Managementassistent Kiesraad

De Kiesraad zoekt een proactieve, enthousiaste en goed georganiseerde managementassistent CAO Rijk, schaal 7

Wat ga je doen?
Als managementassistent ben jij samen met je directe collega's de spil van de Kiesraad en het eerste aanspreekpunt voor met name de secretaris-directeur maar daarnaast ondersteun je ook teamleiders en collega's. Jij bent samen met je collega's verantwoordelijk voor secretariële ondersteuning van (het bureau van) de Kiesraad.

Voor de secretaris-directeur verzorg je het agendabeheer en je bereidt zijn afspraken voor, plant zijn afspraken in (die soms complex zijn) en zorgt bijvoorbeeld dat de stukken voor zijn vergaderingen in iBabs (vergadersysteem) staan.

Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en vindt het leuk om bij allerlei verschillende processen een ondersteunende rol te bieden. Zo help je onder meer met het organiseren van bijeenkomsten/evenementen en bij de ondersteuning van werving en selectie van nieuwe medewerkers.

Wat is er bijzonder aan werken bij de Kiesraad?

De Kiesraad is een relatief kleine organisatie met ongeveer 40 medewerkers waardoor de lijntjes heel kort zijn en iedereen elkaar kent. Dit betekent ook dat je als managementondersteuner meer doet dan enkel agendabeheer maar bijvoorbeeld ook ICT-coördinator bent, evenementen organiseert en allerlei praktische en organisatorische taken oppakt (zoals kantoorartikelen bestellen en toegangspasjes aanmaken). Je bent bij van alles betrokken en daarom is het nooit saai en werk je met allerlei verschillende collega's samen! Het is daarom dan ook belangrijk dat je het leuk vindt om breed inzetbaar te zijn en niet hecht aan enkel agendabeheer.

Natuurlijk sta je er niet alleen voor maar werk je intensief samen met je directe collega's van Officemanagement (1 andere managementassistent, 1 administratief ondersteuner en 1 leerling).

Op een rijtje bestaat je takenpakket uit taken zoals:

• Je beheert de agenda van de secretaris-directeur en in sommige gevallen doe je ook agendabeheer voor andere managers;
• Je bereidt de afspraken van de secretaris-directeur voor (denk aan locatie, reistijd, eventuele catering, stukken in iBabs) en bent proactief en alert;
• Je helpt met het organiseren/plannen van evenementen;
• Je bent verantwoordelijk voor interne en externe zaalreserveringen;
• Je bent verantwoordelijk voor het archiveren van allerlei soorten documenten
• Je bent verantwoordelijk voor het af-/behandelen van post, e-mail en telefoonverkeer; (uiteraard samen met je collega's binnen Officemanagement);
• Je bent verantwoordelijk voor beheer en mutaties in PMS (personeel- en management systeem);
• Je hebt een vaste rol in de werving- en selectietrajecten;
• Je bent ICT coördinator en verantwoordelijk voor de aanvragen van ict middelen en regelen van de juiste machtigingen voor nieuwe medewerkers;
• HR ondersteuning op het gebied van ziek en herstelmeldingen.

Ook ben je verantwoordelijk voor één of meer processen binnen Officemanagement, bijvoorbeeld:

• Het on-boardingsproces van de Kiesraad
• Het bijhouden en aanvullen van de inventaris
• Samenwerken met en ondersteunen van de Directiesecretaris met voorbereiding rondom de Kiesraadvergaderingen

Er is binnen ons team veel ruimte om aan te geven waar jij je in wil ontwikkelen of welke taken jou specifiek aanspreken.

Een dag bij de Kiesraad is nooit hetzelfde maar onderstaand een voorbeeld van hoe een werkdag eruit kan zien (uitgaande van 4 x 9, dus een werkdag van 9 uur);

08.00 - 08.30 Rustig de dag opstarten, praatje met collega's

08.30 - 09.30 Office mail inbox doorlopen, openstaande mails oppakken

09.30 - 10.00 Stand-up team Office; met elkaar lopende zaken doornemen

10.00 - 10.30 Ziek en herstelmeldingen verwerken in P-direkt.

10.30 - 12.00 tijd om openstaande acties/mails/verzoeken op te pakken

12.00 - 13.00 Lunchpauze

13.00 - 14.00 Agenda-overleg met de secretaris-directeur

14.00 - 15.00 verzoeken ICT middelen en software aanvragen via selfservice portal van ICT

15.00 - 16.00 Vacature aanvraag verwerken in Emply

16.00 - 17.00 regelen van de Kiesraad retraite en Heidag MT (evenement organiseren)

17.00 - 17.30 afronden en overdracht maken indien je de dag erna vrij bent

• Je hebt MBO 4- werk- en/of denkniveau en kunt aantonen dat de gevraagde ervaring in deze functie bij je past;
• Je biedt structuur, planning en overzicht:
• Je houdt van samenwerken en proactief ondersteunen;
• Je hebt kennis en ervaring met MS Office en ondersteunende tools zoals iBabs of andere document management systemen of kunt je dit snel eigen maken;
• Je bent minimaal 4 dagen per week beschikbaar; daarvan werk je er 3 op de kantoorlocatie.
• Je gaat discreet om met gevoelige informatie.

Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten vergroten de denkkracht en handelingsperspectieven van onze organisatie. Wij zien talent als basis en diversiteit als kracht. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.

