Wil jij een cruciale rol spelen in het agendabeheer van het bestuur van de Gemeenschappelijke regeling GGD en Veilig Thuis Haaglanden? Solliciteer nu!
Als managementassistent voor de GR GGD en Veilig Thuis Haaglanden ondersteun je samen met een klein team het bestuur van de 9 Haaglanden-gemeenten. Je beheert agenda's, bereidt vergaderingen voor, notuleert, archiveert stukken en houdt documenten up-to-date, terwijl je de secretaris ondersteunt bij prioriteiten en deadlines.
Wat ga je doen?
Werken managementassistent voor de Gemeenschappelijke Regeling (GR) GGD en Veilig Thuis Haaglanden betekent dat je onder de dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW) valt. Vanuit daar ondersteun je, samen met een klein betrokken team, het Gemeenschappelijke Regeling bestuur van de 9 Haaglanden gemeenten. Samen met twee collega's (GR-secretaris en de GR-controller) vorm je als klein team het secretariële hart van het algemeen en dagelijks bestuur. Jullie zorgen ervoor dat de negen wethouders en andere belanghebbenden de ondersteuning krijgen die nodig is. Je schakelt hiervoor onder andere met collega's bij GGD Haaglanden, Veilig Thuis Haaglanden en de 9 Haaglanden gemeenten.
Verder:
- stroomlijn je de agenda's waarbij je rekening houdt met de negen wethouders;
- beoordeel en prioriteer je de afspraakverzoeken, plant ze in en bereidt overleggen voor, hierbij verzorg je onder andere uitnodigingen, reserveer je ruimten en faciliteiten, en verspreid je relevante documenten via mail en iBabs;
- zorg je samen met de secretaris voor het notuleren tijdens deze vergaderingen en neem je de archivering van vergaderstukken, in de juiste opmaak en lay-out, voor je rekening;
- zorg je dat de deze documenten op de website up-to-date zijn. Daarnaast verwerk je de in- en uitgaande mail, post en telefoon;
- houd je de secretaris scherp door te attenderen op spoedeisende zaken en deadlines.
Wat vragen wij?
Als managementassistent zoeken we iemand met een proactief, accuraat en dienstverlenende instelling. Met jouw zelfvertrouwen houd je het hoofd koel bij het beheren van complexe agenda's. Je voelt de motivatie om iets te betekenen voor de Gemeente Den Haag en je bent bekend of hebt interesse om te werken binnen een politiek-bestuurlijke omgeving.
Verder herken jij je in de volgende punten:
- Je hebt relevante, aantoonbare secretariële of administratieve ervaring (notuleren is vereiste).
- Je bent vaardig in zowel mondelinge als schriftelijke communicatie.
- Je kan goed werken met verschillende Microsoft-applicaties, zoals: Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint. En ervaring met iBabs is een pre.
Je weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie en weet hoofd- en bijzaken te onderscheiden.
Wat bieden wij?
- een 12 tot 16-urige werkweek met een salaris van minimaal €2.700,- en maximaal €3.831,- bruto per maand (schaal 7), op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
- een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris;
- opname in het ABP-pensioenfonds met een gunstige pensioenregeling, waarbij wij 70% van je pensioen betalen en een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;
- 144 uur wettelijk verlof en 50,4 uur bovenwettelijk verlof (bij een volledig dienstverband van 36 uur);
- een thuiswerkvergoeding van €3,- netto per dag voor elke dag die je thuiswerkt;
- ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
- diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
- de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. Laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
- en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.
Wie zijn wij?
Je komt in dienst bij de dienst OCW van de gemeente Den Haag, waar je samenwerkt met de secretaris en controller voor het GR-bestuur van de 9 Haaglanden gemeenten. De GR bestaat uit de negen Haaglandengemeenten: Delft, Den Haag, Leidschendam-Voorburg, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Wassenaar, Westland en Zoetermeer. De wethouders Zorg van deze gemeenten vormen het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling, terwijl het dagelijks bestuur wordt gevormd door de wethouders van de gemeente Pijnacker-Nootdorp, Delft en Den Haag.
De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.
Extra informatie
- Wacht niet met solliciteren tot de sluitingsdatum. Gedurende de publicatie plannen wij al gesprekken in.
- Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
- Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.
Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers.
Sollicitatieproces
Op gesprekOp gesprek:Super, je bent een stapje verder in ons sollicitatieproces. We leren jou graag beter kennen via een gesprek. Daarnaast krijg jij ook ruimte om meer over de gemeente, de functie en het team te weten te komen.
ArbeidsvoorwaardenArbeidsvoorwaarden:Gefeliciteerd! We doen je graag een aanbod met betrekking tot salaris, vakantiedagen en andere voorwaarden.
AangenomenAangenomen:Gefeliciteerd! We zijn het beiden eens over de arbeidsvoorwaarden. Alleen het contract en de VOG moeten nog worden ondertekend en dan kan je starten bij de gemeente.
IndiensttredingIndiensttreding:Op je eerste werkdag krijg je een introductie over de gemeente Den Haag en maak je kennis met je collega's en werkplek. Hiermee begint je nieuwe baan bij de gemeente Den Haag.
Solliciteer tot en met 17 maart 2025Het salaris bedraagt €2700 - €3831