Standplaats: HAARLEM
Duur: 01-04-2025 - 01-04-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 07-03-2025
Organisatie:
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.
Opdrachtomschrijving documentalist
Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert. Werkzaamheden die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a:
• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem;
• Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren;
• Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen;
• Het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers;
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken);
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.
Resultaat opdracht
• Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).
Opdrachtomschrijving projectondersteuning ICM-team
Je ondersteunt het ICM-team door overzicht en inzichten te bieden via verschillende dashboarden. Dit omvat het beheren van dashboarden zoals documentenstromen contracten, VTW-overzichten, financieel overzicht en lopende contractenoverzicht. Daarnaast is het genereren van managementinformatie op basis van deze dashboarden een belangrijke taak. Verder moet het ICMteam ondersteund worden door het maken van verslagen en het bijhouden van afspraken en acties. Tot slot is samenwerking met de adviseur ICM en inkoopadviseur van essentieel belang om de contractmanager optimaal te ondersteunen. Beheersing van documentstromen.
Bij de beheersing van de diverse documentstromen ON/OG dienen in hoofdzaak de volgende werkzaamheden uitgevoerd te worden:
• Inlichten van IPM en toetsers/reviewers over de gevraagde werkzaamheden en planning;
• Communicatie over ontvangst, beoordeling en toetsresultaten van documenten;
• Voorbereiden van toetsen m.b.v. toetsrapporten deel C1 en D en eventueel reviewformulieren;
• Organiseren en faciliteren plenaire en integrale en toetsdocumenten en toetsbesprekingen;
• Afronden toetsdocumenten naar aanleiding van de toetsbesprekingen en terugkoppelen ter accordering voorleggen aan Adviseur ICM en Contractmanager;
• Archiveren van de toetsrapporten in Connect en status met links naar de toetsrapporten bijwerken in het documentenregister;
• Bewaken van gemaakte afspraken in de toetsrapporten en deze actief onder de aandacht brengen van de CM en CA zodat hierop gestuurd kan worden;
• Signaleren van, en adviseren over, knelpunten en risico's met betrekking tot documentenstroom, waaronder overschrijding van reactietermijnen.
Beheersing van het Groene Kamer proces
Bij de beheersing van het VTW-proces waaronder het Groene Kamer (GK) proces dienen de volgende werkzaamheden te worden uitgevoerd:
• Bewaken van overzicht naar aanleiding van benoemde afwijkingen in het issue overleg tussen OG en ON, bijstaan van de contractmanager en contractadviseur, dit betreft de 1e GK;
• Het ophalen van afwijkingen uit het KMS van Opdrachtnemer en deze voor te bereiden/ onder de aandacht te brengen van de desbetreffende rolhouders, afwijkingen zijn potentiële VTW's;
• In ontvangst nemen, registreren en in proces zetten van de VTW na binnenkomst, waaronder check grondslag o.b.v. eisen contract en risico's in het risicodossier;
• Voorbereiden en organiseren van het GK proces en bijbehorende vergadermomenten;
• Het borgen van de uitkomsten van de GK in het beoordelingsformulier en het uitzetten van eventuele acties naar aanleiding van de bespreking;
• Het werkcontract opstellen en actualiseren en daarin de overeengekomen wijzigingen opnemen zodat het overzicht en inzicht gewaarborgd blijft.
Functie-eisen:
Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en
- dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
Wensen:
Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.