Managementassistent faculteitsbestuur

Ga jij voor een goede gang van zaken zorgen op het secretariaat van de Faculteit Militaire Wetenschappen (FMW) van de Nederlandse Defensie Academie (NLDA)? Samen met je collega zorg je voor prima ondersteuning van het faculteitsbestuur.
Door de veranderende geopolitieke verhoudingen is er ook bij NLDA veel te doen. Goede ondersteuning van de decaan en vice-decanen is meer dan ooit belangrijk en daarbij speel jij een sleutelrol. Je gaat aan de slag met een afwisselend pakket aan secretariële en administratieve werkzaamheden, variërend van coördineren van agenda's, verzorgen van correspondentie tot fungeren als aanspreekpunt voor allerlei vragen over de faculteit.

Waar ga je werken?
De NLDA vervult allerlei onderzoeks- en opleidingsactiviteiten om militairen en burger-medewerkers op te leiden en voor te bereiden op leiderschapsrollen binnen Defensie. De NLDA speelt zo een cruciale rol in ontwikkeling van de slagkracht van onze Krijgsmacht.
Je gaat aan de slag in Breda bij de Faculteit Militaire Wetenschappen (FMW). Daar werk in totaal zo'n 200 medewerkers, van hoogleraren, universitair (hoofd)docenten tot aan docenten, verdeeld over 3 vakgroepen. Zij worden ondersteund door een staf van ongeveer 30 collega's. Allen werken in een open sfeer met elkaar samen aan hoogwaardig wetenschappelijk onderzoek en onderwijs.
De twee managementassistentes ten behoeve van het faculteitsbestuur worden aangestuurd door de decaan FMW en verlenen secretariële en administratieve ondersteuning van de decaan en de overige bestuursleden van de FMW, waarbij de verdeling is gemaakt dat één managementassistent in principe werkt ten behoeve van de decaan en de directeur bedrijfsvoering en de vacante functie de beide vice-decanen ondersteunt.

Wat ga je doen?
In deze afwissende baan kun je jouw organisatorisch en uitvoerend talent inzetten.
Je ondersteunt het bestuur van de faculteit bij hun dagelijkse taken. Dat betekent onder andere:

• Beheren van agenda's en e-mailverkeer, inclusief afhandelen van inkomende telefoongesprekken en e-mails;
• Verzorgen c.q. Uitwerken van correspondentie;
• Monitoren van actiepunten, voortgang van lopende zaken en taken;
• Fungeren als een soort ""buffer"" tussen het faculteitsbestuur en de rest van de organisatie, waarbij je verzoeken en mededelingen coördineert en doorgeeft;
• Ontvangen van gasten en het beantwoorden van vragen van medewerkers en externe personen over de faculteit;
• Helpen organiseren van evenementen en activiteiten, zoals onderzoeksdagen en openingen van het academisch jaar e.d.;
• Regelen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen;

Wie ben jij?
Je herkent jezelf in het volgende eigenschappen:

• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Accuratesse, je bent nauwkeurig en hebt oog voor detail;
• Je bent zelfstandig c.q. Zelf-startend, maar je vindt het ook prettig om in teamverband samen te werken met collega's;
• Plannen en organiseren zijn als het ware een tweede natuur en gaat je makkelijk af;
• Klant- en oplossingsgericht, je vindt daarbij leuk om ook als vraagbaak te functioneren;
• Organisatiesensitiviteit, je hebt een goed gevoel voor verhoudingen en weet wat er speelt;
• Flexibel en stressbestendig. Je kunt goed omgaan met veranderingen in de planning en agenda;
• Integriteit, je bent betrouwbaar en respectvol en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie;

Wat breng je mee?

• Relevante, afgeronde opleiding op MBO-4 niveau en aanvullende secretarieel administratieve opleidingen en cursussen;
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie;
• Ervaring bij c.q. Affiniteit met Defensie en onderwijs zijn een plus;
• Representativiteit, je weet de faculteit bij interne en externe contacten prima te vertegenwoordigen;
• Rijbewijs en bereidheid om voor bepaalde werkzaamheden naar Defensielocaties te reizen.

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de Nederlandse Defensie Academie (NLDA) welke beheersmatig is ondergebracht bij het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). De NLDA omvat de Faculteit Militaire Wetenschappen (FMW), Koninklijk Instituut voor de Marine (KIM), Koninklijke Militaire Academie (KMA), het Instituut Defensie Leergangen (IDL), Expertise Centrum Leiderschap Defensie (ECLD), Talencentrum Defensie (TCD), het Nederlands Instituut Militaire Historie (NIMH) en een staf.

De NLDA heeft tot doel om de best mogelijke (aspirant)officieren en studenten op te leiden, gereed voor het conflict van morgen. NLDA levert hiervoor opleidingen, trainingen en ondersteuning op het gebied van initiële- en loopbaanopleidingen voor officieren, leiderschapstrainingen en taal/tolk/ vertaaldiensten defensiebreed. De werkzaamheden worden verricht binnen de Faculteit Militaire Wetenschappen (FMW) van de Nederlandse Defensie Academie (NLDA). De doelstelling van de FMW is het verzorgen van de wetenschappelijke bacheloropleidingen Krijgswetenschappen, Militaire Bedrijfswetenschappen en Militaire Systemen & Technologie als onderdeel van de initiële officiersopleiding, en van de wetenschappelijke masteropleiding Military Strategic Studies. De faculteit verzorgt daarnaast onderwijs voor de andere onderdelen van de NLDA; namelijk KIM, KMA, IDL en ECLD. De faculteit voert wetenschappelijk onderzoek met militaire relevantie uit ter onderbouwing van het wetenschappelijk onderwijs. De expertise van de faculteit wordt ook voor andere onderdelen van Defensie en organisaties ingezet.

De FMW wordt geleid door het faculteitsbestuur, dat wordt voorgezeten door de decaan en dat daarnaast twee leden kent, een portefeuillehouder onderzoek en een portefeuillehouder onderwijs. De FMW omvat 3 capaciteitsgroepen die worden geleid door een hoogleraar. De capaciteitsgroepen zijn: Krijgswetenschappen (KW), Militaire Bedrijfswetenschappen (MBW) en Militaire Technische Wetenschappen (MTW). Vanuit deze capaciteitsgroepen wordt de kwaliteit van het onderwijs en onderzoek bewaakt en het onderwijs en onderzoek voorbereid en uitgevoerd.

Het onderzoek van de FMW is belegd binnen 3 Research Centres. Binnen deze groepen vindt niet alleen onderzoek plaats, maar worden ook symposia en andere onderzoeksgerelateerde evenementen georganiseerd.

Ministerie van Defensie, Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO)

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het Ministerie van Defensie werken ongeveer 62.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en het Commando Materieel en IT (COMMIT).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Defensie Ondersteuningscommando
Het DOSCO is de overkoepelende dienstverlener voor de gehele Defensieorganisatie. Elk dienstencentrum heeft zijn eigen expertise. Het DOSCO streeft ernaar de klantgerichtheid te versterken, de dienstverlening te professionaliseren en de doelmatigheid te vergroten.