Standplaats: HAARLEM
Duur: zsm - 31-03-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 07-03-2025
Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Documentalist
• Eisen & wensen
- graag uitschrijven in het CV!
• Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out).
• Daarna wordt er beoordeeld op diverse wensen. In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden;
• Let op! Vanwege AVG heeft Rijkswaterstaat expliciete voorwaarden gesteld voor het aanbieden van CV's! Zie onderaan.
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Locatie: Haarlem (beschikbaarheid op di, wo en do is essentieel)
Opdrachtomschrijving Documentalist:
Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, met dateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.
Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:
• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem;
• Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren;
• Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
• Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen;
• Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers;
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken);
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB;
• Coördinerende/uitvoerende rol spelen bij de overgang van P-schijf naar Connect;
• Opzet nieuwe Connect site voor nieuwe projecten.
Resultaat opdracht:
• Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);
• Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur);
Leiding en toezicht:
De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats op basis van inspanningsverplichting. De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder regievoering van Chiel Avink (Manager Projectbeheersing).
Opdrachtomschrijving projectondersteuning ICM-team:
Je ondersteunt het ICM-team door overzicht en inzichten te bieden via verschillende dashboarden. Dit omvat het beheren van dashboarden zoals documentenstromen contracten, VTW-overzichten, financieel overzicht en lopende contractenoverzicht. Daarnaast is het genereren van managementinformatie op basis van deze dashboarden een belangrijke taak. Verder moet het ICM team ondersteund worden door het maken van verslagen en het bijhouden van afspraken en acties. Tot slot is samenwerking met de adviseur ICM en inkoopadviseur van essentieel belang om de contractmanager optimaal te ondersteunen.
Beheersing van documentstromen:
Bij de beheersing van de diverse documentstromen ON/OG dienen in hoofdzaak de volgende werkzaamheden uitgevoerd te worden:
• Inlichten van IPM en toetsers/reviewers over de gevraagde werkzaamheden en planning;
• Communicatie over ontvangst, beoordeling en toets resultaten van documenten;
• Voorbereiden van toetsen m.b.v. toets rapporten deel C1 en D en eventueel reviewformulieren;
• Organiseren en faciliteren plenaire en integrale en toets documenten en toets besprekingen;
• Afronden toets documenten naar aanleiding van de toets besprekingen en terugkoppelen ter accordering voorleggen aan Adviseur ICM en Contractmanager;
• Archiveren van de toets rapporten in Connect en status met links naar de toets rapporten bijwerken in het documentenregister;
• Bewaken van gemaakte afspraken in de toets rapporten en deze actief onder de aandacht brengen van de CM en CA zodat hierop gestuurd kan worden;
• Signaleren van, en adviseren over, knelpunten en risico's met betrekking tot documentenstroom, waaronder overschrijding van reactie termijnen.
Beheersing van het Groene Kamer proces:
Bij de beheersing van het VTW-proces waaronder het Groene Kamer (GK) proces dienen de volgende werkzaamheden te worden uitgevoerd:
• Bewaken van overzicht naar aanleiding van benoemde afwijkingen in het issue overleg tussen OG en ON, bijstaan van de contractmanager en contractadviseur, dit betreft de 1e GK;
• Het ophalen van afwijkingen uit het KMS van Opdrachtnemer en deze voor te bereiden/ onder de aandacht te brengen van de desbetreffende rolhouders, afwijkingen zijn potentiële VTW's;
• In ontvangst nemen, registreren en in proces zetten van de VTW na binnenkomst, waaronder check grondslag o.b.v. eisen contract en risico's in het risicodossier;
• Voorbereiden en organiseren van het GK proces en bijbehorende vergadermomenten;
• Het borgen van de uitkomsten van de GK in het beoordelingsformulier en het uitzetten van eventuele acties naar aanleiding van de bespreking;
• Het werkcontract opstellen en actualiseren en daarin de overeengekomen wijzigingen opnemen zodat het overzicht en inzicht gewaarborgd blijft.
Meest essentiële competenties (beide profielen):
• Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen);
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling;
• Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen);
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder: rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen, didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers;
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen);
• Nauwkeurigheid;
• Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt);
• Pro-actieve instelling;
• Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen);
• Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk);
• Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega's op als je ze nodig hebt).
Eisen:
• Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en
- dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
Wensen:
• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.
Bijzonderheden:
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• BELANGRIJK!: Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij het voorstellen: CV in PDF met voor- en achternaam en vul bij "woonplaats" de woonplaats in van de kandidaat. Dit zijn gegevens die de klant wil ontvangen met de aanbieding;
• Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).
• Mailadres wel in de motivatie vermelden, deze dienen wij in te vullen tijdens het aanbieden! (Bij geen mailadres van de kandidaat, kunnen wij de aanbieding niet accepteren!).