HR-Ondersteuner

Als HR-ondersteuner ondersteun je de leidinggevenden en HR-adviseurs bij de voorbereiding en verwerking van personele mutaties in het P-Direktportaal en bewaak je de voortgang van deze mutaties. Klopt er iets niet in de mutaties? Dan signaleer je dit en zorg je samen met de leidinggevende voor correcties. Daarnaast lever je een actieve rol in het wervings-en selectieproces.

Met jouw proactieve houding ben je de spin in het web die zorgt voor een vlotte HR-administratie en optimale ondersteuning van leidinggevenden. Je bent zelfstandig, maar ook een echte teamspeler. Samen zorgen we er uiteindelijk voor dat de kwaliteit van ons werk hoog is! Samen met de HR-adviseur draag je zorg dat de manager bedrijfsvoering en de directeur goed zijn voorbereid en van de juiste informatie zijn voorzien.

Je bent goed op de hoogte van de ontwikkelingen in de omgeving van de organisatie, een kei in plannen en organiseren en in staat prioritering in een drukke agenda aan te brengen. Geen dag is hetzelfde. Je stroopt je mouwen graag op, hebt een flexibele houding en gaat uitdagingen met plezier aan.

Je bent hiërarchisch geplaatst onder de manager bedrijfsvoering en werkt nauw samen met de afdelingen Uitvoering en Bedrijfsvoering. Goed in hun vak en gespecialiseerd vanuit hun kennis, werkt deze afdeling van nature integraal aan de opgave van de DISA met een focus op de primaire procesgang.

In het team Bedrijfsvoering zitten de eerstelijns professionals op de vakgebieden HR, Finance & Control, Beleid, Staf, Communicatie en Project- & Programma-management. Zij bouwen samen met jouw hun specialisme en vakgebied verder uit, waarbij zij altijd voor de organisatie als geheel werken en ingezet worden. De collega's van de afdeling Uitvoering zijn belast met het uitvoerende proces van de DISA en haar kernopgave iedereen tijdig te identificeren en registreren.

Werken in de dynamische omgeving van de DISA vraagt een flexibele en creatieve houding, waarbij je niet schuwt ook buiten kantoortijden aan te pakken. Je werkt nauw samen met ketenpartners zoals het ministerie van Asiel en Migratie, IND, COA, de AVIM, DT&V, Nidos, de Raad voor de Rechtsbijstand en Vluchtelingenwerk Nederland.

Jouw werk heeft direct impact op het leven van mensen die hopen op bescherming in Nederland en kan rekenen op bijzondere interesse van media en maatschappij. Dit vergt een grote mate van integriteit, zorgvuldigheid, zelfstandigheid en doortastendheid.

We zoeken een energieke collega die graag de mouwen opstroopt en plezier krijgt van een dynamische omgeving. De snel veranderende processen en de diversiteit aan medewerkers maken dit werk bijzonder uitdagend en interessant. Gezien de opbouwfase van een nieuwe organisatie waarin we ons begeven, ben je aanvullend 'hands-on', in staat snelle besluiten te nemen voor de korte termijn en tegelijkertijd rust, focus en visie voor de lange termijn te brengen. Deze dynamiek geeft je energie, enthousiasme en stimuleert je improvisatievermogen.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• Het ondersteunen en adviseren van het volledige wervingsproces;
• Beheren van de functionele HRM-mailbox: beantwoorden van vragen, toewijzen aan de juiste HR-adviseur of archiveren;
• Uitzoeken en beantwoorden van HR-gerelateerde vragen van medewerkers en managers, zoals over personeelszaken en de CAO;
• Opstellen en bijhouden van overzichten en rapportages, zoals verzuim en verlof;
• Administratieve ondersteuning van het HR-team;
• Mutaties verwerken in P-direkt die bij de HR ondersteunersrol passen;
• Deelnemen aan overleggen en signaleren waar werk opgepakt moet worden of extra ondersteuning nodig is;
• Actief meedenken en adviseren over het verbeteren van werkprocessen binnen HR.

