Managementondersteuner

Functieomschrijving

Ben jij een doorgewinterde managementondersteuner, heb jij een hart voor erfgoed en vind je het leuk om met mensen om te gaan? Wacht niet en solliciteer direct naar deze vacature bij de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed!

Bij de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) ben je als managementondersteuner verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de afdelingshoofden Landschap en Archeologie op alle fronten.

Naast een proactieve planner ben je een betrouwbare en discrete (gespreks)partner voor de afdelingshoofden die je ondersteunt. Je beheert hun agenda's, plant afspraken en zorgt ervoor dat een werkdag soepel verloopt. Dit zodat de afdelingshoofden optimaal worden ontzorgd en zich volledig kunnen concentreren op hun werkzaamheden. Hierbij krijg je het vertrouwen om vanuit je eigen vakmanschap beslissingen te nemen en prioriteiten te stellen. Daarnaast is het belangrijk dat je affiniteit hebt met het erfgoedveld, snel herkent waar de ondersteuningsbehoefte zit en weet op welke manier jij daar het best aan kunt beantwoorden.

Je bent als managementondersteuner een organisatorische 'spin in het web' en je weet wat er speelt. Zo ben je vaak het eerste aanspreekpunt en een verbindende schakel voor interne en externe contacten. Je bewaakt de voortgang, lost knelpunten op en beoordeelt binnenkomende e-mails en telefoongesprekken op inhoud, belang en urgentie. Ook heb je aandacht voor medewerkers in de afdeling, zodat je een signalerende functie richting de afdelingshoofden hebt voor wie je werkt. Hierbij ben je een verbindende schakel tussen management en medewerkers.

Naast de directe ondersteuning van de afdelingshoofden Landschap en Archeologie, maak je deel uit van het team managementondersteuning en voer je teamoverstijgende taken uit. Zo biedt je ondersteuning als gastvrouw bij evenementen, help je burgers met vragen over subsidies met het maken van een afspraak en voer je zo nu en dan administratieve taken uit die niet per se zijn te herleiden tot de afdelingen waar je voor werkt, maar wel in het belang zijn van de organisatie. Organisatorisch maak je onderdeel uit van de afdeling Bedrijfsvoering. Deze afdeling verzorgt de ondersteuning voor de hele organisatie. De afdelingshoofden voor wie je gaat werken, zijn dus niet je hiërarchisch leidinggevende.

Op momenten dat het voor de uitvoering van je functie, of om organisatorische redenen nodig is, zien we je graag op het kantoor van de RCE in Amersfoort. Op andere momenten is het ook mogelijk om thuis te werken. Momenteel is aanwezigheid op de vrijdagen van belang.

Functie-eisen

Je houdt van afwisseling en veranderingen en jouw zelfredzaamheid komt in deze functie ook goed van pas. Je bent een harde werker en hebt een flinke dosis energie. Ook wil je jezelf blijven ontwikkelen, zowel vakinhoudelijk als persoonlijk.

Daarnaast beschik je over de volgende zaken:

• Je bent in het bezit van een mbo-diploma, bij voorkeur de opleiding secretaresse/managementassistent of in de richting van officemanagement.
• Je hebt een bijzondere interesse voor cultuur en erfgoed.
• Je maakt je de inhoud van onderwerpen snel eigen, zodat je zelfstandig kunt prioriteren.
• Je vindt het leuk om met mensen om te gaan en bent gericht op samenwerken.
• • Je hebt relevante en recente werkervaring in het ondersteunen van een manager, het liefst binnen de (Rijks)overheid.
• Je hebt ruime ervaring met het werken met Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Je beheerst het Nederlands uitstekend, zowel in woord als geschrift en kunt uit de voeten met de Engelse taal.
• Je bent representatief en klantgericht en beseft dat je een belangrijk visitekaartje bent van een overheidsinstelling.
• Je bent integer, organisatiesensitief en omgevingsbewust.
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie, zoals persoonlijke informatie van je (directe) collega's of informatie die bedrijfsgevoelig is.
• Je hebt uitstekende plannings- en probleemoplossende vaardigheden om efficiënt te kunnen omgaan met veranderende prioriteiten.
• Je bent bereid en enthousiast om jezelf voortdurend te blijven ontwikkelen binnen jouw vakgebied, in jouw rol als sparringpartner van de afdelingshoofden en als onderdeel van het cluster waar je deel vanuit maakt.

We vragen je in je brief in ieder geval de volgende drie vragen mee te nemen:

1. Hoe zorg je ervoor dat je in je werk balans houdt tussen wat moet en wat je leuk vindt?
2. Waar zou je nog beter in willen worden?
3. Waar krijg je écht energie van in je werk?

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De afdeling Bedrijfsvoering van de RCE biedt ondersteuning aan de gehele organisatie door middel van uitvoerende, administratieve en adviserende werkzaamheden op het brede spectrum van bedrijfsvoering en kan worden gezien als de operationele staf van de organisatie. Binnen de afdeling Bedrijfsvoering werken zowel uitvoerende medewerkers als adviseurs.

De RCE is een professionele organisatie met een interessant werkveld, bevlogen collega's en een informele werksfeer. Samen met de andere managementondersteuners en de directiesecretaresses, maak je deel uit het van het team managementondersteuning, dat wordt gecoördineerd door de directiesecretaris. De vacature die nu vacant is gaat primair over ondersteuning aan de afdelingshoofden van de afdelingen Landschap en Archeologie. In het bijzonder zul je nauw samenwerken met de managementondersteuner van de regio-afdelingen. Op kantoor delen jullie een kamer en jullie vervangen elkaar bij afwezigheid.

Organisatorisch kom je te werken bij de afdeling Bedrijfsvoering binnen het cluster Ondersteuning in het team Managementondersteuning. Naast het cluster Ondersteuning zijn er nog drie andere clusters binnen de afdeling Bedrijfsvoering ondergebracht, namelijk: HRM, Huisvesting & Facilitair en Financiën, Control & Inkoop. De afdeling Bedrijfsvoering bestaat in totaal uit ongeveer 40 fte en wordt geleid door het Hoofd Bedrijfsvoering, die ook jouw hiërarchisch leidinggevende is.

Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed

Onze opdracht is de erfgoedzorg in Nederland goed te laten functioneren, zodat cultureel erfgoed doorgegeven wordt aan volgende generaties. Om de toekomst een verleden te geven en het verleden een toekomst.

De RCE is een kennisinstituut en uitvoeringsorganisatie van de minister van OCW. We voeren de wet- en regelgeving van de rijksoverheid uit voor monumenten, archeologie, roerend erfgoed en landschap. Ook verstrekken we subsidies aan eigenaren.

Onze grote en specialistische erfgoedkennis ontwikkelen we op het snijvlak van beleid, praktijk en wetenschap. Deze kennis ontsluiten we voor toepassing in de praktijk en voor het publiek. We adviseren rijks-, provinciale en gemeentelijke overheden en eigenaren van (rijks)monumenten en we werken samen met het brede erfgoedveld van marktpartijen tot vrijwilligersorganisaties.

De RCE is een professionele organisatie met een interessant werkveld, bevlogen collega's en een informele werksfeer.