Documentalist

Mag 250225-SVA-001. Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat zoekt een documentalist voor het beheren van de archivering binnen het document management systeem (DMS) volgens de richtlijnen van het project. Dit draagt bij aan een efficiënte en gestructureerde informatiehuishouding binnen de organisatie.

De werkzaamheden bestaan uit het beheren, registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Daarnaast is het opstellen en onderhouden van een actueel ordeningsplan, het waarderen van dossiers, het autoriseren van medewerkers en het geven van training en begeleiding aan projectmedewerkers een belangrijk onderdeel van de functie.

Een essentiële taak is het coachen van medewerkers, zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden op het gebied van documentbeheer en archivering en deze correct uitvoeren.

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Toekennen en intrekken van autorisaties in het DMS.
• Maken van standaardweergaven en zoekvragen in het DMS.
• Instrueren van projectmedewerkers in documentbeheer en archivering.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van dossiers.
• Actueel houden van documenten in het projectarchief.
• Verplaatsen van documenten en subdossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Toezien op de correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten.
• Routeren van post- en e-mailstukken naar de juiste persoon.
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer.
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor het DMS en andere relevante applicaties.

• Een projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat en aansluit bij de gemaakte afspraken.
• Up-to-date middelen voor documentbeheer en archivering, waaronder een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en een gestructureerde ordening.

De werkzaamheden worden uitgevoerd onder leiding en toezicht van de opdrachtgever.

• Analytisch denkvermogen en verbanden kunnen leggen.
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Hands-on mentaliteit en oplossingsgericht denken.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
• Rapportages en werkinstructies kunnen opstellen.
• Didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Luistervaardigheid en het vermogen om de vraag achter de vraag te achterhalen.
• Nauwkeurigheid en oog voor detail.
• Omgevingsbewustzijn en kennis van interne processen.
• Proactieve houding en initiatief nemen.
• Zelfstandig plannen en organiseren van werkzaamheden.
• Zelfontwikkeling en het leren van nieuwe situaties en omgevingen.
• Zelfstandigheid in het uitvoeren van werkzaamheden en het zoeken van samenwerking waar nodig.

• Minimaal hbo werk- en denkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardig vakgebied.
• Minimaal twee jaar ervaring met een document management systeem en digitaal archiveren.
• Ervaring en kennis op het gebied van documentair informatiebeheer en -dienstverlening, inclusief DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen.

• Ervaring met grootschalige GWW-projecten.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
• Ervaring met recordmanagement binnen M365 SharePoint.
• Mate waarin de kandidaat voldoet aan de gevraagde competenties.

Deze functie biedt een uitdagende rol binnen een complexe en dynamische werkomgeving, waarbij nauwkeurigheid, structuur en een proactieve houding essentieel zijn.

Let op:
Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing

• Minimaal hbo werk- en denkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardig vakgebied.
• Minimaal twee jaar ervaring met een document management systeem en digitaal archiveren.
• Ervaring en kennis op het gebied van documentair informatiebeheer en -dienstverlening, inclusief DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen.
• Ervaring met grootschalige GWW-projecten.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
• Ervaring met recordmanagement binnen M365 SharePoint.
• Mate waarin de kandidaat voldoet aan de gevraagde competenties.
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.
• Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen
• Per wanneer ben je beschikbaar?
• Heb je de komende drie maanden vakanties gepland?
• Hoeveel uur ben je beschikbaar?
• Voor deze opdracht is het verplicht om je woonplaats, postcode en geboortedatum door te geven. Staan deze in je CV? Anders hier doorgeven.