Standplaats: MIDDELBURG
Duur: zsm - 01-09-2025
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 21-02-2025
Functieomschrijving
Voor de Gemeente Middelburg zijn wij op zoek naar een Griffie.
Wat ga je doen in deze rol?
De griffie van de gemeente Middelburg ondersteunt de gemeenteraad in de breedste zin van het woord. De griffie bestaat uit een griffier, een raadsadviseur/plaatsvervangend griffier en twee griffiemedewerkers. De griffie werkt onafhankelijk van de ambtelijke organisatie en is de schakel tussen de gemeenteraad, het college en de organisatie. De griffie adviseert de gemeenteraad in brede zin en ondersteunt. De gemeenteraad bestaat uit 29 raadsleden verdeeld over 10 fracties. De griffie ondersteunt de gemeenteraad en de raadscommissies bij de uitvoering van hun taken.
Verantwoordelijkheden
Reguliere werkzaamheden commissiegriffier:
• Adviseert aangaande het proces van de raadscommissievergaderingen en overlegt hierover met de voorzitter van de commissie;
• Beheert en is aanspreekpunt voor raadsleden en fractieassistenten voor logistieke ondersteuning (iPads etc);
• Beheert lijst van toezeggingen in afstemming met de organisatie;
• Beheert vergaderagenda's (Notubiz);
• Bereidt de raadsagenda voor (doorgeleiding stukken na besluitvorming college);
• Bereidt voor en stelt adviezen/besluiten/notities/verslagen op;
• Bereidt voor, organiseert en ondersteunt bijeenkomsten;
• Is aanspreekpunt externe contacten: inwoners t.b.v. contact met de raad en inspraak; leveranciers (bijv. Notubiz);
• Is aanspreekpunt interne contacten over logistiek/routering van besluitvormingsprocessen;
• Is aanspreekpunt voor de (leden van de) raad over commissie gerelateerde zaken;
• Ondersteunt administratief en procesmatig de raadsgriffier; verricht zonodig onderzoek;
• Ondersteunt bij het opstellen van de concept-agenda's van de raad en de agendacommissie, en de door de raad ingestelde commissies;
• Ondersteunt commissievoorzitter tijdens de vergadering;
• Signaleert en neemt initiatieven ten aanzien van verbetering van het werkproces;
• Verwerkt de ingekomen stukken;
• Verzorgt raadscorrespondentie en de inkomende en uitgaande post;
• Voert de logistieke procesgang van de raad, presidium, agendacommissies en voor de door de raad ingestelde commissies uit;
• Voert het traject technische en artikel 41-vragen uit: uitzetten van vragen bij organisatie en college en handelingen daaromheen inclusief follow-up, waaronder toevoegen aan de commissieagenda.
Projectmatig:
• Mede organiseren bijeenkomsten/raadsexcursie;
• Ondersteuning bij projectmatige werkzaamheden griffier en raadsadviseur;
• Voorbereiding archivering e-depot (i.s.m. DIV).
Vereisten
Voor de invulling van deze functie is het noodzakelijk dat iemand bekend is met de gemeentelijke organisatie, weet hoe een gemeente werkt en hoe besluitvormingsprocessen verlopen. We zoeken iemand die zo op de werkzaamheden kan instappen en niet veel inwerktijd nodig heeft. Verder is het belangrijk dat iemand in ieder geval op de maandagen beschikbaar is (de overige werkdagen kunnen in overleg ingepland worden) en geen problemen heeft met het werken in de avonduren. Het gaat om gemiddeld vijf avonden per maand, waarbij dagen en tijden kunnen variëren.
Persoonskenmerken
• Accuraat;
• Behulpzaam;
• Durven uitspreken;
• Flexibel;
• Gastvrij.
Aanvullende informatie
• Gelieve CV aan te leveren in het Nederlands en in PDF-vorm.
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao. Deze inzet valt in schaal 8 van de Gemeenten cao.
• Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.
• Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Middelburg. (tussenperiode van één jaar).
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van deze specifieke klant. Bent u niet bekend met deze voorwaarden kunt u die opvragen bij de verantwoordelijke recruiter.
• Het tarief is afhankelijk van de kennis en kunde van de kandidaat.