De spil binnen het Traineeship Gegevensmanagement van het Ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) en Asiel en Migratie (AenM). De sparringpartner en adviseur van de teamlead en het hele team Traineeship Gegevensmanagement. Jij bent het allemaal als secretaris voor het Traineeship Gegevensmanagement. Met jouw brede functie zorg je er onder andere voor dat alle processen van het Traineeship Gegevensmanagement, of het nu gaat om het curriculum, werving en selectie of lijncommunicatie, op rolletjes (blijven) lopen.
Als secretaris van het Traineeship Gegevensmanagement draai je mee in het team en zorg je ervoor dat alle processen op orde zijn en waar nodig verder worden geprofessionaliseerd of geactualiseerd. Ben jij degene die energie krijgt van ontzorgen, dingen beter maken, strak plannen en die planning ook bewaken, en efficiënt organiseren? En gaat jouw hart sneller kloppen van correcte gegevens? Dan heb je zojuist je nieuwe baan gevonden.
Binnen het team Traineeship Gegevensmanagement is het een nieuwe functie; je kunt dus je hart ophalen met jouw ervaring en zo onze bedrijfsvoering vanaf de basis opbouwen en vastleggen, zodat de continuïteit geborgd is.
Wat ga je doen?
Als secretaris denk je net dat stapje vooruit, waardoor het Traineeship Gegevensmanagement op rolletjes loopt. Je faciliteert en schakelt intensief met de teamlead Traineeship, Traineeship coördinator, traineecoaches, met docenten en locaties. Je weet de benodigde informatie op te halen, maar ook terug te geven aan bijvoorbeeld de onderwijskundige. Daarnaast zorg je voor soepel lopende informatiestromen. Onder jouw hoede zijn de inkoopdossiers op tijd en rechtmatig. En natuurlijk organiseer en plan je van alles, inclusief de voorbereiding: bijeenkomsten, gesprekken, werksessies en zo meer. Je houdt afspraken en acties bij, en bewaakt dat ze worden nagekomen. Waar nodig ben je instaat om zelfstandig nota's op te stellen voor belangrijke gremia.
Tot slot: bij de verdere professionalisering komt ook de nodige werkdruk om de hoek kijken. En dus zijn wij dagelijks met elkaar op zoek naar een gezonde balans in een open cultuur waarin iedereen tot zijn recht komt en gewaardeerd wordt. Daarbij vertrouwen wij ook op jouw inbreng, signalen en ideeën. We verwachten niet dat je op al deze vlakken zelf kennis in huis hebt, maar wel dat je dit kunt organiseren en daarbij goed oog en oor hebt voor wat er nodig is.
Wie ben jij?
Je bent een echte teamspeler en tegelijkertijd heb je een zelfstandige rol. Met jouw liefde voor structuur en organisatietalent maak je bestaande bedrijfsprocessen beter en stelt waar nodig nieuwe processen op. Jouw favoriete manier van werken is samenwerken. Je hebt gevoel voor humor, bent nauwkeurig en hebt lol in de details. Met het bewaken van planningen haal je je hart op en je snapt in welk gezelschap welke toon en actie bijdraagt. We zijn nieuwsgierig naar jou en jouw ervaring. Die ervaring kan je als project- of directiesecretaris hebben opgebouwd.
Eisen en competenties:
- Je beschikt over HBO werk- en denkniveau.
- Je hebt minimaal 2 jaar relevante ervaring in een secretarisfunctie.
- Je bent sterk in organiseren en planmatig werken.
- Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van multidisciplinaire teams, voeren van een professionele bedrijfsvoering en organisatie van bijeenkomsten en events.
- Je hebt aantoonbare ervaring in het analyseren van planningen, managementrapportages en complexe documenten.
- Je hebt aantoonbare ervaring met de MSOffice-functionaliteiten Word, Excel en PowerPoint.
Naast deze eisen herken je jezelf in de volgende eigenschappen:
- Je bent verbindend.
- Je durft kritisch en helder te adviseren.
- Je hebt affiniteit met gegevens, HR en bedrijfsprocessen.
- Je begrijpt dat verschillende (bestuurlijke) situaties, verschillende benaderingen nodig hebben.
- Je bent flexibel.
- Je gaat niet zitten wachten op instructies en pakt zaken pro actief op.
