Projectleider verbetering Informatievoorziening Statengriffie

ft 20162. Provincie Flevoland

Organisatie
De Statengriffie is het ambtelijk apparaat van Provinciale Staten (PS) en treedt op als eerste adviseur. De Statengriffie biedt een breed scala aan ondersteuning. Dit gaat van stukkenstroom tot de inzet van politieke instrumenten, van werkbezoeken tot burger-of stateninitiatieven. Om alle fracties in Provinciale Staten tot hun recht te laten komen, zoekt zij hiertoe steeds 'Ruimte voor de politiek.'

De Statengriffie wil de Flevolandse Statenleden ondersteunen bij alle werkzaamheden. Dit vraagt niet alleen om kwalitatief hoogwaardige advisering, soms ook onder hoge tijdsdruk, maar ook vraagt 'Ruimte voor de politiek' om maximale transparantie, weinig belemmerende regels en optimale kennisdeling. De Statengriffie is in belangrijk mate hiermee ook een informatiemakelaar.

Provinciale Staten hebben te maken met een hoge vergaderdruk welke zich vertaalt in een intensieve informatiestroom. Door de veelheid aan informatie wordt het voor Statenleden en de Flevolandse samenleving steeds moeilijker om grip te houden op de informatiestromen.

Gezien de grote opgaven die bij de provincie voorliggen is de huidige intensiteit van informatiestromen geen incident. Dit vraagt om een structurele investering, door

continu te werken aan het optimaliseren van de toegankelijkheid van informatie voor Statenleden en de Flevolandse samenleving. Toegankelijke informatie is van essentieel belang en levert een bijdrage aan het politieke debat. Op 13 juli 2022 namen Provinciale Staten een motie over 'Verlagen werkdruk Statenleden en burgerleden' aan. Hierin uiten de Staten de wens dat de griffie de informatievoorziening gaat organiseren op een wijze die bijdraagt aan het verlagen van de werkdruk.

Een kwalitatief hoogwaardig openbaar bestuur vraagt om een bijdrage van ons allemaal. Draag jij hieraan bij? Voor deze opdracht werk je als zelfstandige samen met het griffieteam, bestaande uit twee commissiegriffiers, drie statenadviseurs, een regioadviseur, drie griffiemedewerkers, een adjunct-griffier en een Statengriffier. Je levert je diensten als onafhankelijke professional, waarbij je eigen expertise en zelfstandigheid centraal staan.

Opdracht
Als Projectleider werk je zelfstandig in overleg met het statengriffieteam twee de aanbevelingen uit van het advies "Weg naar vernieuwing". Het gaat om de aanbevelingen 'Project digitale toegankelijkheid' en 'Project kunstmatige intelligentie'. De overige aanbevelingen van het advies werk je uit in Statenvoorstel voorzien van een globaal plan van aanpak. Het doel is uiteindelijk om de informatievoorziening efficiënter te maken en te moderniseren, zodat de werkdruk voor Statenleden en burgerleden wordt verlaagd én de kwaliteit van het Statenwerk wordt verhoogd.

De uitvoering van het 'Project digitale toegankelijkheid' en van het 'Project kunstmatige intelligentie' en de uitwerking van de overige aanbevelingen van het advies in een statenvoorstel betekent dat je een solide basis legt met fundamentele verbeteringen, terwijl je tegelijkertijd ook de ruimte moet nemen voor een verkenning van innovatieve oplossingen. Dit zorgt ervoor dat je de vernieuwingen duurzaam doorvoert en goed integreert in de bestaande structuren.

Het advies "Weg naar vernieuwing" bestaat uit twee hoofddelen, elk hoofddeel bestaat uit een aantal projecten:

Deel 1: Basis voor groei
Dit deel richt zich op de stappen die nodig zijn om een basis te creëren voor toekomstige verbeteringen en innovaties. Het omvat vier projecten:

• Project Digitale Toegankelijkheid: Aanbevelingen voor het verbeteren van de toegankelijkheid van de website Stateninformatie.nl, inclusief verbeterde navigatie, optimalisatie van teksten, verhoogd kleurcontrast en training voor griffie medewerkers. Deze aanbeveling voer je concreet uit.
• Project Informatieveiligheid en Privacy: Maatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie te waarborgen, zoals toegangsbeheer, inventarisatie van rollen en autorisaties, en bewustwordingstrainingen. Deze aanbeveling werk je verder uit in het globale plan van aanpak.
• Project Informatiebeheer en Archiveren: Aanbevelingen voor een gestructureerd archiveringsbeleid, onderzoek naar de verplichtingen vanuit de nieuwe Archiefwet en de impact daarvan, onderzoek naar archiveringslocaties, en afspraken over het ontsluiten van openbare data in het kader van de Wet open overheid (Woo). Deze aanbeveling werk je verder uit in het globale plan van aanpak.
• Project Efficiënte onderlinge Communicatie binnen Provinciale Staten: Verkenning van Microsoft Teams als platform voor communicatie en samenwerking, en aanbevelingen voor veilige communicatie en documentbeheer. Deze aanbeveling werk je verder uit in het globale plan van aanpak.

Deel 2: De Weg naar vernieuwing
Dit deel richt zich op innovatieve stappen die nodig zijn om de basis verder te versterken en uit te breiden. Het omvat vier projecten:
Project Kunstmatige Intelligentie (AI): Verkenning van AI-toepassingen om de informatievoorziening te verbeteren, zoals themadossiers, zoekfuncties en transcripties. Deze aanbeveling voer je concreet uit.
Project Samenwerking en Expertise-uitwisseling: Aanbevelingen voor versterkte samenwerking met de ambtelijke organisatie Flevoland, andere provincies en gemeenten om kennis en expertise te delen. Deze aanbeveling werk je verder uit in het globale plan van aanpak.

