Standplaats: ROTTERDAM
Duur: 01-03-2025 - 01-03-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 25-02-2025
Organisatie:
Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 225 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland: dat is werken bij Rijkswaterstaat.
Talent als basis, diversiteit als kracht
Rijkswaterstaat is een inclusieve organisatie. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers gebruikt om samen betere resultaten te halen voor Nederland. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt; niet ondanks, maar dankzij de verschillen.
Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat Grote Projecten en Onderhoud
Grote Projecten en Onderhoud (GPO) is een van de 6 landelijke organisatieonderdelen van Rijkswaterstaat.
Als onderdeel van de infraketen houden we Nederland veilig, leefbaar en bereikbaar. Onze mensen zijn verantwoordelijk voor aanleg- en onderhoudsprojecten en complexe vervanging- en renovatieopgaven, vaak met een omvangrijke industriële automatiseringscomponent.
In al onze projecten staan duurzaamheid, innovatie, informatie en de balans tussen mens, natuur, economie en veiligheid voorop.
Opdrachtomschrijving
Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht is primair tweeledig en omvat:
Beheer van de archivering in het (document management) systeem
• Het beheer wordt uitgevoerd door (project)medewerkers en omvat activiteiten zoals:
• Registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.
• Voorbereiding en begeleiding van de archiefoverdracht.
Deze overdracht vindt plaats bij de afronding van het realisatieproject. De acties hiervoor zijn reeds beschreven in een Overdrachtsplan. Daarnaast omvat de opdracht:
• Zorg dragen voor een actueel ordeningsplan.
• Waarderen van dossiers.
• Autoriseren van medewerkers.
• Geven van training/opleiding aan (project)medewerkers.
• Zorgen voor de benodigde middelen.
Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming. Dit draagt bij aan een continue verbetering van de informatiehuishouding.
Taken bij het beheren van een digitaal projectarchief
• Opstellen en actualiseren van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem.
• Maken van relevante standaardweergaven en zoekvragen binnen het document management systeem, afgestemd op de behoeften van medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat hun taken m.b.t. documentbeheer en archiefvorming kunnen uitvoeren.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op de juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten, conform de geldende kaders. Dit omvat ook het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijvoorbeeld bij de afdeling Informatievoorziening en Beheer (IV-B).
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.
• Uitvoeren van maandelijkse monitoring van het gebruik van het document management systeem (DMS) en hierover rapporteren aan de opdrachtgever.
• Onderhouden van contact met adviseur en record manager van de afdeling DIM (RWS CD) en voeren van voortgangsoverleggen.
Taken bij (de voorbereiding van) de archiefoverdracht
• Voorbereidende acties uitvoeren om het DMS overdrachtwaardig te maken.
• Voorbereidende acties uitvoeren om de P-schijf te kunnen afsluiten.
• Begeleiden van het overnemende projectteam PPO bij het overnemen van documentatie die relevant is voor de exploitatiefase van het project.
• Laten uitvoeren van de Eindtoets (en eventueel een Tussentijdse toets) door DIM, inclusief voorbereiding en nazorg m.b.t. verbetermaatregelen.
• Monitoren van de voortgang van de uitvoering van de in het Overdrachtsplan benoemde acties.
Resultaat van de opdracht
• Een ingericht projectarchief volgens de afspraken met de opdrachtgever en conform de kwaliteitseisen van RWS (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en een ordeningsstructuur (momenteel up-to-date en op orde).
• Afronding van de projectarchivering, door middel van overdracht van het DMS aan DIM en de uitvoering van alle overige maatregelen benoemd in het Overdrachtsplan.
Functie-eisen:
Een afgeronde minimaal MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of andersoortig relevante opleiding.
Aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en
- dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
Ervaring met het schrijven van handreikingen/werkinstructies.
Wensen:
Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten in de realisatiefase (uitvoering)
Kennis van en/of ervaring met de overdrachts- en afrondingsfase van een grootschalig projectarchief en aantoonbaar inzicht en visie op de stappen die hiertoe gezet moeten worden
Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
De mate van het voldoen aan de genoemde competenties