Documentalist -A-Vaarwegen Noord

Mag 250304-SVA-001. Rijkswaterstaat

Functie-omschrijving:

Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een documentalist.

De documentalist is verantwoordelijk voor het beheer van de archivering in het document management systeem en ondersteunt projectmedewerkers bij het correct verwerken en beheren van documenten en informatie. Dit omvat onder andere het registreren, ordenen en classificeren van documenten, het onderhouden van een actueel ordeningsplan en het trainen en begeleiden van medewerkers in documentbeheer en archivering.

Een belangrijk onderdeel van de functie is het coachen van projectmedewerkers, zodat zij zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheden op het gebied van documentbeheer en archiefvorming. Hiermee draagt de documentalist bij aan een continue verbetering van de informatiehuishouding binnen Rijkswaterstaat.

• Opstellen en actualiseren van een autorisatiematrix
• Verlenen en intrekken van autorisaties in het document management systeem
• Opzetten en onderhouden van standaardweergaven en zoekvragen in het document management systeem
• Instrueren en trainen van projectmedewerkers over documentbeheer en archivering
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers
• Zorgen voor een actueel en correct geordend projectarchief
• Verplaatsen van documenten en (sub)dossiers
• Toezien op de juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten
• Routeren van post- en e-mailstukken naar de juiste personen
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB)
• Inventariseren en aandragen van verbetervoorstellen voor applicaties

1. Een projectarchief dat voldoet aan de afspraken met de opdrachtgever en de kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat (zoals ordening, waardering en metadata-toepassing).
2. Up-to-date middelen voor documentbeheer, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies en handleidingen.

• Analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit (denken in oplossingen en mogelijkheden)
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden, waaronder:
  • Opstellen van rapportages en handleidingen
  • Instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren (kunnen doorvragen en de vraag achter de vraag achterhalen)
• Nauwkeurigheid en oog voor detail
• Omgevingsbewustzijn (inzicht in de organisatie en haar processen)
• Proactieve houding
• Plannen en organiseren (zelfstandig werken en deadlines zonder stress halen)
• Zelfontwikkeling (leren van ervaringen en deze toepassen in het werk)
• Zelfstandigheid (initiatief nemen en collega's betrekken waar nodig)

1. Minimaal hbo denk- en werkniveau, met een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
2. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren
3. Ervaring en kennis van documentair informatiebeheer, dienstverlening en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen
4. Ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen

1. Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten
2. Kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de Woo, AVG, Aw, BIHR en het toepassingsmodel metadata
3. Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie
4. Mate waarin de kandidaat voldoet aan de gevraagde competenties

Let op:
Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing

• Minimaal hbo denk- en werkniveau, met een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren
• Ervaring en kennis van documentair informatiebeheer, dienstverlening en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen
• Ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen
• Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten
• Kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de Woo, AVG, Aw, BIHR en het toepassingsmodel metadata
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie
• Mate waarin de kandidaat voldoet aan de gevraagde competenties
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.
• Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen. (
• Per wanneer ben je beschikbaar?
• Heb je de komende drie maanden vakanties gepland?
• Hoeveel uur ben je beschikbaar?
• Voor deze opdracht is het verplicht om je woonplaats, postcode en geboortedatum door te geven. Staan deze in je CV? Anders hier doorgeven.