Interim Inkoopadviseur/Contractmanager

ig. 089404

Gemeente Brummen

Opdracht omschrijving

Als Interim Inkoopadviseur/Contractmanager werk je aan de begeleiding en verbetering van het inkoopproces binnen de gemeente Brummen. Je adviseert de verschillende teams van de gemeente bij het uitvoeren van inkooptrajecten voor 'Leveringen', 'Diensten' en 'Werken' en begeleidt en doorloopt zelfstandig aanbestedingen. Dit kunnen meervoudig onderhandse procedures zijn maar ook nationale of Europese aanbestedingsprocedures. 

Je bent strategisch en tactisch sparringpartner vanaf het moment van het formuleren en uitzetten van de offerteaanvraag tot aan de administratieve afhandeling van de contracten. Je informeert de organisatie over de ontwikkelingen op het gebied van de (Europese) aanbestedingswet- en regelgeving. Je adviseert proactief over rechtmatig en doelmatig inkopen en draagt bij aan een uniform inkoopproces.

Je adviseert gevraagd en ongevraagd op het gebied van inkoop- en aanbestedingsprocessen en je ontzorgt collega's bij de uitvoering van complexe inkooptrajecten. Je behoudt het overzicht op de verschillende inkoopactiviteiten binnen de gemeente en vervult waar nodig ook de rol van Contractmanager. In het regionaal inkoopplatform ben jij het gezicht van Brummen.

Doelen zijn allereerst dat we de goede dingen kopen, passend bij de behoefte en passend bij onze ambities, waaronder Social Return en MVOI. Als Inkoopadviseur/Contractmanager heb jij een belangrijke bijdrage in het realiseren van onze doelen. In deze functie weet je een verbindende factor te zijn om de vragen en projecten uit te praktijk om te zetten naar aanbestedingen.

Voor diverse vakafdelingen binnen de gemeente Brummen ben je de contractmanager. Deze rol vraagt veel interactie met leveranciers en management, zodat een contract vervolgens compleet kan worden voorgelegd aan de manager/management. Je gaat om tafel met gecontracteerde partijen, je checkt (af)lopende contracten en houdt de eventuele overlap met andere contracten, inkoopvoorwaarden en prijzen in de gaten. Je levert een belangrijke bijdrage aan onze doelstelling om de exploitatielasten van (o.a. ICT) zo laag mogelijk te houden. Daarnaast ondersteun je het contractbeheer en ben je verantwoordelijk voor het managen van (ICT-)contracten inclusief de aansturing naar (ICT-)leveranciers.

Jouw werk gaat, in beide rollen, verder dan alleen achter je bureau zitten; je gaat in overleg met leveranciers, schuift aan in overleggen met opdrachtgevers ook van samenwerkende gemeenten (inkoopplatform), checkt de bestaande (ICT) contracten, communiceert via verschillende kanalen en haalt de informatie op die je nodig hebt bij leveranciers, medewerkers en management.

Contractbeheer- en management

De gemeente Brummen is volop in ontwikkeling en zet (strategische) stappen in de implementatie van een contractmanagementsysteem. Om contractbeheer en contractmanagement structureel te verankeren binnen onze organisatie, zoeken wij een kandidaat die (beleidsmatig) richting geeft aan de inrichting van contractmanagement en een heldere rol- en functiebeschrijving opstelt.

Je draagt bij aan de duurzame professionalisering van ons contractmanagement. Je ontwikkelt (strategische) kaders, borgt contractbeheer en contractmanagement op organisatieniveau en zorgt ervoor dat verantwoordelijkheden en governance stevig worden verankerd. Daarnaast adviseer je over de (strategische) implementatie van het nieuwe contractmanagementsysteem en begeleid je de inrichting van processen binnen de organisatie.

Verantwoordelijkheden

Resultaat van de opdracht 
Deze opdracht kan worden afgerond als een aantal (Europese) aanbestedingen is volbracht.
 

Verantwoordelijkheden

• Adviseren, ondersteunen en ontzorgen van collega's bij (Europese) aanbestedingsprocedures;
• Realiseren van het gemeentelijk inkoopbeleid door zelfstandig (Europese) inkooptrajecten ten uitvoer te brengen ten behoeve van de verschillende categorie(ën)/ specialisme(n).
• Fungeren als verbindende schakel tussen inkoop, decentrale inkopers, betrokken medewerkers van de vakafdeling(en) en je bewaakt het inkoopproces.
• Ondersteunen van de verschillende organisatieonderdelen bij inkoopvragen en het vervangen van collega inkoper(s) bij ziekte of andere omstandigheden. Verantwoordelijk voor het proces van de totstandkoming van de aanbestedingsaanpak. Vanuit je rol ben je in staat dit zelfstandig uit te voeren.
• Doorontwikkelen van het inkoopproces;
• Ontwikkelen (strategisch) kader voor contractbeheer en contractmanagement en begeleiding tijdens implementatie van het nieuwe systeem. Beheer van het contractmanagementsysteem.
• Managen van verschillende (ICT-)contracten en aansturing (ICT-)leveranciers;
• Deelname aan het regionaal inkoopplatform.

