Managementondersteuner leefomgeving

Managementondersteuner leefomgeving Ministerie van Defensie

Als Managementondersteuner Leefomgeving bij DMLVD coördineer je het secretariaat van de afdeling Leefomgeving. Je verzorgt eigenhandig de agendaplanning en afspraken, en zorgt ervoor dat agendaproblemen worden opgelost en correspondentie op een correcte manier via de daarvoor geldende registratiesystemen wordt aangeboden. Je fungeert als 'buffer' naar de interne organisatie en externe omgeving. Je verstrekt informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard, en administratieve en organisatorische processen. Daarnaast kun je, indien nodig, zorgdragen voor verslaglegging, notulering en archivering. Je kunt prioriteiten stellen, zelfstandig werken en bent loyaal en dienstverlenend. Je kunt werken in een ambtelijke, politiek gevoelige en complexe dynamische omgeving. Je ontvangt bezoekers en staat hen vriendelijk te woord. Bovendien ben je niet bang om (kritische) vragen te stellen wanneer er onduidelijkheden zijn.

Het werkpakket bestaat uit een mix van werkzaamheden en je fungeert als contactpersoon voor verschillende bedrijfsvoerende zaken zoals preventie, BHV, ICT, intranet, hybride werken, 'boarding' en stukkenstroom. Je bent bereid eventuele aanvullende opleidingen hiervoor te volgen.

Je hebt kennis en of ervaring van de volgende zaken:

• Management ondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften.
• Reguliere documentatie- en archiveringstechnieken
• Inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden in primaire processen, bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen.
• Vaardigheid in het fungeren als buffer naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden ( bedrijfsleven, regionale en internationale counterparts) en het daarbij inschatten van politiek en maatschappelijk afbreukrisico.
• Anticiperend en pro-actief optreden en daarbij rekening houden met consequenties van eigen handelen.
• Vaardigheden in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie.
• Secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van complexe informatiestromen en processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.
• Goede beheersing van programma's zoals Outlook, Excel, Word en Powerpoint en andere standaard kantoorapplicaties en (automatiserings-)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en projectmanagement.
• kennis- en affiniteit met eigen werkzaamheden en defensie.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Competenties:

• Klantgericht
• Stressbestendig
• Plannen en organiseren
• Zelfstandig
• Organisatiegericht
• Samenwerken
• Integer
• Leervermogen

Wil jij bijdragen aan de secretariële ondersteuning, inrichting en structurering van de Directie MLVD? Wij zoeken een managementondersteuner die onze directie secretarieel komt ondersteunen. Het nieuwe team vervult een aanjagersrol binnen Defensie. Hierbij past een dynamische organisatiestructuur en team-opzet waarin diverse expertises en verschillende ervaringsniveaus samenkomen. Binnen het team ondersteun je het afdelingshoofd en plaatsvervangend hoofd bij o.a. Het agendabeheer, stukkenstroom, reizen en voorbereiding van overleggen met diverse stakeholders.

Onze directie bevindt zich in het beleidsmatige hart van het departement: het Directoraat-Generaal Beleid (DGB). Het DGB ontwikkelt beleid, strategie en plannen voor een moderne en toekomstbestendig Defensie. Door integraal en uitvoerbaar beleid te maken, geeft het DGB richting aan en schept het de randvoorwaarden voor de krijgsmacht. Het beleid is de schakel tussen politiek en uitvoering. Op basis van zorgvuldige afwegingen legt het DGB duidelijke keuzes voor aan de politieke leiding. DGB is primair verantwoordelijk het opstellen van kamerbrieven en rapportages richting de Tweede Kamer. Het is een organisatie waarin burgers en militairen nauw met elkaar samenwerken, zodat beleid en operatie optimaal wordt geborgd. De Directie Materieel, Leefomgeving, Vastgoed en Duurzaamheid (DMLVD) opereert defensie-breed, interdepartementaal en is beleidsmatig de vooruitgeschoven pion richting andere departementen en regionale besturen. Daarmee vervult het een brugfunctie tussen Defensie en haar omgeving. DMLVD is een van de zeven directies van het DGB.

DMLVD heeft tot doel het realiseren van integraal en uitvoerbaar beleid, inclusief kaders en normen, ten dienste van de krijgsmacht voor de functiegebieden materieel, leefomgeving, vastgoed en duurzaamheid in brede zin. De directie bestaat uit drie afdelingen,

Ministerie van Defensie

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningsscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Ministerie van Defensie

Stel gerust je vraag

Meer informatie over de sollicitatieprocedure