Mag 250304-MBO-00. Rijkswaterstaat
Functie-omschrijving
Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een documentalist.
Locatie en werkwijze
De werkzaamheden worden op afstand uitgevoerd. De documentalist moet goed bereikbaar en beschikbaar zijn voor overleg met de opdrachtgever.
Uren per week
Gemiddeld 16 tot 24 uur per week, inzet op afroep.
Omschrijving van de opdracht
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Het cluster Oost Nederland A Vaarwegen voert onderhoud uit aan het hoofdwatersysteem en hoofdvaarwegennet in de provincies Gelderland en Overijssel. Dit omvat onder andere het renoveren en onderhouden van vaarwegen, sluizen, gemalen en scheepvaartvoorzieningen. Het team bestaat uit ongeveer 50 medewerkers en wordt aangestuurd volgens het IPM-model.
De documentalist is verantwoordelijk voor het beheren van de archivering in het document management systeem. Elk project heeft een eigen systeem waarin documenten geregistreerd, geclassificeerd en geordend worden. Daarnaast omvat de functie het opstellen en actualiseren van een ordeningsplan, het trainen van medewerkers en het verbeteren van de informatiehuishouding.
Taken en verantwoordelijkheden
- Opstellen en actualiseren van een autorisatiematrix
- Verlenen en intrekken van autorisaties in het document management systeem
- Maken van standaardweergaven en zoekvragen binnen het systeem
- Instrueren en trainen van projectmedewerkers over documentbeheer en archivering
- Toevoegen, ordenen, waarderen en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
- Actueel houden van alle documenten die bij het projectarchief horen
- Verplaatsen van documenten en (sub)dossiers
- Toezien op de juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten
- Routeren van post- en e-mailstukken naar de juiste personen
- Melden van storingen aan de afdeling Informatievoorziening en Beheer
- Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties
Gewenste resultaten
- Een projectarchief dat voldoet aan de afgesproken kwaliteitseisen, inclusief ordening, waardering en metadata
- Actuele middelen voor documentbeheer, zoals autorisatiematrix, werkinstructies en handleidingen
Leiding en toezicht
De werkzaamheden worden uitgevoerd onder aansturing van de opdrachtgever en op basis van resultaatverplichting.
Competenties
- Analytisch denkvermogen en verbanden kunnen leggen
- Dienstverlenende en klantgerichte instelling
- Hands-on mentaliteit en oplossingsgericht werken
- Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden
- Didactische vaardigheden voor instructie en begeleiding
- Luistervaardigheid en het kunnen achterhalen van de vraag achter de vraag
- Nauwkeurigheid en oog voor detail
- Omgevingsbewustzijn en inzicht in de organisatie
- Proactieve houding en zelfstandigheid
- Plannen en organiseren zonder stress
- Zelfontwikkeling en het toepassen van leerervaringen
Eisen
- Afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
- Ervaring met werken in een document management systeem en digitaal archiveren
- Kennis van documentair informatiebeheer en gerelateerde ICT-middelen
- Ervaring met het schrijven van handreikingen en werkinstructies
Wensen
- Ervaring met informatiestromen binnen grootschalige GWW-projecten bij (rijks)overheidsorganisaties
- Kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de Woo, AVG en BIHR
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
- Mate waarin wordt voldaan aan de gevraagde competenties
Let op:
Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.
Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken
- Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
- All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
- Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
- Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken
- CAO van de opdrachtgever is van toepassing
- Afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
- Ervaring met werken in een document management systeem en digitaal archiveren
- Kennis van documentair informatiebeheer en gerelateerde ICT-middelen
- Ervaring met het schrijven van handreikingen en werkinstructies
- Ervaring met informatiestromen binnen grootschalige GWW-projecten bij (rijks)overheidsorganisaties
- Kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de Woo, AVG en BIHR
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
- Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
- Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.
- Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.
- Per wanneer ben je beschikbaar?
- Heb je de komende drie maanden vakanties gepland?
- Hoeveel uur ben je beschikbaar?
- Voor deze opdracht is het verplicht om je woonplaats, postcode en geboortedatum door te geven. Staan deze in je CV? Anders hier doorgeven.
Tot €4297,00 per maand bruto fulltime