Documentalist -WNZ B-Wegen

mag 250221-SVA-006. Rijkswaterstaat

Opdrachtomschrijving
Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de archivering in het documentmanagementsysteem en ondersteunt projectmedewerkers bij:
• Registreren, dateren, ordenen en classificeren van documenten
• Bijhouden en actualiseren van het ordeningsplan en waarderen van dossiers
• Autoriseren van medewerkers en geven van trainingen
• Coachen van projectmedewerkers in documentbeheer en archiefvorming

Beheer digitaal projectarchief
• Opstellen en actualiseren van een autorisatiematrix
• Verlenen en intrekken van autorisaties in het DMS
• Creëren van standaardweergaven en zoekopdrachten in het systeem
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers
• Toevoegen, ordenen en beheren van dossiers
• Bewaken van correcte documentverwerking en routeren van post en e-mail
• Melden van storingen en verbetervoorstellen bij Lokaal Functioneel Beheer

Overdracht projectarchief naar DIM
• Actualiseren ordeningsstructuur en metadata
• Opstellen en uitvoeren van een overdrachtsplan
• Voorbereiden, toetsen en aanmelden overdracht
• Bespreken, verbeteren en vaststellen overdrachtsplan
• Eindtoets en ondertekenen Verklaring van Overdracht

Resultaat van de opdracht

1. Ingericht projectarchief conform RWS-afspraken en kwaliteitseisen
2. Actuele middelen voor documentbeheer en archivering
3. Succesvol overgedragen archief aan DIM

Leiding en toezicht
Werkzaamheden worden uitgevoerd op basis van resultaatverplichting en onder aansturing van de opdrachtgever.

Essentiële competenties
• Analytisch denkvermogen en verbanden kunnen leggen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit en oplossingsgericht denken
• Sterke mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden
• Luistervaardigheid en omgevingsbewustzijn
• Nauwkeurig en proactief in planning en organisatie
• Zelfstandig werken en initiatief tonen

Eisen

1. Minimaal hbo-denk- en werkniveau met afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of gelijkwaardig
2. Minimaal 2 jaar ervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren
3. Kennis van documentair informatiebeheer en DIM-gerelateerde ICT-middelen
4. Ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen

Wensen

1. Ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
2. Kennis van relevante kaders en regelgeving (Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
3. Ervaring met recordmanagement in M365 SharePoint
4. Mate waarin de genoemde competenties aanwezig zijn

• Minimaal hbo-denk- en werkniveau met afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of gelijkwaardig
• Minimaal 2 jaar ervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren
• Kennis van documentair informatiebeheer en DIM-gerelateerde ICT-middelen
• Ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen
• Ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
• Ervaring met recordmanagement in M365 SharePoint
• Mate waarin de genoemde competenties aanwezig zijn
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Heb je de komende drie maanden vakanties gepland?
• Hoeveel uur ben je beschikbaar?
• Per wanneer ben je beschikbaar?
• Voor deze opdracht is het verplicht om je woonplaats, postcode en geboortedatum door te geven. Staan deze in je CV? Anders hier doorgeven.
• Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.