Documentalist -Project ViA15

mag 250220-SVA-001. Rijkswaterstaat

Organisatie
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Prognose aantal uur

• Start met 24 uur per week
• Mogelijk uit te breiden naar 32 uur per week

Opdrachtomschrijving

De opdracht wordt uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project en omvat het beheer van archivering binnen het documentmanagementsysteem (DMS) door projectmedewerkers.

Dit beheer omvat onder andere:

• Registreren, dateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten
• Zorgen voor een actueel ordeningsplan
• Waarderen van dossiers
• Autoriseren van medewerkers
• Geven van training en opleiding aan projectmedewerkers
• Beschikbaar stellen van benodigde middelen

Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers over hun verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming. Dit draagt bij aan een continue verbetering van de informatiehuishouding.

Taken en verantwoordelijkheden

Het beheren van een digitaal projectarchief omvat onder andere:

• Opstellen en actualiseren van een autorisatiematrix
• Verlenen en intrekken van autorisaties in het documentmanagementsysteem
• Maken van standaardweergaven en zoekvragen in het systeem op basis van gebruikersbehoeften
• Instrueren van nieuwe projectmedewerkers over hun documentbeheer- en archieftaken
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
• Actueel houden van documenten binnen het projectarchief
• Verplaatsen van documenten en (sub)dossiers
• Toezien op de juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders
• Tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken)
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijvoorbeeld bij de afdeling Informatievoorziening en Beheer (IV-B)
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB

Resultaat van de opdracht

• Ingericht projectarchief volgens de afspraken met de opdrachtgever en de kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat (zoals ordening, waardering, selectie en metadata-toepassing)
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur

Leiding en toezicht

• De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats op basis van een resultaatverplichting
• De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder aansturing van de opdrachtgever

Essentiële competenties

• Analytisch denkvermogen en verbanden kunnen leggen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit en denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden
  • Opstellen van rapportages en hulpmiddelen
  • Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren en de vraag achter de vraag kunnen achterhalen
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn en weten wat er speelt binnen de organisatie
• Proactieve instelling
• Plannen en organiseren en zelfstandig werken zonder stress
• Zelfontwikkeling en leren van omgeving en situaties
• Zelfstandigheid en initiatief nemen om zaken te verbeteren

Eisen

• Minimaal hbo-denk- en -werkniveau, met een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen

Wensen

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten (>50 miljoen euro)
• Kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel Metadata
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie
• Mate waarin de kandidaat voldoet aan de genoemde competenties

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via StippKeuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

Screeningsvragen:

• Minimaal hbo-denk- en -werkniveau, met een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen
• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten (>50 miljoen euro)
• Kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel Metadata
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Heb je de komende drie maanden vakanties gepland?
• Hoeveel uur ben je beschikbaar?
• Per wanneer ben je beschikbaar?
• Voor deze opdracht is het verplicht om je woonplaats, postcode en geboortedatum door te geven. Staan deze in je CV? Anders hier doorgeven.
• Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.