deel uit van de Directieraad van het RIVM, verantwoordelijk voor de aansturing van de totale organisatie. Binnen het domein Milieu & Veiligheid werken ruim 500 medewerkers in vier centra. We werken aan een schone, gezonde en veilige leefomgeving, door onderzoek naar bijvoorbeeld de gezondheidsgevolgen van Tata-steel, naar de stoffen PFAS en naar de effecten van straling. Bij de directeur komen zeer uiteenlopende dossiers en vragen voorbij.

Als ondersteuner werk je binnen het domein M&V, maar je maakt deel uit van team Secretariaten bij Bureau Directieraad afdeling Kennis, Internationaal & Secretariaten. In dat team zitten ook de managementondersteuners van de andere vijf directeuren en de directeur generaal. Met deze ondersteuners werk je samen om te komen tot een hoge kwaliteit van ondersteuning binnen het hele RIVM. Binnen het team zoeken we een collega die in staat is en het leuk vindt op onderdelen het voortouw te nemen en anderen te helpen. We hebben samenwerking hoog in het vaandel en helpen elkaar.

Werktijden en beloning.
We zoeken een collega voor minimaal 28 uur per week, bij voorkeur in elk geval werkzaam op donderdag en vrijdag. Het kan zijn dat je in sommige weken meer werkt als je collega op het secretariaat bijvoorbeeld met vakantie is, deze uren kun je dan weer compenseren op een ander moment. Oftewel er wordt flexibiliteit gevraagd en geboden.
Uiteraard kun je een deel van je tijd thuiswerken. Gezien de aard van deze functie is het wel belangrijk dat dit in goed overleg gaat met de directeur en je directe collega op het secretariaat. Deze functie is ingeschaald volgens het Functie Gebouw Rijk in schaal 8. ( eventueel met een aanloopschaal)

Vragen we in de vacaturetekst om een motivatiebrief en kun je wat hulp gebruiken om deze te schrijven? Lees dandeze tips.
Informatie over solliciteren bij het RIVM:

• Bij je indiensttreding vragen we altijd om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG);
• Als je solliciteert als 'van-werk-naar-werkkandidaat' of als 'herplaatsingskandidaat', stuur dan een kopie van je aanwijzingsbrief mee;
• Werk je nu via een uitzend- detacheringsbureau bij de Rijksoverheid, vermeld dit dan ajb in je brief;
• Het RIVM zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet Banenafspraak vallen. Meer weten?Klik hier;
• Bij het RIVM ben je welkom zoals je bent. Wij zijn ervan overtuigd dat diversiteit in een team de samenwerking en de uitkomst sterker maakt. Daarnaast wordt betrokkenheid van medewerkers bij medezeggenschap gewaardeerd;
• Wij volgen deRecruiter Codeen gaan zorgvuldig met je persoonsgegevens om;
• Voor een volledig beeld van de zakelijke achtergrond van sollicitanten raadplegen we soms LinkedIn;
• Deze vacature gaat offline na de sluitingsdatum, vergeet dus niet om de tekst te downloaden en op te slaan. Het kan zijn dat na deze datum deze vacature nog (onbedoeld) vindbaar is op diverse jobboards. De sluitingsdatum op werkenvoornederland.nl is leidend.

RIVM

RIVM: deskundig, betrouwbaar en onafhankelijk

Als Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) zijn we een deskundige, betrouwbare en onafhankelijke adviseur voor overheid, professionals en burgers. Ons doel: een gezonde bevolking en een duurzame, veilige en gezonde leefomgeving. We bewaken gezondheid, ziekten, de kwaliteit van de leefomgeving én het milieu. Daarvoor doen we onderzoek en we verzamelen kennis voor toegankelijke informatie en toepasbare adviezen. Het RIVM zorgt voor een goede geboortescreening, het bestrijden van infectieziekten en heeft een centrale rol bij het Rijksvaccinatieprogramma en de bevolkingsonderzoeken. We onderzoeken wat er nodig is voor goede zorg, een gezonde leefstijl, veilige producten en een veilige en gezonde leefomgeving. Ook dragen we bij aan het voorkomen, bestrijden en beheersen van incidenten en crises.

Vanuit ons hoofdkantoor in Bilthoven en vanaf 2025 vanuit een prachtig nieuw gebouw op het Utrecht Science Park, werken we met ongeveer 2500 collega's aan al onze adviezen, rapporten, factsheets en publicaties. Daarbij laten we ons leiden door de vragen van vandaag én morgen. We doen ons werk midden in de maatschappij. Trots zijn we op onze organisatie waar iedereen welkom is. Als kennisinstituut van de overheid willen we een afspiegeling van de samenleving zijn. Naast talent, ervaring en motivatie maken ook aspecten van identiteit zoals leeftijd, geaardheid, culturele achtergrond of arbeidsbeperking, onze organisatie rijker, innovatiever én leuker. Met deze verschillende achtergronden, perspectieven en inzichten werken wij samen aan een nog beter resultaat!
RIVM - De zorg voor morgen begint vandaag

Ook benieuwd naar hoe anderen het werken bij het RIVM ervaren? Bekijk het op RIVM-ers aan het woord | RIVM