Documentalist -PPO ON-Vaarwegen

Mag 250225-SVA-002. Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat zoekt een documentalist voor het cluster Oost Nederland A Vaarwegen (ON A VW). Dit cluster voert onderhoud en renovaties uit aan het hoofdwatersysteem en hoofdvaarwegennet binnen Oost-Nederland, met projecten in de provincies Gelderland en Overijssel.

De documentalist speelt een cruciale rol in het beheren van de archivering binnen de verschillende document management systemen die per project en contract worden gebruikt. Dit draagt bij aan een efficiënte en goed gestructureerde informatiehuishouding.

• Beheer van het digitaal projectarchief, waaronder:
  • Registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten.
  • Actueel houden van het ordeningsplan en waarderen van dossiers.
  • Autoriseren en instrueren van medewerkers in het documentmanagementsysteem.
  • Coachen van medewerkers om bewustzijn over documentbeheer en archivering te vergroten.
• Opstellen en onderhouden van een autorisatiematrix.
• Toekennen en intrekken van autorisaties in het DMS.
• Maken van standaardweergaven en zoekvragen in het DMS.
• Toezien op de verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten.
• Routeren van post- en e-mailstukken naar de juiste personen.
• Melden van storingen en signaleren van verbetervoorstellen voor het DMS en andere relevante applicaties.

• Een projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat en de gemaakte afspraken.
• Up-to-date middelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en een heldere ordeningsstructuur.

De werkzaamheden worden uitgevoerd onder aansturing van de opdrachtgever en op basis van resultaatverplichting.

• Analytisch denkvermogen en verbanden kunnen leggen.
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Hands-on mentaliteit en oplossingsgericht denken.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
• Vaardigheid in het opstellen van rapportages en werkinstructies.
• Didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Luistervaardigheid en het vermogen om de vraag achter de vraag te achterhalen.
• Nauwkeurigheid en oog voor detail.
• Omgevingsbewustzijn en kennis van interne processen.
• Proactieve houding en initiatief nemen.
• Zelfstandig plannen en organiseren van werkzaamheden.
• Zelfontwikkeling en het leren van nieuwe situaties en omgevingen.
• Zelfstandigheid in het uitvoeren van werkzaamheden en het zoeken van samenwerking waar nodig.

• Een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardig vakgebied.
• Aantoonbare ervaring met het werken met een document management systeem en digitaal archiveren.
• Ervaring en kennis op het gebied van documentair informatiebeheer en -dienstverlening, inclusief DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Ervaring met het schrijven van handreikingen en werkinstructies.

• Ervaring met informatiestromen binnen grootschalige GWW-projecten in de (rijks)overheid.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
• Ervaring met recordmanagement binnen M365 SharePoint.
• Mate waarin de kandidaat voldoet aan de gevraagde competenties.

Deze functie biedt een uitdagende rol binnen een dynamische werkomgeving, waarbij nauwkeurigheid, structuur en een proactieve houding essentieel zijn.

Let op:
Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing

• Een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardig vakgebied.
• Aantoonbare ervaring met het werken met een document management systeem en digitaal archiveren.
• Ervaring en kennis op het gebied van documentair informatiebeheer en -dienstverlening, inclusief DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Ervaring met het schrijven van handreikingen en werkinstructies.
• Ervaring met informatiestromen binnen grootschalige GWW-projecten in de (rijks)overheid.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
• Ervaring met recordmanagement binnen M365 SharePoint.
• Mate waarin de kandidaat voldoet aan de gevraagde competenties.
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.
• Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen
• Per wanneer ben je beschikbaar?
• Heb je de komende drie maanden vakanties gepland?
• Hoeveel uur ben je beschikbaar?
• Voor deze opdracht is het verplicht om je woonplaats, postcode en geboortedatum door te geven. Staan deze in je CV? Anders hier doorgeven.