Coördinator Management Ondersteuning

ml. T135451

Gemeente Utrecht

Gemeente Utrecht is één van de grootste gemeentes in Nederland. Het organisatieonderdeel Ruimte is een bijna 1000 mens grootte ontwikkelorganisatie van het fysieke domein. Het werkveld van Ruimte is zeer divers en richt zich zowel op gebiedsontwikkeling als op de ontwikkeling van gebiedsoverstijgende thema's als duurzame energie en mobiliteit.  
 
Ruimte is georganiseerd in verschillende afdelingen en verantwoordelijk voor gebiedsontwikkeling, beleid en bedrijfsvoering. De afdeling Bedrijfsvoering bestaat uit zo'n 100 medewerkers die werken in één van de drie clusters binnen de afdeling: Financien en Inkoop, Informatie en Proces Management en Bedrijfsondersteuning.   
 
Opdrachtomschrijving 
Binnen het cluster Bedrijfsondersteuning is het team Management Ondersteuning gepositioneerd. De Ontwikkel organisatie Ruimte is per 1 januari jl. Gaan werken volgens een nieuwe structuur; dit betekent dat er 4 directeuren, 20 afdelingshoofden en een veelvoud aan teammanagers zijn, die ondersteuning nodig hebben bij hun dagelijkse werk. Voor het team betekent dit dat zij nu ondersteuning gaan leveren aan inhoudelijk gedreven afdelingen en managers. 
 
Voor deze managers leveren zij agendabeheer, facilitaire zaken, organiseren van vergaderingen en evenementen, aanspreekpunt voor preventieadvies, etc. We zoeken een coördinator die het team verder ontwikkelt in de huidige setting binnen de organisatie en zorg draagt voor de invulling van de dagelijkse leidinggevende taken. 
 
Als Coördinator is het jouw belangrijkste opdracht om een stevige structuur neer te zetten waarin de ondersteuningsprocessen soepel en gestructureerd verlopen. 
 
Hierbij zijn klanttevredenheid en het in lijn brengen van de benodigde capaciteit van groot belang. Het goed kunnen schakelen van organisatiebelang naar oog voor de medewerkers is daarbij vanzelfsprekend voor je.  
 
Wat ga je doen? 
•    Functioneel leidinggeven aan een team van ruim 20 managementassistenten en daarbij zorgen voor een veilige- en prettige werkomgeving. 
•    Zorgen voor voldoende bezetting, matching en achtervang.
•    Continu werken aan het verbeteren en stroomlijnen van interne processen om een solide ondersteuning te waarborgen. 
•    Zorgdragen voor een professionele ontwikkeling van de management ondersteuners in een prettige, resultaatgerichte werkomgeving. 
•    Zorgen dat de directie en managers altijd beschikken over de juiste informatie en adviezen, zodat zij goed voorbereidt de werkdag in kunnen gaan.  
•    Ook ben je een vraagbaak voor je team en stemt in grote lijnen af met de manager bedrijfsondersteuning. 
 
Resultaat van de opdracht 
•    Helpen opstellen jaarplan en samen met team uitvoering geven aan het plan. 
•    Lean maken van de huidige werkprocessen. 
•    Team een bestendige positie geven in de organisatie.   
•    De juiste mens op de juiste plek. 
•    Ruimte vertegenwoordigen in concern brede ontwikkelingen.  
•    Onderzoek en implementatieplan meer gestandaardiseerde taken.  
 
Jij hebt/bent: 
•    Minimaal hbo werk- en denkniveau. 
•    Vakkennis op het gebied van management ondersteuning.  
•    Minimaal 2 jaar leidinggevende ervaring aan grote teams. 
•    Ervaring met en vaardigheden op het gebied van verandermanagement. 
•    Bij voorkeur werkervaring bij een overheidsorganisatie.
•    Bij voorkeur aantoonbare ervaring als coördinator.
 
Daarnaast beschik je over de volgende competenties: 
•    Je hebt een talent om zaken snel te organiseren. 
•    Je hebt oog voor detail. 
•    Je hebt een verbindende en coachende stijl van leiderschap. 
•    Je zorgt voor een efficiënte inzet van het team binnen de afdelingen. 
  
Goed om te weten  
Gesprekken zijn gepland op 27 februari 2025. Het secretariaat zal contact opnemen indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. De gesprekken vinden plaats in het Stadskantoor van de gemeente Utrecht.  
  
Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure. 
 
De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%. 

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.  
  
Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.  
 
Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.  
      
De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.  

Eisen

• De kandidaat heeft minimaal een hbo werk- en denkniveau
• De kandidaat heeft minimaal 2 jaar leidinggevende ervaring aan grote teams
• De kandidaat heeft werkervaring bij een overheidsorganisatie
• De kandidaat heeft werkervaring als coördinator
• Beschrijf jouw vakkennis op het gebied van management ondersteuning
• Geef een voorbeeld van een situatie waaruit jouw ervaring met en vaardigheden op het gebied van verandermanagement blijken
• Voeg hier je CV toe.
  Je CV is max 3 pagina's enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je werkzaamheden tot dusver.

  Het CV dient ter verificatie van de antwoorden op voorgaande vragen en wordt inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit.
  Daarnaast vermeldt het CV huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten.

  Je CV is in het Nederlands opgesteld en in Pdf-formaat.

Let op:

Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP'ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 14 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst)  om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing

• De kandidaat heeft minimaal een hbo werk- en denkniveau
• De kandidaat heeft minimaal 2 jaar leidinggevende ervaring aan grote teams
• De kandidaat heeft werkervaring bij een overheidsorganisatie
• De kandidaat heeft werkervaring als coördinator
• Beschrijf jouw vakkennis op het gebied van management ondersteuning
• Geef een voorbeeld van een situatie waaruit jouw ervaring met en vaardigheden op het gebied van verandermanagement blijken
• Voeg hier je CV toe.
• Voor zzp-ers: Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee)
• Voor detacheerders: Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Voor deze vacature is het schrijven van een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.