Management assistent

ci SRQ113447. HTM Personenvervoer N.V.

Functiebeschrijving

HTM verzorgt het openbaar vervoer in de regio Den Haag via tram en bus in opdracht van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH) en de daarbij aangesloten gemeenten. In de toegekende concessies en daaraan gelieerde afspraken zijn de dienstverlening die HTM levert en de daarbij geldende voorwaarden en condities geconcretiseerd. De realisatie van de dienstverlening wordt vormgegeven door de onderdelen 'Reizigers', 'Uitvoering' en 'Techniek' met ondersteuning van een aantal centrale stafdiensten.
Bestuur, directie en (lijn)management worden op secretarieel gebied ondersteund, waarbij inzet en bijdragen vanuit het secretariaat zijn toegesneden op de behoeften en rekening houdend met de in- en externe rol en het daaraan gekoppelde relatiemanagement.

Voor de afdeling inkoop zijn we op zoek naar een management assistent met minimaal 3 jaar vergelijkbare ervaring.

Wat verwachten we van jou:

• De leidinggevende is effectief gefaciliteerd en ondersteund, bijvoorbeeld door het beschikbaar stellen van relevante informatie, plannen van activiteiten, maken en opvolgen van afspraken, etc., zodanig dat de leidinggevende zich kan focussen op de eigen werkzaamheden.
• De in- en externe informatievoorziening voor de betreffende leidinggevenden en/of organisatieonderdeel is effectief uitgevoerd, zodanig dat alle in- en extern betrokkenen tijdig beschikken over de voor hun relevante informatie.
• Er wordt effectief invulling en uitvoering gegeven aan de diverse operationele, secretariële activiteiten, zoals het:
  • redigeren en opmaken van correspondentie en documentatie;
  • organiseren, voorbereiden van vergaderingen, maken van verslagen en opvolgen van actiepunten;
  • beheren en actueel houden van archieven;
  • (afdelingsoverschrijdend) agendabeheer van managers en functionarissen;
  • Er wordt effectief invulling en uitvoering gegeven aan de diverse operationele, secretariële activiteiten, zoals het:
    • inrichten van de projectomgeving op Sharepoint voor een goede administratie, archivering, e.d.;
    • ondersteuning projectleiders bij maken van planningen, communicatie, afstemming, e.d.;
    • voeren van projectregistraties: uren, stamgegevens, toewijzen kosten/opbrengsten, opstellen voortgangsrapportages, e.d.;
    • archivering: contractbeheer, ook van leveranciers, SLA-afspraken met HTM-afdelingen;
    • fungeren als satelliet in inkoopproces;

Specifiek voor Management Assistent:

• opdrachtgever is manager;
• scope is werkgebied van de afdeling met een sterke focus op interne en externe afstemming.
• opvolgen van genomen besluiten;
• anticiperen op processen, behoeften aan ondersteuning;
• ondersteuning projecten en anticiperen op lopende zaken;
• in- en extern samenwerkend.
• stabiel in- en extern relatiepatroon;
• zekerstellen van de juiste overdracht van de boodschap.

En verder heb je:

• MBO/HBO werk- en denkniveau;
• inzicht in het in- en extern relatienetwerk;
• kennis van projectmanagement- methodiek HTM;
• kennis van specifieke software voor communicatie, personeelswerk en diverse bestel-sites;
• kennis van Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via StippKeuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• MBO/HBO werk- en denkniveau;
• kennis van projectmanagement- methodiek HTM;
• kennis van specifieke software voor communicatie, personeelswerk en diverse bestel-sites;
• kennis van Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.
• Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.