Documentalist -B-Wegen

Mag 250304-SVA-002. Rijkswaterstaat

Functie-omschrijving
Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een documentalist.

Locatie en werkwijze
De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project.

Omschrijving van de opdracht
De documentalist is verantwoordelijk voor het beheer van de archivering in het document management systeem. Dit omvat het registreren, dateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Daarnaast wordt gezorgd voor een actueel ordeningsplan, het waarderen van dossiers, het autoriseren van medewerkers en het trainen van projectmedewerkers. Een belangrijk onderdeel van de opdracht is het coachen van projectmedewerkers, zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming. Dit draagt bij aan een continue verbetering van de informatiehuishouding.

Taken en verantwoordelijkheden

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
• Verlenen en intrekken van autorisaties in het document management systeem
• Maken van standaardweergaven en zoekvragen in het systeem
• Instrueren en trainen van projectmedewerkers over documentbeheer en archivering
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers
• Actueel houden van documenten binnen het projectarchief
• Verplaatsen van documenten en (sub)dossiers
• Toezien op de juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten
• Routeren van post- en e-mailstukken naar de juiste personen
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties

Gewenste resultaten

• Een projectarchief dat voldoet aan de afspraken met de opdrachtgever en de kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat
• Actuele middelen voor documentbeheer, zoals autorisatiematrix, werkinstructies en handleidingen

Leiding en toezicht
De werkzaamheden worden uitgevoerd onder aansturing van de opdrachtgever.

Competenties

• Analytisch denkvermogen en verbanden kunnen leggen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit en oplossingsgericht werken
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden
• Didactische vaardigheden voor instructie en begeleiding
• Luistervaardigheid en het kunnen achterhalen van de vraag achter de vraag
• Nauwkeurigheid en oog voor detail
• Omgevingsbewustzijn en inzicht in de organisatie
• Proactieve houding en zelfstandigheid
• Plannen en organiseren zonder stress
• Zelfontwikkeling en het toepassen van leerervaringen

Eisen

• Minimaal hbo denk- en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
• Ervaring met werken in een document management systeem en digitaal archiveren
• Kennis van documentair informatiebeheer en gerelateerde ICT-middelen
• Ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen

Wensen

• Ervaring met grootschalige GWW-projecten
• Kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de Woo, AVG en BIHR
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
• Mate waarin wordt voldaan aan de gevraagde competenties

• Minimaal hbo denk- en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
• Ervaring met werken in een document management systeem en digitaal archiveren
• Kennis van documentair informatiebeheer en gerelateerde ICT-middelen
• Ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen
• Ervaring met grootschalige GWW-projecten
• Kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de Woo, AVG en BIHR
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.
• Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen
• Per wanneer ben je beschikbaar?
• Heb je de komende drie maanden vakanties gepland?
• Hoeveel uur ben je beschikbaar?
• Voor deze opdracht is het verplicht om je woonplaats, postcode en geboortedatum door te geven. Staan deze in je CV? Anders hier doorgeven.