Documentalist -ON A-Vaarwegen

mag 250227-SVA-002. Rijkswaterstaat

Over Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Je komt te werken binnen Programma's, Projecten en Onderhoud (PPO), specifiek bij het cluster Oost Nederland A Vaarwegen (ON A VW). Dit team voert onderhoud en renovatie uit aan het hoofdwatersysteem en hoofdvaarwegennet in de regio Oost-Nederland, waaronder vaarwegen, sluizen, gemalen en scheepvaartvoorzieningen.

Binnen het team van ongeveer 50 medewerkers wordt veel waarde gehecht aan samenwerking, zelfstandigheid en een proactieve werkhouding.

Over de functie

Als Documentalist ben je verantwoordelijk voor het beheer en de optimalisatie van het digitaal projectarchief binnen het document management systeem (DMS). Je zorgt ervoor dat alle projectdocumenten correct worden geregistreerd, geclassificeerd en geordend volgens de kaders van Rijkswaterstaat. Daarnaast begeleid je projectmedewerkers bij het correct toepassen van archiefprocedures en ondersteun je de overgang van de P-schijf naar Connect.

Je speelt een cruciale rol in het borgen van informatiekwaliteit en het faciliteren van een gestructureerde en toegankelijke documentbeheeromgeving.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Archiefbeheer en classificatie van documenten binnen het DMS
• Opstellen en actueel houden van de autorisatiematrix en het beheren van autorisaties
• Ondersteunen van projectmedewerkers bij documentbeheer en archivering
• Opstellen van handreikingen en werkinstructies voor het documentbeheerproces
• Coördineren van de overgang van de P-schijf naar Connect en het opzetten van nieuwe Connect-sites
• Bewaken van de juistheid en volledigheid van inkomende, interne en uitgaande documenten
• Monitoren en rapporteren van verbeterpunten binnen de documentbeheerprocessen

Resultaat van de opdracht

• Een goed ingericht projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat
• Actuele en bruikbare middelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies en ordeningsstructuren

Eisen

• Afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
• Aantoonbare werkervaring met document management systemen (DMS) en digitaal archiveren
• Ervaring met en kennis van documentair informatiebeheer en -dienstverlening
• Ervaring met het schrijven van handreikingen en werkinstructies

Pré's (Wensen)

• Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten
• Kennis van relevante kaders en regelgeving zoals Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata
• Ervaring met recordmanagement in M365 SharePoint
• Mate waarin de kandidaat voldoet aan de essentiële competenties

Essentiële competenties

• Analytisch vermogen en verbanden kunnen leggen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit en denken in oplossingen
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden
• Nauwkeurigheid en oog voor detail
• Zelfstandigheid en proactieve werkhouding
• Plannen en organiseren om zelfstandig en efficiënt te werken
• Zelfontwikkeling en het vermogen om te leren van de omgeving

Wat bieden wij?

• Een uitdagende functie binnen een groot infrastructureel project
• Werken in een dynamisch team met een sterke focus op samenwerking en veiligheid
• De mogelijkheid om een cruciale rol te spelen in de digitalisering van documentbeheer
• Professionele ontwikkeling binnen een innovatieve werkomgeving

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via StippKeuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

Screeningsvragen:

• Afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
• Aantoonbare werkervaring met document management systemen (DMS) en digitaal archiveren
• Ervaring met en kennis van documentair informatiebeheer en -dienstverlening
• Ervaring met het schrijven van handreikingen en werkinstructies
• Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten
• Kennis van relevante kaders en regelgeving zoals Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata
• Ervaring met recordmanagement in M365 SharePoint
• Mate waarin de kandidaat voldoet aan de essentiële competenties
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Heb je de komende drie maanden vakanties gepland?
• Hoeveel uur ben je beschikbaar?
• Per wanneer ben je beschikbaar?
• Voor deze opdracht is het verplicht om je woonplaats, postcode en geboortedatum door te geven. Staan deze in je CV? Anders hier doorgeven.
• Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.