Documentalist -RITS

mag 250227-SVA-008. Rijkswaterstaat

Over Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Binnen de afdeling RITS (Rijkswaterstaat Informatie- en Techniek Services) werken wij aan de optimalisatie en borging van documentbeheer en archivering binnen verschillende projecten.

Voor deze afdeling zoeken wij een ervaren Documentbeheerder / Archiefspecialist die verantwoordelijk is voor het beheer en optimalisatie van het digitale projectarchief binnen Rijkswaterstaat.

Functieomschrijving

Als Documentbeheerder / Archiefspecialist ben je verantwoordelijk voor het beheer van de digitale projectarchivering binnen Rijkswaterstaat. Je ondersteunt (project)medewerkers bij het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten, en draagt bij aan de implementatie van een actueel en efficiënt ordeningsplan.

Daarnaast ben je een belangrijke schakel in het instrueren en coachen van medewerkers op het gebied van documentbeheer en archivering. Je zorgt ervoor dat alle documentatiestromen voldoen aan de geldende richtlijnen en kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat.

Taken en verantwoordelijkheden

• Opstellen en beheren van een autorisatiematrix voor toegangsbeheer in het documentmanagementsysteem (DMS)
• Verlenen en intrekken van autorisaties binnen het DMS
• Ontwikkelen en beheren van standaardweergaven en zoekfunctionaliteiten binnen het DMS
• Instrueren en begeleiden van (nieuwe) projectmedewerkers over correct documentbeheer en archivering
• Toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren van (sub)dossiers binnen de bestaande ordeningsstructuur
• Actueel houden van documenten en archiveringsstructuren
• Toezicht houden op de verwerking en routering van documenten conform vastgestelde kaders
• Inventariseren en doorvoeren van verbetervoorstellen ter optimalisatie van de applicaties en archiveringsprocessen
• Signaleren en melden van storingen aan het Lokaal Functioneel Beheer (LFB)
• Coördineren van de overgang van P-schijf naar Connect en het opzetten van een nieuwe Connect-site voor projecten

Resultaten van de opdracht

• Een gestructureerd en up-to-date projectarchief, ingericht conform de afspraken met de opdrachtgever en de kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat
• Actuele en toegankelijke middelen voor documentbeheer en archivering, zoals autorisatiematrices, werkinstructies en handleidingen
• Effectieve implementatie en ondersteuning van medewerkers bij digitaal archiveren

Eisen

• Minimaal hbo denk- en werkniveau, met een afgeronde mbo-opleiding of vergelijkbaar
• Minimaal een halfjaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren
• Ervaring en kennis van documentair informatiebeheer en -dienstverlening, inclusief DIM-gerelateerde ICT-middelen
• Ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen
• Ervaring met het instrueren en begeleiden van medewerkers in het werken met documentmanagementsystemen

Pré's (Wensen)

• Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie of specifiek in RWS Connect
• Mate waarin de kandidaat voldoet aan de genoemde competenties (o.a. Analytisch denkvermogen, nauwkeurigheid en zelfstandigheid)
• Ervaring met werken binnen Rijkswaterstaat

Competenties

• Analytisch denkvermogen en verbanden kunnen leggen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Proactief en in staat om werkprocessen te verbeteren
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden
• Zelfstandig en accuraat werken met oog voor detail
• Hands-on mentaliteit en oplossingsgericht denken
• Plannen en organiseren met een gestructureerde aanpak

Praktische informatie

• Standplaats: Utrecht
• Hybride werken mogelijk: Donderdag is de verplichte kantoordag op de Rijkswaterstaat-locatie in Utrecht, de overige dagen zijn flexibel in te delen (thuis of op een RWS-locatie)

Wat bieden wij?

• Een uitdagende rol binnen een toonaangevende overheidsorganisatie
• De kans om bij te dragen aan efficiënter documentbeheer en archivering binnen Rijkswaterstaat
• Samenwerking met professionele en multidisciplinaire projectteams
• Mogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via StippKeuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

Screeningsvragen:

• Minimaal hbo denk- en werkniveau, met een afgeronde mbo-opleiding of vergelijkbaar
• Minimaal een halfjaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren
• Ervaring en kennis van documentair informatiebeheer en -dienstverlening, inclusief DIM-gerelateerde ICT-middelen
• Ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen
• Ervaring met het instrueren en begeleiden van medewerkers in het werken met documentmanagementsystemen
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Heb je de komende drie maanden vakanties gepland?
• Hoeveel uur ben je beschikbaar?
• Per wanneer ben je beschikbaar?
• Voor deze opdracht is het verplicht om je woonplaats, postcode en geboortedatum door te geven. Staan deze in je CV? Anders hier doorgeven.
• Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.