Standplaats: EINDHOVEN
Duur: zsm - 30-06-2025
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 26-02-2025
Programma Assistent
Werkzaamheden
• Secretariële werkzaamheden
• Beheert agenda's en maakt/verzet afspraken (met gevoel voor organisatie, functies en rollen waardoor goede prioriteitsstelling wordt gemaakt)
• Afhandeling van vragen, verzoeken en gesprekken
• Organiseert bijeenkomsten, vergaderingen en overleggen. Meestal intern en soms extern (bijvoorbeeld bijeenkomsten met inwoners, ondernemers)
• Bereidt met de programmamanager of projectleider overleggen voor (agenda, verzamelen stukken) en notuleert indien nodig
• Bewaakt follow-up en voortgang van afspraken
• Administratieve werkzaamheden
• Organiseert de Teams-omgeving van het programma en de projecten. Brengt daar structuur in aan en weet de faciliteiten van Teams goed te benutten en collega's daarin te ondersteunen
• Beheert de mailbox: checkt de binnenkomende mail, zet deze door naar collega's en beantwoordt zelf de routinematige mails, neemt vervolgacties en archiveert de mails
• Ondersteunt bij archivering van stukken, mails, projectdocumenten
• Doet voorstellen ter verbetering van de administratieve processen
• Overig
• Houdt planningen bij en bewaakt de voortgang
• Levert een inhoudelijke bijdrage aan projecten en evenementen, bewaakt en rapporteert over de voortgang van werkzaamheden bij projecten en evenementen. Maakt overzichten en planningen onder regie van de projectleiders of programma manager
Vereisten
• MBO4 diploma
• 2-4 jaar ervaring als projectondersteuner-secr ondersteuner
• Uitstekende kennis van MS-Office pakket: Word, Teams, Powerpoint, Excel etcetera
• Competenties: proactief, initiatiefrijk, nieuwsgierig, discreet, gericht op samenwerking, komt met ideeën, affiniteit met het asiel- en opvangvraagstuk
• Bij voorkeur kennis en ervaring bij een gemeente of overheid
Contractinformatie
• De kandidaat wordt via een uitzendcontract gecontracteerd ivm de Wet DBA is deze aanvraag niet geschikt voor zzp-ers
• Diversiteit en inclusie vindt de gemeente Eindhoven heel belangrijk. Bij de gemeente Eindhoven is ruimte voor iedereen.
• Graag het cv in het NL aanleveren
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao.
• Deze inzet valt in schaal 7
- midden van de Gemeenten cao
• Het is niet toegestaan een extra schakel toe te passen tussen de kandidaat en de leverancier die de kandidaat aanbiedt.
• Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.
• Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven (tussenperiode van twee jaar).
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van de gemeente Eindhoven.
• Het tarief is afhankelijk van de kennis en kunde van de kandidaat.