Documentalist -PPO

mag 250224-SVA-001. Rijkswaterstaat

Over Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Binnen verschillende projecten speelt documentbeheer een cruciale rol bij het structureren en beheren van informatie.

Over de functie

Als Documentbeheerder / Archivaris ben je verantwoordelijk voor het beheer en de archivering van projectdocumenten binnen het Document Management Systeem (DMS). Je zorgt ervoor dat de informatiehuishouding voldoet aan de kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat en helpt medewerkers bij een correcte verwerking van documenten. Daarnaast draag je bij aan het verbeteren van processen en geef je trainingen en instructies aan projectmedewerkers.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix en beheren van gebruikersrechten
• Beheren en organiseren van het digitale projectarchief, inclusief metadatering en classificatie
• Instrueren en begeleiden van projectmedewerkers in het correct verwerken van documenten
• Ontwikkelen van standaardweergaven en zoekopdrachten binnen het DMS
• Actueel houden van het ordeningsplan en toepassen van metadata
• Controleren en routeren van inkomende, interne en uitgaande documenten
• Signaleren en rapporteren van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB)
• Inventariseren en melden van verbeterpunten in documentbeheerprocessen
• Begeleiden van audits en naleving van archiveringsrichtlijnen

Jouw profiel

Je hebt een analytisch denkvermogen en een nauwkeurige, gestructureerde werkwijze. Je werkt klantgericht en bent in staat om medewerkers te instrueren en begeleiden in het correct toepassen van documentbeheer.

Eisen

• Minimaal hbo denk- en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
• Minimaal twee jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren
• Ervaring met en kennis van documentair informatiebeheer en -dienstverlening
• Ervaring in het opstellen van werkinstructies en handreikingen

Pré's (Wensen)

• Ervaring met grootschalige GWW-projecten
• Kennis van relevante wet- en regelgeving zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata
• Ervaring met recordmanagement in Microsoft 365 SharePoint
• Sterke vaardigheden in analyseren, plannen, organiseren en communicatie

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via StippKeuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

Screeningsvragen:

• Minimaal hbo denk- en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
• Minimaal twee jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren
• Ervaring met en kennis van documentair informatiebeheer en -dienstverlening
• Ervaring in het opstellen van werkinstructies en handreikingen
• Ervaring met grootschalige GWW-projecten
• Kennis van relevante wet- en regelgeving zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata
• Ervaring met recordmanagement in Microsoft 365 SharePoint
• Sterke vaardigheden in analyseren, plannen, organiseren en communicatie
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Heb je de komende drie maanden vakanties gepland?
• Hoeveel uur ben je beschikbaar?
• Per wanneer ben je beschikbaar?
• Voor deze opdracht is het verplicht om je woonplaats, postcode en geboortedatum door te geven. Staan deze in je CV? Anders hier doorgeven.
• Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.