De kandidaat is inzetbaar vanaf medio maart 2025 voor (gemiddeld) 16 uur per week voor een periode van 6 maanden. We verwachten dat er sprake zal zijn van één of meerdere verlengingen gedurende het komende jaar. De verlengingen worden voor afloop van de opdracht besproken en de exacte duur is nu nog niet bekend. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

• U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe.
• Het checken van referenties kan onderdeel zijn van de procedure. Bij de gevraagde werkervaring, onder het onderdeel 'eisen', is het opgeven van een referentie vereist. Onder een referentie wordt het volgende verstaan: de naam en contactgegevens van een teamleider/leidinggevende van een recente opdrachtgever, die relevant is voor de uitgevraagde opdracht, zoals opgesteld door Gemeente Brummen.
• Aantoonbare werkervaring met vraagstukken en processen ten aanzien van inkoop en aanbestedingen in de publieke sector.
• Minimaal HBO werk- en denkniveau.

• NEVI 2 (20%)
• Op CV aantoonbaar minimaal 8 jaar ervaring met aanbestedingen en (ICT) contractmanagement bij overheidsinstellingen dan wel gemeenten in een periode van afgelopen van 5 jaar. (10%)
• Op CV aantoonbaar ervaring met het inkopen van software bij een softwarebroker. Graag geel arceren op CV waar deze ervaring is opgedaan. (5%)
• Ervaring met het opzetten van contract- en leveranciersmanagement in ICT. Graag geel arceren op CV waar deze ervaring is opgedaan. (10%)
• Onderhandelingsvaardigheid waarbij kostenreductie het bewezen resultaat is. Graag geel arceren bij welke werkgever dit als resultaat heeft geleidt. (5%)
• Aantoonbare kennis van en ervaring met relevante wet- en regelgeving (Aanbestedingswet, Europese aanbestedingsregels en het ARW 2016). En op CV aantoonbaar kennis van GIBIT 2020 en 2023. Graag geel arceren zodat het duidelijk is waar de kennis is opgedaan. (40%)
• Kennis opgedaan bij gemeenten. (10%)

Tijdens de interviewfase worden, naast het verifiëren van de toetsingscriteria, de volgende aspecten separaat getoetst:

• Je hebt een goed gevoel voor ambtelijke, bestuurlijke en politieke verhoudingen en weet hierbinnen effectief te acteren.
• Je legt makkelijk verbinding met de uitvoeringspraktijk en weegt ervaringen en knelpunten in je advisering aan professionals.
• Je hebt ervaring met het leiden van projecten en complexe aanbestedingstrajecten.

Let op:

Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst)  om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing

• Het checken van referenties kan onderdeel zijn van de procedure. Bij de gevraagde werkervaring, onder het onderdeel 'eisen', is het opgeven van een referentie vereist. Onder een referentie wordt het volgende verstaan: de naam en contactgegevens van een teamleider/leidinggevende van een recente opdrachtgever, die relevant is voor de uitgevraagde opdracht, zoals opgesteld door Gemeente Brummen.
• Aantoonbare werkervaring met vraagstukken en processen ten aanzien van inkoop en aanbestedingen in de publieke sector.
• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• NEVI 2
• Op CV aantoonbaar minimaal 8 jaar ervaring met aanbestedingen en (ICT) contractmanagement bij overheidsinstellingen dan wel gemeenten in een periode van afgelopen van 5 jaar.
• Op CV aantoonbaar ervaring met het inkopen van software bij een softwarebroker. Graag geel arceren op CV waar deze ervaring is opgedaan.
• Ervaring met het opzetten van contract- en leveranciersmanagement in ICT. Graag geel arceren op CV waar deze ervaring is opgedaan.
• Onderhandelingsvaardigheid waarbij kostenreductie het bewezen resultaat is. Graag geel arceren bij welke werkgever dit als resultaat heeft geleidt.
• Aantoonbare kennis van en ervaring met relevante wet- en regelgeving (Aanbestedingswet, Europese aanbestedingsregels en het ARW 2016). En op CV aantoonbaar kennis van GIBIT 2020 en 2023. Graag geel arceren zodat het duidelijk is waar de kennis is opgedaan.
• Kennis opgedaan bij gemeenten.
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen