Secretaresse

Wat doet een Secretaresse van de Landelijke Staf Organisatie (afgekort LSO)?

Ben jij klaar om het kloppende hart te zijn van de Landelijke Staf Organisatie (LSO)? Samen met je collega-secretaresses zijn jullie de spil die de teams verbindt en ondersteunt. Je ondersteunt de teams op administratief gebied en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je hebt een scherp overzicht en weet precies hoe je verschillende taken moet plannen en organiseren. Jouw focus ligt op de ondersteuning van het team recruitment. Je speelt een cruciale rol in zowel het recruitmentproces als het secretariaat.

Jouw takenpakket is veelzijdig en uitdagend en bestaat uit secretariële werkzaamheden voor het recruitmentteam (4 personen) en voor de teams van de Landelijke Staf Organisatie (20 teams). Dit doe je samen met een collega, dus elkaar informeren over de lopende of afgehandelde zaken is belangrijk. Je vindt het leuk om sollicitanten te bellen, omdat jij ze het goede nieuws mag brengen dat we ze graag uitnodigen voor een gesprek! Daarna regel je alle zaken eromheen, zoals afspraken inplannen, uitnodigen versturen, Teams link aanmaken, ruimte reserveren en je informeert alle betrokkenen. Jij bent de eerste contactpersoon voor onze sollicitanten en je heet ze dan ook van harte welkom als ze bij ons op gesprek komen. Voordat we aan tafel zitten met sollicitanten, moet er natuurlijk eerst geworven worden. Aan jou de taak om deze vacatures in het recruitmentsysteem te plaatsen, waarbij je ervoor zorgt dat alle details kloppen: van salaris tot functiegroepen en sluitingsdata van vacatures. Als de recruiter een selectie heeft gemaakt van de uit te nodigen kandidaten, zorg je dat andere kandidaten een mail ontvangen dat wij een andere keuze hebben gemaakt. Daarnaast ondersteun je het secretariaat en de diverse LSO-teams met uiteenlopende werkzaamheden, zoals het beheren van agenda's, het organiseren van meetings en events, het verwelkomen van gasten en nieuwe collega's, je plant afspraken in, dus je zorgt voor een vlotte administratieve afhandeling van allerlei zaken en processen. Jij houdt het allemaal bij elkaar! Kortom: een veelzijdige en dynamische functie waarbij je onderdeel bent van een hecht team van secretaresses!

Wie zoeken wij? • Je beschikt over een afgeronde MBO-opleiding niveau 4, bij voorkeur in een secretariële richting. • Je hebt ruime ervaring in een soortgelijke functie, waarbij plannen en organiseren jouw tweede natuur is. • Je houdt het hoofd koel, want problemen los je op en je overlegt waar nodig bij meerdere prioriteiten op een dag. • Je bent accuraat, besluitvaardig en staat altijd klaar om uitdagingen aan te pakken. • Je houdt ervan om snel te schakelen zonder de kwaliteit uit het oog te verliezen en je voelt je thuis in een dynamische werkomgeving. • Je bent een teamplayer die moeiteloos tussen verschillende taken en teams kan navigeren en je vindt het fijn om onderdeel van een hecht team te zijn. • Als vertegenwoordiger van ons secretariaat ben je communicatief sterk en zorg je voor een vriendelijke en professionele indruk. • Digitale vaardigheden: je bent bekend met het MS Office-pakket en het inplannen van Outlook en Teams afspraken.

Wat is je plek in de organisatie? Bij de Landelijke Staf Organisatie werk je hybride: deels op locatie in Den Haag en deels vanuit huis. Als onderdeel van ons secretariaat, bestaande uit vier gedreven collega's, krijg je de kans om je talenten te ontwikkelen en bij te dragen aan een dynamische werkomgeving.

Het secretariaat valt onder Bedrijfsvoering van de LSO. De LSO is opgebouwd uit Bedrijfsvoering, Beleid, Klachtenadviescommissie, Juridische Zaken en gebiedsmanagement. Bedrijfsvoering is dé dienstverlener van de RvdK, waarbij het ondersteunen van de kerntaak, het beschermen van het kind, centraal staat. We stellen onze collega's optimaal in staat om zich te kunnen richten op hun werk; tijd- en plaats onafhankelijk.

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Raad voor de Kinderbescherming

Kinderen hebben recht op een gezonde en stabiele ontwikkeling. Daar zetten medewerkers van de Raad voor de Kinderbescherming zich elke dag voor in. Wij beschermen het recht van het kind én het recht van ouders hun kind zelf op te voeden en grijpen daarom niet zomaar in.

Bij onze organisatie kun jij je talent inzetten om op te komen voor de rechten van kinderen voor wie stabiel en veilig opgroeien niet vanzelfsprekend is. Daarvoor hebben wij de diverse talenten van al onze medewerkers nodig. We geloven dat verschillende perspectieven en achtergronden een verrijking zijn voor onze organisatie en het werk dat we doen. Bij ons is iedereen welkom. Ongeacht gender, leeftijd, culturele achtergrond, religieuze achtergrond en seksuele oriëntatie. Samen werken we voor kwetsbare kinderen in Nederland. Omdat ieder kind dat ernstige schade dreigt op te lopen het recht heeft veilig verder op te groeien.

Bij de Raad voor de Kinderbescherming werken we in zelforganiserende teams, verspreid over heel Nederland. Zelforganisatie geeft professionals zoals jij de ruimte om in teamverband - binnen de teamopdracht - de beste keuzes te maken in het werk en voor het kind. Je krijgt steun waar je dat nodig hebt. En de kans om te leren en je te ontwikkelen.

Onze organisatie is onderdeel van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Als je bij ons in dienst treedt, word je dus rijksambtenaar. Met bijpassende goede arbeidsvoorwaarden.

Stel gerust je vraag