Standplaats: ROTTERDAM
Duur: 01-04-2025 - 01-04-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 28-02-2025
Opdrachtomschrijving
De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het document management systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals:
• Registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.
• Het zorgen voor een actueel ordeningsplan, het waarderen van de dossiers, het autoriseren van medewerkers, het geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.
Daarnaast omvat de opdracht het voorbereiden en overdragen van projectarchief naar de afdeling DIM van de CD. Dit is oud projectarchief van reeds afgesloten projecten, maar ook van huidige projecten waar decharge voor wordt ontvangen.
Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.
Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief:
• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem.
• Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B).
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.
Taken die horen bij het overdragen van projectarchief naar DIM van de CD:
Ter voorbereiding van de archiefoverdracht:
• Ordeningsstructuur actualiseren (en op basis hiervan metadata aanvullen, alvast schonen en te diepe maplagen reduceren).
• High Value Lijst actualiseren.
• Opstellen overdrachtsplan.
• Uitvoeren van herstelwerkzaamheden in mindere of meerdere zin.
Traject overdracht:
• Aanmelden overdracht.
• Verwerken acties op basis van analyse (project)archief.
• Bespreken, verbeteren en vaststellen overdrachtsplan.
• Toets op volledigheid van de dossiers/informatie.
• Eindtoets (RWS DIM).
• Opstellen en tekenen Verklaring van Overdracht met bijbehorende documenten en Verwijdering migratie kopie.
Functie-eisen:
Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding
Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en
- dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen\
Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
Wensen:
Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
De mate van het voldoen aan de genoemde competenties