We vragen van jou:

• Je kan snel schakelen en bent een organisatietalent, zeker in snel veranderende omstandigheden;
• Je hebt een stevige maar vriendelijke persoonlijkheid en bent dienstverlenend;
• Je bent accuraat, maar werkt wel snel;
• Je vindt het niet vervelend om ook buiten kantooruren iets te doen;
• Je bent zelfstandig en zoekt de samenwerking waar jouw functie dat van je vraagt;
• ervaring binnen de rijksoverheid is een pre;
• ervaring met P-Direkt en MS 365.

De selectiegesprekken vinden eind maart 2025 plaats.

Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega's is voor de DISA van groot belang. Daarom vragen we alle (nieuwe) medewerkers om een verklaring omtrent gedrag (vog) te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Bij grote belangstelling kan de vacature eerder gesloten worden.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Een toekomst in Nederland of niet? Asielaanvragers verdienen snel duidelijkheid. Heb jij affiniteit met asiel en deze uitdagende maatschappelijke opgave? Zet jij je in om gezamenlijke doelen te behalen? Gedij je goed in een hechte organisatie en zoek je als vanzelfsprekend de samenwerking op met ketenpartners binnen en buiten jouw afdeling? Hou jij van pioneren in een dynamische werkomgeving en breng je rust en overzicht als de druk toeneemt? Dan zijn wij op zoek naar jou!

De Dienst Identificatie en Screening Asielzoekers (DISA) is een nieuwe uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Asiel en Migratie. Vanaf 1 januari 2025 is zij belast met de uitvoering van het identificatie en screeningsproces van nieuwe asielzoekers die in Nederland asiel wensen aan te vragen. De DISA is een organisatie volop in ontwikkeling en oprichting, maar dat betekent niet dat alles nieuw is. Zo staat er al een uitvoerend proces met veel gemotiveerde collega's en beschikken we over kennis en gebouwen. De opgave richt zich om samen met het team het proces enerzijds op te schalen en anderzijds robuust neer te zetten en verder te professionaliseren.

Wij geloven dat medewerkers het beste tot hun recht komen in een inclusieve werkomgeving waar respect, samenwerking en aandacht voor individuele kwaliteiten en ontwikkelmogelijkheden voorop staan. Wij willen dat iedereen bij AenM zich welkom en gewaardeerd voelt, ongeacht zijn of haar achtergrond of voorkeur. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure.

Ministerie van Justitie en Veiligheid / Ministerie van Asiel en Migratie

Wij werken aan een veilige en rechtvaardige samenleving voor iedereen. Mensen moeten in vrijheid kunnen samenleven. Met de juiste balans tussen hoofd en hart kijken wij naar waar de vrijheid van de één ophoudt en die van de ander begint.

Recht en veiligheid raken mensen. Door te luisteren zijn we zorgvuldig, daadkrachtig en open over onze afwegingen. Want iedereen moet kunnen vertrouwen op rechtvaardigheid.

Samen met honderdduizend collega's bij tal van organisaties staan we midden in de maatschappij. Helpen we allerlei vormen van onrecht en criminaliteit te voorkomen. Zetten we ons in voor de bescherming van de samenleving en het individu. Handhaven we met de menselijke maat. Zorgen we voor toegankelijke rechtspraak.

Wij zijn het ministerie van Justitie en Veiligheid. Met recht voor iedereen.

De ministeries van Justitie en Veiligheid (JenV) en Asiel en Migratie (AenM) worden vanuit één ambtelijke organisatie ondersteund. De aanstelling, werkplek en overige faciliteiten vallen onder JenV.

Het ministerie van AenM is verantwoordelijk voor beleid en uitvoering op het terrein van asiel (instroom, doorstroom, opvang, uitstroom en het vertrek), migratie, grenzen en nationaliteit.

Wij geloven dat medewerkers het beste tot hun recht komen in een inclusieve werkomgeving waar respect, samenwerking en aandacht voor individuele kwaliteiten en ontwikkelmogelijkheden voorop staan. Wij willen dat iedereen bij JenV en AenM zich welkom en gewaardeerd voelt, ongeacht zijn of haar achtergrond of voorkeur. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure.