Managementassistent bedrijfsvoering

Managementassistent Bedrijfsvoering

Heb jij ervaring als managementondersteuner en ben je een breed en gevarieerd takenpakket gewend? Wil jij komen werken bij een overheidsorganisatie die maatschappelijk relevant werk doet voor Nederland? Dan nodigen wij je uit te reageren!

Als managementondersteuner bied je secretariële en administratieve ondersteuning aan vier teammanagers en de medewerkers van de gehele divisie Bedrijfsvoering. Je beheert de agenda en de mailbox van de vier teammanagers en ben je achtervang voor het divisiehoofd. Je maakt afspraken en stemt deze in goed overleg af, waarbij je de juiste prioriteiten stelt en daardoor bijdraagt aan een efficiënte tijdsplanning. Je organiseert uiteenlopende vergaderingen, stelt agenda's op en je zorgt tijdig voor de juiste stukken voor de vergadering. Je notuleert/stelt verslagen op en bewaakt de naleving van de gemaakte afspraken, de routing en de termijnen hiervan. Verder volg je de ontwikkelingen binnen de organisatie en omgeving en attendeer je MT-leden op de ontwikkelingen en zaken die (extra) aandacht vragen. Het beheren van vertrouwelijke informatie, dossiers en documenten behoort ook tot je takenpakket.

Tevens behoren de onderstaande werkzaamheden ook tot jouw functie:

• Het behandelen van in-, en uitgaande MT-correspondentie;
• Het ontvangen en begeleiden van bezoek;
• Het invoeren van bestellingen in het inkoopsysteem;
• Het reserveren van vergaderzalen;
• Het (mede) organiseren van evenementen.
• Het ondersteunen bij personeelsaangelegenheden o.a. Administratieve afhandeling sollicitaties, NFI-toetsgesprekken en aanmelden nieuwe medewerkers, stagiaires en ziek- en betermeldingen.

• Je hebt een afgeronde mbo opleiding in de richting van managementassistent of secretaresse opleiding of vergelijkbaar;
• Je hebt recente ervaring bij het ondersteunen van een lid van het managementteam;
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden;
• Je beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse en een goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift;
• Je hebt ervaring en goede kennis van Microsoft (Outlook, Word, Excel en Powerpoint);
• Je kan vlot en gedegen omgaan met agenda's en mailbox van managementleden.

Competenties

• Flexibiliteit
• Integriteit
• Klantgerichtheid
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Inlevingsvermogen

Wat vinden wij nog meer belangrijk

Je kunt goed zelfstandig werken en weet gebruik te maken van jouw netwerk binnen de organisatie. Je bent proactief en hebt maar een half woord nodig om te begrijpen wat er nodig is. Heb je ervaring met P-Direkt of Leonardo dan is dat een grote pre.

• Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega's is voor het NFI van groot belang. Om die reden vragen wij aan nieuwe medewerkers om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen. Ook een geheimhoudingsverklaring maakt deel uit van de toetsing.
• Ben je in dienst van het Rijk en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk- of (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een voordracht van je leidinggevende of trajectmanager en een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.
• Voor medewerkers binnen de Staat der Nederlanden Overheid behoort een detacheringsovereenkomst tot de mogelijkheden. Het inwinnen van referenties behoort tot de mogelijkheden
• Hybride werken behoort tot de mogelijkheden.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Aan deze vacaturetekst kunnen geen rechten worden ontleend.

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Nederlands Forensisch Instituut

Werken bij de Rijksoverheid betekent een bijdrage leveren aan een beter Nederland. Dus ook aan een veilige en rechtvaardige samenleving voor iedereen. Justitie en Veiligheid verdedigt en beschermt de rechtsorde. Van beleid tot uitvoering. Het Nederlands Forensisch Instituut (NFI) is een agentschap van het ministerie van Justitie en Veiligheid en levert kwalitatief hoogwaardige forensische diensten met behulp van state-of-the-art technologie en wetenschap.

Gedreven NFI-professionals richten zich gezamenlijk op het tijdig leveren van begrijpelijke, objectieve en zo nodig multidisciplinaire forensische analyses, op meer dan dertig onderzoeksgebieden zoals DNA, pathologie en toxicologie, maar bijvoorbeeld ook digitale technologie en wapens. De resultaten spelen een belangrijke rol bij opsporing, vervolging en in rechtszaken. In alle gevallen houdt het NFI zich bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor het NFI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.