Standplaats: 'S-GRAVENHAGE
Duur: 06-02-2025 - 05-08-2025
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 21-02-2025
Managementondersteuner directeur-generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk
Wil je werken voor de top in Den Haag? Dat kan als managementondersteuner van directeur-generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk. Je ontzorgt de directeur-generaal in haar vele verantwoordelijkheden. Vanuit Den Haag beheer je onder anderen haar uitdagende agenda. Jouw werk is van groot belang en onmisbaar voor het Rijksvastgoedbedrijf en de shared serviceorganisaties.
Functieomschrijving
Als managementondersteuner ben je een kei in complex agendabeheer. Je zorgt ervoor dat het secretariaat op rolletjes loopt. Je houdt agenda's bij, organiseert besprekingen en bereidt deze tot in de puntjes voor.
Werkzaamheden
• Toezien dat de directeur-generaal haar vergaderstukken op tijd krijgt;
• Bewaken van de juiste afhandeling van voorgenomen acties;
• Samenvatten van informatie en hier een overzicht van maken;
• Ondersteunen bij vergaderingen zoals het directieteamoverleg en bijeenkomsten (je zorgt voor een zaal, catering en andere benodigdheden).
Werkomgeving
Je gaat aan de slag in een bruisende omgeving. Je werkdagen kunnen soms best druk zijn, maar dit is iets waar jij tegen kunt en wat je prettig vindt. Gelukkig doe je je werk ook niet alleen, je kunt altijd op je collega's rekenen, en zij op jou. Denk aan je collega secretaresse met wie je samen het dg-secreteriaat voert, adviseurs van de directeur-generaal, met wie je in het team van Bureau DG zit. Maar ook directeuren, de secretaris-generaal en minister en hun secretariaten.
Functie-eisen:
Eis01: De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over MBO4 werk- en denkniveau, aangetoond door een MBO4 diploma in de richting van managementassistent of minimaal 10 jaar ervaring als managementassistent.
Eis02: De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over minimaal 7 jaar werkervaring, op het gebied van organisatorische en/of management/project ondersteuning.
Hierbij is minimaal sprake van:
- Minimaal 1 jaar ervaring op directeurs-niveau binnen een overheidsorganisatie;
- Ervaring met MS Windows, Outlook en Word.
Eis03: De aangeboden kandidaat verklaart dat hij/zij beschikbaar is conform het opdrachtprofiel (uren en opdrachtperiode inclusief eventuele verlengingen).
Wensen:
Wens 01:
De mate van organisatorische en/of management/project ondersteunende werkervaring
Aspecten:
• Ervaring met agendabeheer
• Ervaring met het schakelen tussen de verschillende bestuurslagen binnen en buiten de organisatie;
• Ervaring met ondersteunen bij vergaderingen;
• Ervaring met het samenvatten en overzichtelijk maken van informatie.
Wens 02:
De mate van ervaring als managementassistent binnen een (rijks) overheidsorganisatie
Aspecten:
• Ervaring als managementassistent op DG-niveau.
• Ervaring met het omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Ervaring met politiek/bestuurlijke aspecten;
• Ervaring met Filenet/DigiJust en Digidoc;