De functie is onverenigbaar met iedere functie die tot gerede twijfel kan leiden over de onafhankelijke en onpartijdige oordeelsvorming van de Kiesraad. Dat betekent concreet dat je niet actief bent in een bestuurs- of vertegenwoordigende functie van een politieke partij.

Meer over de functiegroep Medewerker Verwerken en Behandelen

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het team 'Bedrijfsvoering en Officemanagement' bestaat uit 5 collega's onder leiding van de Directiesecretaris/teamleider B&O. Jij bent werkzaam voor het onderdeel Officemanagement samen met 1 andere managementassistent en 1 administratief ondersteuner.
Samen vormen jullie een hecht team, waar je op elkaar kunt rekenen, elkaar ondersteunt en waar ook veel ruimte is voor gezelligheid.

Officemanagement is op veel plekken in de organisatie ondersteunend en betrokken, waardoor je met veel verschillende collega's contact hebt en leert kennen. Mede hierdoor is jouw werkdag afwisselend en uitdagend, waarbij jij plezier haalt uit goede samenwerking en alles goed regelen en organiseren. Ook is er een breed managementondersteuner netwerk binnen BZK waar veel kennis en informatie wordt gedeeld.

Kiesraad

In Nederland mogen we al meer dan honderd jaar via verkiezingen bepalen wie onze volksvertegenwoordigers zijn. Voor onze democratie is het van groot belang om een betrouwbaar, transparant en controleerbaar verkiezingsproces in te richten en in stand te houden. Dat doen we met wetten en regels, maar vooral met mensen, die er samen voor zorgen dat verkiezingen eerlijk verlopen en dat iedere stem meetelt.

De Kiesraad is de onafhankelijke autoriteit in Nederland op het gebied van verkiezingen. De missie van de Kiesraad is dat iedereen de uitslag van de verkiezingen kan vertrouwen.
De Kiesraad adviseert de regering en het parlement over verkiezingen en het kiesrecht. Dit doen we gevraagd en ongevraagd. We evalueren iedere verkiezing en adviseren de minister over mogelijke verbeteringen.

De Kiesraad bestaat uit zeven raadsleden en wordt ondersteund door een bureau met 40 medewerkers. Zij werken deels vanuit huis en deels vanuit ons kantoor: de Zürichtoren in het centrum van Den Haag.

In het verkiezingsproces wordt digitalisering ingezet als hulpmiddel. De Kiesraad is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het beheer van de ondersteunende software die gebruikt wordt bij de kandidaatstelling en de vaststelling van de uitslagen van verkiezingen.

Als informatie- en expertisecentrum over verkiezingen beheert de Kiesraad een verkiezingsdatabank die de uitslagen van meer dan 700 verkiezingen omvat, teruggaand tot 1848. De Kiesraad is benaderbaar voor iedereen die uitleg wil over het verkiezingsproces.

Het uitgangspunt van het werk van de Kiesraad zijn de negen waarborgen van het verkiezingsproces: transparantie, controleerbaarheid, integriteit, kiesgerechtigheid, stemvrijheid, stemgeheim, uniciteit, toegankelijkheid en onafhankelijkheid. Met behulp van deze waarborgen vinden we - samen met een netwerk van externe experts - antwoorden op aan verkiezingen gerelateerde vraagstukken van vandaag, en die van de toekomst.

Bureau Kiesraad (Ministerie van BZK)

In Nederland mogen we al meer dan honderd jaar via verkiezingen bepalen wie onze volksvertegenwoordigers zijn. Voor onze democratie is het van groot belang om een betrouwbaar, transparant en controleerbaar verkiezingsproces in te richten en in stand te houden. Dat doen we met wetten en regels, maar vooral met mensen, die er samen voor zorgen dat verkiezingen eerlijk verlopen en dat iedere stem meetelt.

De Kiesraad is de onafhankelijke autoriteit in Nederland op het gebied van verkiezingen. De missie van de Kiesraad is dat iedereen de uitslag van de verkiezingen kan vertrouwen.

De Kiesraad adviseert de regering en het parlement over verkiezingen en het kiesrecht. Dit doen we gevraagd en ongevraagd. We evalueren iedere verkiezing en adviseren de minister over mogelijke verbeteringen. De Kiesraad bestaat uit zeven raadsleden en wordt ondersteund door een bureau met 40 medewerkers. Zij werken deels vanuit huis en deels vanuit ons kantoor: de Zürichtoren in het centrum van Den Haag.

In het verkiezingsproces wordt digitalisering ingezet als hulpmiddel. De Kiesraad is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het beheer van de ondersteunende software die gebruikt wordt bij de kandidaatstelling en de vaststelling van de uitslagen van verkiezingen. Als informatie- en expertisecentrum over verkiezingen beheert de Kiesraad een verkiezingsdatabank die de uitslagen van meer dan 700 verkiezingen omvat, teruggaand tot 1848. De Kiesraad is benaderbaar voor iedereen die uitleg wil over het verkiezingsproces.

Het uitgangspunt van het werk van de Kiesraad zijn de negen waarborgen van het verkiezingsproces: transparantie, controleerbaarheid, integriteit, kiesgerechtigheid, stemvrijheid, stemgeheim, uniciteit, toegankelijkheid en onafhankelijkheid. Met behulp van deze waarborgen vinden we - samen met een netwerk van externe experts - antwoorden op aan verkiezingen gerelateerde vraagstukken van vandaag, en die van de toekomst.