Projectleider Informatiebeheer

ml. T135695

Gemeente Amsterdam

Projectleider Informatiebeheer is verantwoordelijk voor afleveren van de onderstaande producten en werkzaamheden in het informatiebeheer van Uitvoeringsorganisatie Infrastructuur en Energie (UIE).

Het resultaat dat wordt opgeleverd is/bestaat uit:

• Aangepaste procedures en handboeken voor het informatiebeheer;
• Verbeterde en afgesloten archieven;
• Vernietiging van dossiers in JOIN die daarvoor in aanmerking komen;
• Conceptbesluit opstellen voor overbrengen van de archieven Metro en Tram naar het Stadsarchief;
• De nieuwe coördinator informatiebeheer wegwijs gemaakt en geholpen met de taken.

Producten moeten eind Q4 2025 opgeleverd worden.

Afstemming is met de Manager ICT/DIV UIE.

Werkzaamheden

De projectleider informatiebeheer draagt zorg voor de resultaten van een aantal concrete projecten rond informatiebeheer. Het gaat om specialistische informatiebeheer projecten waar gedegen kennis en kunde voor nodig is. Je bouwt verder op bestaande producten en brengt deze tot een goed afgerond geheel.

De werkzaamheden/activiteiten die worden uitgevoerd om dit resultaat te bereiken zijn:

• Updaten huidige procedures en handboeken informatiebeheer.
• Diverse procedures en handboeken zijn niet meer actueel en moeten aangepast worden aan de nieuwe organisatie, vigerende wet- en regelgeving en nieuwe werkwijzen zoals in M365.
• Verbeteren en afsluiten archieven in JOIN.

Een aantal archieven moeten worden afgesloten waaronder het archief van Cluster Stationsrenovatie Oostlijn. Daarbij worden deze archieven gecheckt op bewaartermijnen, uniforme dossierstructuur en metadata. Verbeteren voer je deels zelf uit en grotere acties doe je samen met de DIV-medewerker. Daarnaast schrijf je leeswijzer voor de afgesloten archieven.

• Vernietiging dossiers

De vernietigingslijsten worden nagekeken op eventuele uitzonderingen, foutieve bewaartermijnen en duidelijke en unieke dossieromschrijvingen. Je overlegt met het Stadsarchief als zij opmerkingen of aanvullingen hebben en past de metadata waar nodig aan. Bij deze werkzaamheden werk je samen met een functioneel beheerder.

• Overdracht/uitplaatsing archieven Metro en Tram naar het e-depot Stadsarchief Amsterdam

Voor de archieven van de Metro en Tram moet een datum van overdracht of uitplaatsing naar het e-depot van het Stadsarchief gepland worden. Deze datum wordt bepaald door een aantal factoren en afwegingen. Dit moet in kaart worden gebracht. Daarnaast moet er een overeenkomst met het Stadsarchief worden afgesloten.

• Assisteren nieuwe coördinator informatiebeheer

Samen met de nieuwe coördinator zaken gaan jullie het informatiebeheer verbeteren en vernieuwen en vullen jullie elkaar aan met de specifieke expertises.

Daarbij kun je denken aan de inrichting van SharePoint en de toepassing van de Selectielijst bij UIE.

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. 

De opdrachtgever(s)

De Uitvoeringsorganisatie Infrastructuur en Energie (UIE) is opgezet om met de opgebouwde kennis en ervaring complexe en risicovolle projecten voor de stad en regio te realiseren. UIE richt zich op de uitvoering van opgaven in de domeinen infrastructuur en energie, met een sterke focus op de omgeving en een transparante, slagvaardige werkwijze.

Projecten en programma's van UIE kenmerken zich veelal door een complexe en uitdagende governancestructuur die per project maatwerk vergt. Ook op terrein van informatiemanagement (IT, informatiebeheer).

Daar is wendbaarheid en slagvaardigheid voor nodig. En diepgaande kennis van de projecten, processen, medewerkers en dossiers.

Referentie

U dient minimaal 1 relevante referentie op te geven van de aangeboden kandidaat.
Vul in:

• organisatie
• naam contactpersoon
• telefoonnummer contactpersoon.

Na afstemming met kandidaat en na het gesprek kan de opdrachtgever besluiten om in contact te treden met de referentie. 

Let op: de referentie dient op de hoogte te zijn

Eisen

• Is de aangeboden kandidaat in de afgelopen 2 jaar in loondienst geweest bij de gemeente Amsterdam?
• U voegt het cv toe van de kandidaat. Het cv is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 5 A4 groot.
  Als een cv meer dan 5 A4 omvat worden alleen de eerste 5 A4 meegenomen in de beoordeling.
  Het cv dient enkel en alleen ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden.
  Als het cv niet overeenkomt met de door u gegeven antwoorden kan de gemeente Amsterdam besluiten uw offerte af te wijzen.
• De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een hbo werk- en denkniveau. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• De aangeboden kandidaat is in het bezit van een erkende hbo diploma. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
  Let op! De kandidaat moet het document meenemen naar het interview zodat de opdrachtgever kan controleren of deze voldoet. Indien het document niet aanwezig is of niet voldoet wordt het gesprek beëindigd en de offerte ter zijde gelegd.
• Geef in maximaal 1 A4 aan waarom uw kandidaat de meest geschikte is voor deze opdracht.
  Uw motivatie zal worden besproken tijdens het interview, indien de kandidaat hiervoor wordt uitgenodigd.
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 10 jaar relevante werkervaring in het informatiemanagement, specifiek documentbeheer, van infrastructurele projecten in een vergelijkbare rol.
• Vereiste competenties: analytisch vermogen, omgevingsbewustzijn, samenwerken, relatiebeheer, resultaatgerichtheid, overtuigingskracht.

Wensen

• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis en ervaring met projectleiding informatiebeheer.
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis en ervaring met Decos Join (DMS).

Let op:

Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP'ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 14 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst)  om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing

• Referentie U dient minimaal 1 relevante referentie op te geven van de aangeboden kandidaat. Vul in: organisatie naam contactpersoon telefoonnummer contactpersoon. Na afstemming met kandidaat en na het gesprek kan de opdrachtgever besluiten om in contact te treden met de referentie.  Let op: de referentie dient op de hoogte te zijn
• Is de aangeboden kandidaat in de afgelopen 2 jaar in loondienst geweest bij de gemeente Amsterdam?
• U voegt het cv toe van de kandidaat. Het cv is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 5 A4 groot.
• De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een hbo werk- en denkniveau. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• De aangeboden kandidaat is in het bezit van een erkende hbo diploma. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• Geef in maximaal 1 A4 aan waarom uw kandidaat de meest geschikte is voor deze opdracht.
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 10 jaar relevante werkervaring in het informatiemanagement, specifiek documentbeheer, van infrastructurele projecten in een vergelijkbare rol.
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis en ervaring met projectleiding informatiebeheer.
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis en ervaring met Decos Join (DMS).
• Voor zzp-ers: Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee)
• Voor detacheerders: Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.