Jouw rol
Jouw takenpakket als managementassistent bij de Directie Veiligheid is erg divers. Jij bent niet de klassieke 'secretaresse', maar juist een moderne alleskunner die gemakkelijk andere taken oppakt als dat nodig is. Je bent flexibel en neemt altijd je verantwoordelijkheid.Het managementteam (de directeur, adjunct-directeur en afdelingshoofden) kent een dynamische werkwijze; strak kunnen plannen en daarbinnen snel kunnen schakelen is een must, agendabeheer is dan ook een belangrijk onderdeel van je functie.
- Je bent verantwoordelijk voor de agenda van de directeur Directie Veiligheid en vervanger voor de ondersteuning van de adjunct-directeur.
- Je regelt alles wat daarbij komt kijken, beheert de mailbox en pakt de hieruit voortvloeiende acties op en bereidt (digitale) dagmappen voor.
- Daarnaast regel je de praktische zaken met betrekking tot personele aangelegenheden en financiële zaken voor de directeur.
- Ook kun je op diverse andere taken worden ingezet, bijvoorbeeld het beheren/bewaken van processen of projecten en het organiseren van bijeenkomsten.
Je komt te werken in een team van ongeveer 8 managementassistenten ter ondersteuning van de directie. Directie Veilig
De directie Veiligheid is producent en regisseur van veiligheid in Rotterdam. De directie Veiligheid is flexibel, constant in beweging en kenmerkt zich door snel te kunnen schakelen naar aanleiding van maatschappelijke gebeurtenissen. De directie Veiligheid schakelt tussen concreet en abstract; de lijnen met de burgemeester en overige bestuurders zijn kort, de verbinding met de Rotterdammer is groot. Zij zet gemeentelijke instrumenten en veiligheidsbevoegdheden in voor een aantrekkelijker en veiliger Rotterdam en heeft de centrale positie om samen met andere partijen te werken aan een veilige stad waar men zich welkom, thuis en veilig voelt. Een directie die slagvaardig en Rotterdammergericht werkt, stuurt op naleving en verbindt met economische, innoverende en ontwikkelambities.
Jouw profiel
Deze functie spreekt je aan, omdat:- Je beschikt over minimaal MBO werk- en denkniveau aangevuld met stevige secretariële ervaring, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving waar integriteit hoog in het vaandel staat;
- Je beschikt vanzelfsprekend over uitstekende digitale vaardigheden waaronder MS Office, Agenda beheer en MS Teams en het zou mooi zijn als je ook met iBabs, Oracle en MijnHR kan werken.
En verder:
- Ben je stressbestendig en een aanhouder;
- Pak je taken zelfstandig op, signaleert en durft hierin stappen te zetten;
- Ga je accuraat en secuur te werk;
- Beschik je over een groot verantwoordelijkheidsgevoel;
- Ben je flexibel, dus geen 9 tot 5 mentaliteit en zorg je dat je snel en goed bereikbaar bent;
- Ben je gemakkelijk in de samenwerking met andere secretaresses binnen én buiten de directie en investeer je in dat netwerk;
- Kun je minimaal 3 dagen op kantoor aanwezig zijn.
Daarom werken voor Rotterdam
Rotterdam daagt je elke dag opnieuw uit. Haalt het beste in je naar boven. Bij de gemeente Rotterdam krijg je de vrijheid en verantwoordelijkheid om je ideeën te realiseren. Jij maakt Rotterdam sterker, terwijl je zelf groeit: in de stad en binnen de organisatie. Samen met collega's die hun schouders eronder durven te zetten. Want Rotterdam staat nooit stil. Gemeente Rotterdam staat voor diversiteit en inclusie. Met open armen nodigen wij iédereen uit om te solliciteren. Zet je Rotterdamse kracht in en kom bij ons werken!De sollicitatie op een rijtje
Jouw sollicitatie We maken een selectie van kandidaten. Als je bent geselecteerd, maken we graag kennis en word je benaderd voor een gesprek. We spreken je graag nog een keer. In sommige gevallen maakt een assessment onderdeel uit van de procedure. We hebben een match!wat we belangrijk vinden
Heb je interesse?
De vacature kan bij voldoende aanmeldingen eerder dan de aangegeven sluitingsdatum worden gesloten.
Er zal een veiligheidsonderzoek (screening) gedaan worden.
Interne kandidaten hebben voorrang.
Belangstellenden die na de reactietermijn reageren, zullen niet meer in de selectieprocedure worden meegenomen.
Tot slot kunnen er voorafgaand aan een arbeidsvoorwaardengesprek referenties worden ingewonnen.
Als bedrijf of zelfstandige aan de slag voor de gemeente Rotterdam? Lees meer over externe inhuur.
Job Alert
Alle nieuwe vacatures in je mailbox
Salarisomschrijving
Het salaris bedraagt €3052 - €4297