Standplaats: UTRECHT
Duur: 01-03-2025 - 01-03-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 21-02-2025
Opdrachtomschrijving
De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door projectmedewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals:
Activiteiten:
• Registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.
• Zorgen voor een actueel ordeningsplan.
• Waarderen van de dossiers.
• Autoriseren van medewerkers.
• Geven van training/opleiding aan (project)medewerkers.
• Zorgen voor de benodigde middelen.
Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers, zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoeren. Hiermee wordt de informatiehuishouding continu verbeterd.
Taken bij het beheren van een digitaal projectarchief
• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem.
• Het maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers, zodat zij zelfstandig en adequaat documentbeheer en archiefvorming kunnen uitvoeren.
• Het toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op het juiste verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders.
• Het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijvoorbeeld bij de afdeling Informatievoorziening en Beheer (IV-B).
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.
Functie-eisen:
Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het Document Management Systeem (DMS): Connect en het vakgebied van digitaal archiveren.
Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en
- dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
Wensen:
Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten. (>50mln)
Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
De mate van het voldoen aan de genoemde competenties