Project Participeren: Verder uitdenken van participatiemogelijkheden en het openstellen van kanalen voor participatie (samenwerking). Zie hoofdstuk 2 volks vertegenwoordigend vanuit burgerperspectief uit "Politiek aan het roer" Deze aanbeveling werk je verder uit in het globale plan van aanpak.

Project Analyse en Verbetering Stukkenstroom: Aanbevelingen voor het herzien en verbeteren van de stukkenstroom binnen de Provinciale Staten van Flevoland. Deze aanbeveling werk je verder uit in het globale plan van aanpak.

Vervolgstappen
Om de aanbevelingen 'Project digitale toegankelijkheid' en 'Project kunstmatige intelligentie' op te volgen, houd je rekening met enkele belangrijke overwegingen voor de toekomst:

• Projectmatige aanpak: Stel voor elk project een projectteam samen voor aanbevelingen die specialistische kennis vereisen. Stel duidelijke doelen, tijdslijnen en verantwoordelijkheden vast.
• Zelfstandige Acties door de Griffie: Identificeer welke onderdelen door de griffie zelf kunnen worden uitgevoerd en zorg voor de nodige training en ondersteuning voor de betrokken medewerkers op de griffie.
• Monitoring en Evaluatie: Plan regelmatige evaluatiemomenten om de voortgang te bespreken en bij te sturen waar nodig.
• Afstemming met de Ambtelijke Organisatie: Voor sommige onderdelen van 'Project digitale toegankelijkheid' en 'Project kunstmatige intelligentie' is de inzet van de ambtelijke organisatie nodig. Het is belangrijk om vroegtijdig te inventariseren welke capaciteit en expertise beschikbaar zijn. Zorg voor tijdige afstemming met de ambtelijke organisatie om de benodigde ondersteuning en middelen te plannen.

Flexibele werktijden
Als onafhankelijk adviseur bepaal je zelf de werktijden en ben je niet gebonden aan het vaste werkschema van ons als opdrachtgever.

Minimumeisen/ knock-outcriteria
1. Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking om in te loggen op de digitale werkomgeving van de provincie;
2. Uurtarief maximaal € 120,00 exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon- werkverkeer; (Alleen van toepassing voor ZZP)

3. Minimaal een afgeronde opleiding op HBO niveau;
4. Zo spoedig als mogelijke beschikbaar voor de duur van 6 maanden, en de initiële verlengingsoptie van 6 maanden voor 16 uur per week.

Gunningscriteria te beoordelen (weging, totaal 100 punten)
5. Aantoonbare werkervaring als projectleider informatiemanagement bij gemeenten en/of provincies (maximaal 60 punten);
        a. Geen aantoonbare werkervaring als projectleider informatiemanagement bij gemeenten en/of provincies (0 punten);
        b. Tot 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider informatiemanagement bij gemeenten en/of provincies (30 punten);
        c. 5 tot 7 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider informatiemanagement bij gemeenten en/of provincies (40 punten);
        d. 7 tot 10 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider informatiemanagement bij gemeenten en/of provincies (50 punten);
        e. Meer dan 10 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider informatiemanagement bij gemeenten en/of provincies (60 punten).
6. Aantoonbare werkervaring in de informatievoorziening van en voor griffies (gemeenten of provincies) en/of gemeenteraden en/of provinciale staten (maximaal 40 punten);
        a. Geen aantoonbare werkervaring in de informatievoorziening van en voor griffies (gemeenten of provincies) en/of gemeenteraden en/of provinciale staten (0 punten);
        b. Tot 1 jaar aantoonbare werkervaring in de informatievoorziening van en voor griffies (gemeenten of provincies) en/of gemeenteraden en/of provinciale staten (20 punten);
        c. Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring in de informatievoorziening van en voor griffies (gemeenten of provincies) en/of gemeenteraden en/of provinciale staten (40 punten);

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Je hebt gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen;
• Je hebt projectmanagementvaardigheden;
• Je beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden;
• Je hebt ruime kennis van bedrijfsprocessen binnen de gemeentelijke overheid of provinciale overheid en beschikt over goede analytische skills op het gebied van informatievoorziening;
• Je kunt buiten de eigen opgave en kaders denken;
• Je bent deskundig op het vakgebied, je bent innovatief en experimenteert met nieuwe ontwikkelingen.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 14 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via StippKeuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking om in te loggen op de digitale werkomgeving van de provincie;
• Uurtarief maximaal € 120,00 exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon- werkverkeer; (Alleen van toepassing voor ZZP)
• Minimaal een afgeronde opleiding op HBO niveau;
• Zo spoedig als mogelijke beschikbaar voor de duur van 6 maanden, en de initiële verlengingsoptie van 6 maanden voor 16 uur per week.
• Aantoonbare werkervaring als projectleider informatiemanagement bij gemeenten en/of provincies (maximaal 60 punten);
• Aantoonbare werkervaring in de informatievoorziening van en voor griffies (gemeenten of provincies) en/of gemeenteraden en/of provinciale staten (maximaal 40 punten);
• Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW, bijvoorbeeld als je 80 euro aangeeft is 72 euro voor jou als zzp-er en 8 euro fee). 
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Per wanneer ben je beschikbaar?