Communicatieve Competenties:
- Objectief Oordelingsvermogen
- Organisatie-sensitiviteit
- Mondelinge en schriftelijke communicatie
Het betreft een tijdelijke arbeidsovereenkomst omdat het Traineeship Gegevensmanagement ook tijdelijk is tot in ieder geval 2028.
De selectiegesprekken vinden plaats in week 14 en mogelijk week 15.
Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega's is voor het ministerie van groot belang. Daarom vragen we nieuwe medewerkers om een verklaring omtrent gedrag (vog) te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.
Het betreft een tijdelijk contract vanwege de tijdelijkheid van het Traineeship Gegevensmanagement tot in ieder geval 2028.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering
Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.
Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid
Meer over jouw toekomstige afdeling
Even voorstellen: wij zijn de Directie Informatievoorziening en Inkoop en onderdeel hiervan is het CDO office. Het office van de Chief Data Officer, die verantwoordelijk is voor het organiseren van een ordentelijke gegevenshuishouding voor beide bovengenoemde Ministeries.
Gegevensdeling is cruciaal voor het goed functioneren van de netwerken en ketens, denk aan het jeugdbeschermingsnetwerk en de migratie-, executie- en de strafrechtketen. Bovendien is gegevensdeling een cruciale randvoorwaarde voor de opgaven op het gebied van de dienstverlening en de zware ondermijnende criminaliteit. Daarnaast hangen de kansen en risico's van de inzet van algoritmes/AI sterk af van de kwaliteit van de gebruikte gegevens.
Om gegevens op een rechtmatige, juiste en eerlijke manier te delen, is het essentieel om te weten welke gegevens er zijn, wat ze betekenen in de context en hoe ze zich verhouden tot de wet. Belangrijk is ook dat (bron)gegevens en algoritmes juist zijn en goed worden beheerd, om te beginnen binnen het ministerie en haar organisaties.
Dit kan alleen als er overeenstemming is over het beleid, dat het uitvoerbaar is en dat er toezicht op wordt gehouden. Het CDO Office is verantwoordelijk voor dit proces. Dit gebeurt in samenwerking met alle JenV/AenM-organisaties; van het Openbaar Ministerie tot het Centraal Justitieel Incassobureau en van het gevangeniswezen tot de Raad voor de Kinderbescherming.
Binnen het Traineeship Gegevensmanagement is geen dag hetzelfde en variëren de werkzaamheden tussen tactisch en operationeel.
Binnen het team werkt een senior learning en development specialist, traineeship coördinator, trainee coaches en een teamlead. Het team bestaat volledig uit externe medewerkers, behalve de teamlead. Naast het team Traineeship Gegevensmanagement bestaat het CDO Office uit de CDO en zijn ondersteuner, twee strategisch adviseurs, twee senior beleidsmedewerkers en de juridisch adviseur en wordt een breed scala aan onderwerpen opgepakt. Daarnaast wordt het CDO office versterkt door een aantal externen die zich met specifieke opdrachten bezighouden en daar is het team Traineeship Gegevensmanagement er één van.
Ministerie van Justitie en Veiligheid
Wij werken aan een veilige en rechtvaardige samenleving voor iedereen. Mensen moeten in vrijheid kunnen samenleven. Met de juiste balans tussen hoofd en hart kijken wij naar waar de vrijheid van de één ophoudt en die van de ander begint.
Recht en veiligheid raken mensen. Door te luisteren zijn we zorgvuldig, daadkrachtig en open over onze afwegingen. Want iedereen moet kunnen vertrouwen op rechtvaardigheid.
Samen met honderdduizend collega's bij tal van organisaties staan we midden in de maatschappij. Helpen we allerlei vormen van onrecht en criminaliteit te voorkomen. Zetten we ons in voor de bescherming van de samenleving en het individu. Handhaven we met de menselijke maat. Zorgen we voor toegankelijke rechtspraak.
Wij zijn het ministerie van Justitie en Veiligheid. Met recht voor iedereen.
Wij geloven dat medewerkers het beste tot hun recht komen in een inclusieve werkomgeving waar respect, samenwerking en aandacht voor individuele kwaliteiten en ontwikkelmogelijkheden voorop staan. Wij willen dat iedereen bij JenV zich welkom en gewaardeerd voelt, ongeacht zijn of haar achtergrond of voorkeur. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure.
Meer informatie over de sollicitatieprocedureHet salaris bedraagt €4024 - €6110