Managementassistent

Geen werkdag is hetzelfde! Jouw belangrijkste taak is het ontlasten en ondersteunen van de teamleiders van de afdeling Administratie. Je verricht team ondersteunende werkzaamheden en bent verantwoordelijk voor het agendabeheer van de teamleiders. Als managementassistent(e) is het van groot belang dat je signaleert, meedenkt en adviseert. Je hebt voelsprieten en bent een vraagbaak waar jouw team op kan bouwen. Tevens fungeer je als eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties.

Tot je verantwoordelijkheden behoren:

• Het zelfstandig plannen van afspraken voor de leidinggevenden en eventueel anderen, en het prioriteren van inkomende verzoeken.
• Het beheren van de agenda's: afspraken maken, prioriteiten stellen en bijdragen aan een efficiënte tijdsplanning.
• Het zorgdragen voor de inhoudelijke voorbereidingen van vergaderingen en de daaruit voortvloeiende werkzaamheden, zoals het verzamelen van benodigde documentatie, notuleren en het regelen van de vergaderruimte.
• Het voorbereiden en notuleren van thema-overleggen waar de teamleider deel van uitmaakt.
• Het aanmelden, ontvangen en te woord staan van bezoekers.
• Het voeren van telefoongesprekken: inlichtingen verstrekken, informeren en doorverwijzen van derden.
• Zorgdragen voor benodigde (ICT-)autorisaties voor medewerkers van het team.
• Afhankelijk van je capaciteiten en ambities, kunnen je taken worden aangevuld met tijdelijke of structurele projecten.

Voor deze functie verwachten wij dat je uitstekend kunt plannen en organiseren, stevig in je schoenen staat en goed kunt samenwerken. Je bent een toegankelijk persoon met gevoel voor verhoudingen en de juiste flair en charme. Je beschikt over een sterk aanpassingsvermogen, bent communicatief vaardig en werkt accuraat. Je ziet waar het werk ligt en weet hoe je met gevoelige informatie moet omgaan.

Quote medewerker

Hoe cliché het ook klinkt, geen werkdag is hetzelfde. Structuur en creativiteit gaan hand in hand. Van drukke dagen met veel schakelen tot dagen waarin je een bijdrage levert aan de vormgeving van de werkzaamheden. Dit is wat deze baan voor mij een leuke uitdaging maakt!"

Daarnaast beschik je over:

• Een afgeronde secretariële opleiding op MBO-4 niveau, aangevuld met relevante werkervaring.
• Ervaring met organiseren en improviseren op ad-hoc basis.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Goede kennis van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Inzicht in de interne organisatie en administratieve processen (kennis van juridisch jargon is een pré).

Meer over de functiegroep Medewerker Administratie

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De afdeling Administratie bestaat uit circa 120 collega's, verdeeld over drie teams. Binnen deze teams zijn diverse functies te onderscheiden, zoals slachtoffercoördinatoren, logistiek procesexperts, administratief medewerkers en managementassistenten. Deze collega's kenmerken zich door hun passie en trots voor het werk. Zonder hen is het OM niet in staat om strafoplegging te realiseren. Zij vormen een vitaal onderdeel van het OM en daarmee van een veilige samenleving.

Waarom werken bij Zeeland-West-Brabant?

Het arrondissementsparket Zeeland-West-Brabant beslaat een uitgestrekt gebied met een unieke diversiteit aan zaken. Ons werkgebied omvat 38 gemeenten, van de regio Tilburg tot aan de kust van Zeeland. Dit brengt een breed scala aan problematiek met zich mee, waaronder georganiseerde (drugs)criminaliteit, mensenhandel, cybercrime en levensdelicten.

Werken bij het OM betekent werken met gevoelige en complexe onderwerpen. Dit is geen standaard administratieve functie, maar een rol waarin je bijdraagt aan een rechtvaardige samenleving.

Openbaar Ministerie

Het Openbaar Ministerie (OM) zorgt voor opsporing en vervolging van strafbare feiten. Bij het OM werken ruim 6.000 medewerkers met diverse (culturele) achtergronden, opleidingen en kwaliteiten. Het is belangrijk dat alle collega's zich bij het OM thuis voelen en gerespecteerd en gewaardeerd worden. Ook in talent en groei. Lees hier meer.

Stel gerust je vraag