Adviseur Inkoop en contractbeheer

Ons werkveld én ons team zijn volop in beweging. Daarom zijn we per direct op zoek naar een nieuwe collega adviseur inkoop en contractbeheer. Ben je leergierig, resultaatgericht en weet je mee te bewegen in het spanningsveld van inkoopregels en klantbehoefte dan zijn wij op zoek naar jou!

De dynamiek van ons werkveld zorgt ervoor dat geen dag hetzelfde is. Natuurlijk heb je bepaalde basistaken binnen de functie, zoals:

• Het verwerken van inkoopaanvragen in het inkoopsysteem.
• Het uitvoeren van offertetrajecten. Je bent in die rol projectleider en stuurt hierbij een projectteam aan.
• Je bent onderdeel van een projectteam bij Europese aanbestedingen waarbij je adviseert over o.a. Het inkoopsysteem. Je levert ook input vanuit je ervaringen met bestellingen of vervult de rol van materiedeskundige.
• Bij implementaties van nieuwe contracten en leveranciers ben jij verantwoordelijk voor het organiseren van de koppeling met het inkoopsysteem. Soms is dit heel eenvoudig, soms is dit complex en heb je met veel verschillende interne en externe partijen te maken.
• Je bent vraagbaak voor zowel collega's binnen FMH als leveranciers over contracten, orders en bestellingen.
• Je biedt ondersteuning aan gebruikers/bestellers bij het invoeren van hun inkoopaanvraag in het inkoopsysteem. Ook als hierin iets stagneert, analyseer jij wat er moet gebeuren om dit opgelost te krijgen.
• Je bent verantwoordelijk voor het leveranciersmanagement op enkele contracten.
• Je bewaakt de kwaliteit en rechtmatigheid van de (inkoop)dossiers en de systemen door periodieke controles.
• Je denkt proactief mee over verbeteringen van de systemen, processen en procedures.
• Je zorgt ervoor dat collega's tijdig over de juiste data en managementinformatie beschikken.

Het contractbeheer valt ook binnen het takenpakket. Vanwege organisatieontwikkelingen kan dit onderdeel in de toekomst bij een andere - meer administratieve functie - terecht komen. Tot dat moment is het onderdeel van je takenpakket.

Je analyseert vraagstukken en informatie. Je onderscheidt hoofd- en bijzaken van elkaar en je structureert de verkregen informatie en geeft daarbij de verbanden aan. Hierbij verlies je de behoefte van de klant niet uit het oog. Je kunt de verwachtingen van de klant goed managen en zoekt altijd naar de best mogelijke oplossing die zorgt voor een hoge klanttevredenheid en waarbij de inkoopregels gevolgd worden.

Je bent kundig in het werken in een diversiteit aan digitale systemen en pakt systeemveranderingen makkelijk op. De verscheidenheid aan taken vraagt dat je goed kunt plannen en organiseren en dat je ook aanvoelt wanneer je welke prioriteiten moet stellen. Bij stagnaties in processen of taken analyseer jij wat er aan de hand is, kijk je naar mogelijke oplossingen en weet je de juiste oplossing in de praktijk te brengen.

Bij deze functie is samenwerken, binnen het team, met collega's en met leveranciers een belangrijke basis. Tegelijkertijd vraagt de functie ook veel zelfstandigheid bij project- of adviesklussen. Uiteraard onmisbaar, door de aard van de werkzaamheden, is dat je cijfermatig inzicht hebt en secuur werkt.

Enthousiasme, eigenaarschap, herkenbaarheid en samenwerken: dat zijn de kernwaarden die we binnen FMH samen uitdragen. Je herkent je hierin en vindt het leuk om hier ook een actieve bijdrage aan te leveren.

Om succesvol te zijn in je rol als adviseur inkoop en contractbeheer heb je verder:

• minimaal HBO werk- en denkniveau. Bij voorkeur een opleiding Facilitair Management of vergelijkbaar, bij voorkeur aangevuld met een inkoopopleiding.
• kennis van en ervaring met operationele inkoopprocessen en systemen. Het is een pré als je kennis hebt van de inkoopprocessen en -regels binnen de Rijksoverheid.
• goede beheersing van de Nederlandse taal (spreken en schrijven).

FMH bestaat uit de organisatie-eenheden Regie, Dienstverlening, Bedrijfsvoering en Advies en Projecten. De organisatie-eenheid Regie zorgt ervoor dat de producten en diensten van FMH geleverd worden volgens de voorwaarden, behoeftes en de nieuwste ontwikkelingen, die zijn afgesproken met de leveranciers, partners en de opdrachtgever(s), en vormt de centrale schakel tussen vraag en aanbod. De eenheid bestaat uit de afdelingen Relatiemanagement, Inkoop en Leveranciersmanagement, Producten en Dienstenmanagement en DBFMO-(contract)management.

De afdeling ILM heeft de volgende clusterindeling:

• ICB (inkoop en Contractbeheer).
• LCM (leveranciers- & contractmanagement)

Deze vacature valt binnen het cluster ICB.

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Het ministerie van BZK beschermt, bewaakt en bouwt aan de basis van onze samenleving. In Nederland en de Caribische delen van ons Koninkrijk. Uitgangspunt is ons grootste goed: de Grondwet en wat we daarin hebben afgesproken. Dat iedereen meetelt bijvoorbeeld. Dat je altijd en overal kan zijn wie je bent, kan vinden wat je vindt, gelijke kansen hebt en mee kan doen. Thuis, op school en op het werk. Offline en online. En dat iedereen prettig kan wonen in een fijne omgeving. We doen dat voor de samenleving én werken tegelijk aan de basis voor de hele rijksoverheid. Zodat andere ministeries hun werk voor Nederland ook goed kunnen doen.

Dit vraagt om collega's die samenwerken. Die gaan voor resultaat voor mensen, en daarbij niet alleen varen op vakinhoud, maar ook op hun moreel kompas. Aandacht hebben voor bijvoorbeeld rechtvaardigheid en gelijkwaardigheid. En om ons werk voor de samenleving écht goed te kunnen doen, vinden we het belangrijk dat we zelf een afspiegeling van die samenleving zijn. We zijn dus op zoek naar collega's met verschillende perspectieven, achtergronden en eigenschappen. Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent of van wie je houdt; we zijn vooral nieuwsgierig naar jou. We willen zorgen voor een prettige werkplek voor iedereen, met veel ruimte voor werkplezier en ontwikkeling.