Facilitair medewerker

Een dynamische baan in een dynamische omgeving. Als Facilitair medewerker ben jij een representatieve gastvrouw of -heer. Je bedient de leden van de bestuursraad en de bewindspersonen van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW). Het brede takenpakket voer jij vol passie uit en je houdt het overzicht voor jezelf en je collega's.

Voor de bewindspersonen en de bestuursraadleden is het belangrijk dat zij zich volledig op hun werk kunnen focussen. Jij speelt als Facilitair medewerker daarin een belangrijke rol. Je stelt je discreet, dienstbaar en correct op. In jouw rol als Facilitair medewerker plan je vooruit en weet je wat er komen gaat. Daarvoor regel je de activiteiten die nodig zijn. Elke dag zet jij je zelfstandig in voor een goede ondersteuning. Je speelt snel in op de wensen van de bewindslieden en bestuursraadleden. Je onderhoudt goede contacten met de secretariaten en opereert soepel in het team dat rondom de bewindspersonen/bestuursraad heen staat. Vertrouwelijkheid en actualiteit zijn aan de orde van de dag. Je bent als Facilitair medewerker dan ook tactvol en weet wat je wel en niet met anderen kan en mag delen. Je bent aanwezig zolang de bewindspersonen daarom vragen. Flexibiliteit (qua werktijden) is dus een belangrijke voorwaarde om deze functie goed te kunnen vervullen. Daarnaast vind je het leuk om op een dynamische afdeling te werken en haal je plezier uit de interactie met verschillende personen.

Je komt te werken in een team met nog 3 andere Facilitair medewerkers. Samen met hen ga je aan de slag met het:

• aanmelden, ontvangen en begeleiden van bezoekers/gasten.
• reserveren en verzorgen van vergaderzalen voor overleggen.
• verzorgen en serveren van koffie/thee en andere consumpties voor de bestuurders en de bewindspersonen.
• verzorgen van catering in de kamers van de bewindspersonen, bestuurders en vergaderzalen op de afdeling (lunch, diner, bewindspersonenoverleg etc.).
• verzorgen en representatief houden van de vergaderzalen en de werkkamers van de ambtelijke- en politieke leiding.
• schoon en representatief houden van de pantry (glaswerk, serviesgoed etc).
• verzorgen van dinerbijeenkomsten.
• op orde houden van de voorraad en het maken van bestellingen.
• contact onderhouden met de cateraar voor verzoeken en bestellingen.
• melden van storingen.

Inclusief samenwerken aan een belangrijke missie
Je komt in een organisatie te werken die zich inzet voor een belangrijke missie: eerlijk, gezond en veilig werk, en bestaanszekerheid voor iedereen. Om aan te sluiten bij de behoeften uit de samenleving, streven we naar diversiteit in de samenstelling van onze teams. En naar een cultuur waarin we verschillen zien, waarderen en benutten. Zo vergroten we onze denkkracht, blijven we van elkaar leren en verstevigen we contact met de mensen waarvoor we ons werk doen. Met welk perspectief en vanuit welke levenservaring verrijk jij onze organisatie? En wat drijft jou om je in te zetten voor Nederland? We zijn benieuwd naar de ervaringen die jij meeneemt in jouw werk.

In de uitvoering van je werkzaamheden ben je representatief, klantgericht, zelfstandig, dienstverlenend, flexibel, integer en stressbestendig. Als teamspeler voel jij je als een vis in het water. Afstemmen en terugkoppelen doe jij van nature, omdat je waarde hecht aan goede communicatie.

Om goed invulling te kunnen geven aan deze functie, beschik je verder over:

• Mbo-werk- en -denkniveau.
• Goede mondelinge-en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
• Kennis op het terrein van protocollen, gecombineerd met basiskennis van de serveertechniek van dranken en spijzen, (interne) procedures en beveiliging.
• Tact en discretie; je weet wat wel en niet met anderen gedeeld kan worden.
• De bereidheid tot werken buiten reguliere kantooruren.

Wij staan voor gelijkwaardige kansen op de arbeidsmarkt. Om te voorkomen dat onze onbewuste associaties bij een kandidaat onbedoeld een selectiebeslissing kleuren, proberen we het proces zo veel mogelijk te objectiveren. Daarom moedigen wij je aan om je ervaring, kennis en competenties te benadrukken in je cv en motivatiebrief, aan de hand van de functie-eisen.

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

De directie Bestuursondersteuning (BO), waar deze functie onder valt, werkt vanuit de volgende doelstellingen:

• We zorgen voor een goede, tijdige en betrouwbare ondersteuning van de ambtelijke en politieke leiding. Daarvoor is hoogwaardige politiek-bestuurlijke advisering nodig, ondersteund met een vlotte en accurate procesondersteuning.
• We dragen daarmee bij aan goede, integrale en tijdige politieke en bestuurlijke besluitvorming.
• We dragen bij aan de samenhang en verbinding tussen de verschillende onderdelen van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SWZ).
• We staat ten dienste van de SZW-organisatie als geheel.
• We hebben uit hoofde van de centrale positie in het departement bijzondere taken als het gaat om crisisbeheer, advisering calamiteiten en kabinetszaken (onderscheidingen en predicaten, protocollaire aangelegenheden).

Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid werkt aan eerlijk, gezond en veilig werk in Nederland. Iedereen moet de kans krijgen om mee te doen en zich te ontwikkelen zodat je zelf kunt bijdragen aan je eigen toekomst. Als het tegenzit zorgen we voor een vangnet, en als je met pensioen gaat voor een inkomen. Dat kan alleen in een land waar mensen er voor elkaar zijn.

Wij willen beleid maken dat voor iedereen werkt. We luisteren naar wat er speelt in de samenleving; werken nauw samen met partners, en spelen in op nieuwe ontwikkelingen, nationaal en internationaal. We buigen ons over vragen die niet bepaald tot de gemakkelijkste behoren. Over het sociaal beleid, de toekomst van de verzorgingsstaat en de betaalbaarheid van de oudedagsvoorziening. Maar ook over de vergrijzingsproblematiek en de veiligheid op de werkplek.

We stimuleren de naleving van regels en als er misstanden zijn, treden we op. Het ministerie geeft als werkgever het goede voorbeeld.