Managementondersteuner

Managementondersteuner Autoriteit Persoonsgegevens

Wat ga je doen?

Het ontzorgen van de directeur en voor bepaalde taken de (drie) afdelingshoofden van de directie Systeemtoezicht, Beveiliging en Technologie (SBT) is je hoofdtaak. Je bent hun aanspreekpunt en verantwoordelijk voor hun secretariële en organisatorische ondersteuning.

We zoeken een proactieve collega die snel 'to the point' komt en weet wat nodig is om maximaal te ontzorgen. Eigenlijk is geen dag is hetzelfde maar qua werkzaamheden kun je denken aan:

• Intensief agendabeheer
• Onderhouden van interne en externe contacten
• Organiseren van diverse soorten bijeenkomsten, van vergaderingen en teamoverleggen tot aan borrels, heidagen en diners, inclusief het regelen van accommodaties en catering en het meedenken over het programma
• Voorbereiden en opstellen van de agenda van overleggen, inclusief het verzamelen van stukken en de vastlegging van bepaalde overleggen
• Meelezen van de inkomende en uitgaande e-mail van je directeur en het prioriteren hiervan, waarbij je goed in staat bent om de belangen van de directeur te signaleren

Je bent de eerste contactpersoon en het representatieve visitekaartje van de directeur SBT, niet alleen als intern aanspreekpunt, maar ook voor de buitenwereld. Natuurlijk ben je integer en ga je discreet om met vertrouwelijke en gevoelige informatie. Je zoekt op het juiste moment afstemming met je directeur of het afdelingshoofd, en betrokken collega's. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is in ontwikkeling en daarom zoeken we een collega die graag meedenkt, bijvoorbeeld hoe we werkprocessen efficiënter kunnen inrichten, er is veel ruimte voor eigen initiatief.

Je werkt in deze functie zelfstandig en in teamverband. Je werkt samen met de andere collega's van het team en samen zorgen jullie voor een optimaal functionerend team Secretariaat. Afhankelijk van de afspraken die je met de directeur maakt, sluit jouw aanwezigheid op kantoor aan op de aanwezigheid van de directeur die je ondersteunt.

Wat vragen wij?

Wij zoeken een collega die beschikt over:

• een proactieve houding, je bent in staat om urgentie te bepalen en oog te hebben voor de taken die hiermee in verband staan
• een gestructureerde en nauwkeurige werkstijl
• teamspirit, je werkt graag samen met collega's, ook vind je het fijn om onderdeel te zijn van een team
• een flexibele houding in een omgeving die continu meebeweegt met de steeds veranderende vraag binnen de organisatie
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschift

Als je niet afhankelijk bent om vakanties te plannen in de schoolvakanties, is dat een pré.

Competenties
De functie is ingedeeld in de functiegroep Managementondersteuner van het Functiegebouw Rijk. Daarbij vinden wij het van belang en vanzelfsprekend dat je in voldoende mate beschikt over de competenties van Managementondersteuner. De competenties bij deze functiegroep zijn te vinden in het Functiegebouw Rijk.

Verder heb je

• MBO werk- en denkniveau
• vijf jaar revelante werkervaring
• ervaring met het ondersteunen van ondersteuning van managers en nazorg verlenen
• ervaring met het werken van MS-Office programma's (in ieder geval Excel en Word)
• ervaring met de standaard kantoor applicatie
• je staat stevig in je schoenen, hebt oog voor details, de belangen van de opdrachtgever en weet uitstekend te schakelen met anderen die nodig zijn om jouw klus voor elkaar te krijgen.
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden

Word je hier enthousiast van?

De vacature staat gelijktijdig intern en extern vacant en bij gelijke geschiktheid hebben de AP- medewerkers voorrang.

De verdere procedure is als volgt:

• je ontvangt een ontvangstbevestiging
• binnen een week na de sluitingsdatum maken wij een eerste selectie en hoor je of we je uitnodigen voor een gesprek
• na het eerste gesprek, bepalen we of we een tweede gespreksronde houden, waarna een arbeidsvoorwaardengesprek volgt
• het opvragen van referenties kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure

Voor meer informatie over de functie kun je het functieprofiel Managementondersteuner

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Waar kom je te werken?

Je komt te werken als managementondersteuner bij de afdeling HR, Secretariaat, Procesondersteuning en Facilitair (HSPF) van de directie Bedrijfsvoering.

De afdeling HR, Procesondersteuning, Secretariaat en Facilitair zorgt voor de ontwikkeling en (deels ook) uitvoering van het personeelsbeleid, de secretariële ondersteuning van bestuur en directie, administratieve procesondersteuning van de AP en het beheer en de uitvoering van facilitaire en huisvestingszaken.

De afdeling bestaat momenteel uit 25 medewerkers.

Autoriteit Persoonsgegevens

Over de Autoriteit Persoonsgegevens

Waar we zijn, met wie we praten, wat we kopen, hoe gezond we zijn. Er wordt op grote schaal informatie over ons vastgelegd - of we nu op internet kijken of op straat lopen. Vaak zelfs
onopgemerkt. Alles bij elkaar opgeteld, dreigen we zo stukje bij beetje de zeggenschap over onze persoonsgegevens - en daarmee over onze vrijheid en autonomie - te verliezen. Denk bijvoorbeeld aan discriminerende algoritmes, de handel in persoonsgegevens, datalekken en identiteitsdiefstal.

Daarom moeten we erop kunnen vertrouwen dat zowel bedrijven als de overheid zorgvuldig omgaan met onze persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) maakt zich daar sterk voor. Dat doen we onder meer door voorlichting en advies te geven, onderzoek te doen en boetes of andere sancties op te leggen. Daarmee stimuleren we dat mensen de regie houden over hun eigen persoonsgegevens. De AP werkt daarbij nauw samen met de privacytoezichthouders in andere Europese landen.

De AP is volop in beweging. Onze huidige organisatiestructuur en een deel van onze taken is relatief nieuw, ons werkveld is omvangrijk. We zijn daarom altijd op zoek naar manieren om ons werk nog beter en efficiënter te doen en staan open voor nieuwe ideeën.

Een beslissing van de AP gaat nooit ongemerkt voorbij: ons werk heeft impact. Onze taken bekijken we dan ook vanuit een breed maatschappelijk perspectief. We hebben onder andere veel contact met vertegenwoordigers van diverse sectoren en spreken we dagelijks mensen die vragen en klachten over privacy aan ons voorleggen.

Bij de AP werken op dit moment bijna 300 gedreven en betrokken collega's.
Van pas afgestudeerden tot zeer ervaren experts, bijvoorbeeld op juridisch en technologisch gebied. Wij zijn een middelgrote organisatie met korte lijnen en de sfeer is informeel.

Autoriteit Persoonsgegevens

Stel gerust je vraag

Meer informatie over deze vacature Egon ten Oever Meer informatie over de sollicitatieprocedure Shannon Benita