Standplaats: LEEUWARDEN
Duur: 01-03-2025 - 01-03-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 24-02-2025
Organisatie:
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.
Opdrachtomschrijving
De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van twee projectclusters van PPO Noord-Nederland: A-Vaarwegen en B-Vaarwegen.
Cluster A-Vaarwegen
Cluster A-Vaarwegen verzorgt het dagelijks onderhoud van bruggen, sluizen en vaarwegen op de Hoofdvaarweg van Lemmer tot Delfzijl. Naast het dagelijks onderhoud van de hoofdvaarweg wordt er ook onderhoud uitgevoerd aan rijzendammen om het kweldergebied in Friesland en Groningen in stand te houden.
Cluster B-Vaarwegen
Cluster B-Vaarwegen voert planstudies uit en realiseert groot onderhoud en vervangingen/renovaties in Noord-Nederland. Dit betreft projecten op de Hoofdvaarweg Lemmer-Delfzijl (planstudie en vervangingen/renovaties) en renovatie van de veerhavens in de Waddenzee.
Opdracht
De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Ieder project (contract) heeft een eigen (documentmanagement) systeem. Dit beheer vindt plaats tijdens de uitvoering van activiteiten zoals:
•
• registreren,
• metadateren,
• ordenen en
• classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.
Daarnaast omvat de opdracht:
•
• Het zorgen voor een actueel ordeningsplan,
• Het waarderen van de dossiers,
• Het autoriseren van medewerkers,
• Het geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en
• Het zorgen voor de benodigde middelen.
Belangrijke taak
Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat kunnen uitvoeren. Hierdoor wordt de informatiehuishouding continu verbeterd.
Taken bij het beheren van een digitaal projectarchief
•
• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix,
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem,
• Het maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het document management systeem, naar behoefte van de medewerkers,
• Het instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers, zodat zij hun eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren,
• Het toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur,
• Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen,
• Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers,
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders, en het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken),
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijvoorbeeld de afdeling Informatievoorziening en Beheer (IV-B),
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen ten behoeve van applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.
Functie-eisen:
Een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding
Aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en
- dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
Ervaring met het schrijven van handreikingen/werkinstructies.
Minimaal 2 dagen (1 dag per cluster) fysiek op locatie in Leeuwarden aanwezig te zijn om de werkzaamheden uit te voeren.
Wensen:
Kennis van en ervaring met informatiestromen van (grootschalige) GWWprojecten binnen (Rijks)overheidsorganisati
Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
De mate van het voldoen aan de genoemde competenties
Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren