Afdelingsondersteuner

ml. T135179

Gemeente Utrecht 

Korte beschrijving speelveld 
Utrecht heeft jou nodig!  

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. We zijn benieuwd naar wie jij bent. Voor jou bij het organisatieonderdeel Vastgoedorganisatie Utrecht (VGU) binnen het team Secretariaat. Dit team bestaat, met jou erbij, uit vijf medewerkers. Wij zijn elke dag druk bezig om verschillende teams te ondersteunen met secretariële en administratieve werkzaamheden. 

Vastgoedorganisatie Utrecht (VGU) is de afdeling die optreedt als eigenaar van het maatschappelijke vastgoed van de Gemeente Utrecht. Van schoolgebouwen tot sportaccommodaties, van monumenten als de Domtoren tot buurthuizen en van (fiets)parkeervoorzieningen tot theaters en zwembaden. Het gaat om zo'n 1000 panden en zo'n 326 hectare grond. De opdracht van de VGU is om samen met partners en bewoners voldoende, duurzame eigentijdse voorzieningen voor maatschappelijke activiteiten te bouwen, te onderhouden en te renoveren. We doen dit vanuit de kernwaarden van de VGU: Betrouwbaar, Open, Veerkrachtig, Deskundig, Toekomstgericht. 
 
Opdrachtomschrijving
Als afdelingsondersteuner ben je verantwoordelijke voor de administratieve, organisatorische en secretariële ondersteuning van de medewerkers binnen het organisatie onderdeel VGU.

Wat ga je doen?
•    Ondersteunen van de medewerkers, vanuit een proactieve houding: signaleren en bespreken van zaken die spelen, waar mogelijk worden zaken zelfstandig opgepakt.
•    Zorgen voor een goede voorbereiding, signalering en opvolging van gemaakte afspraken.
•    Maken van complexe afspraken.
•    Voorbereiden van de agenda van afdelingsoverleggen; je zorgt voor de verslaglegging en het uitvoeren van acties.
•    Organiseren van bijeenkomsten en facilitaire ondersteuning.
•    Zorgen voor een uniforme werkwijze.
•    Vervangen van collega's bij afwezigheid.
•    Uitdenken en geven van verbeterpunten aan collega's van het secretariaat; je geeft hierbij aan hoe verbeterpunten in de werkprocessen kunnen worden doorgevoerd. 
•    Beheren van de mailbox en hierin prioriteiten stellen, samen met collega's. 
•    Coördineren van indiensttreding van nieuwe collega's. 
  
Jij hebt/bent: 
•    Een afgeronde secretariële opleiding op MBO 4-niveau. 
•    Minimaal 2 jaar werkervaring als ondersteuner in een dynamische werkomgeving.
•    Ervaring met MS-office pakketten en in staat om systemen snel eigen te maken.
•    Een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk. 
 
Daarnaast beschik je over de volgende competenties:
•    Goede contactuele eigenschappen om contacten te onderhouden, zowel bestuurlijk, management en uitvoerend.
•    Plannen en organiseren.
•    Proactief.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo'n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen?  Lees dat op deze pagina.  
 
Goed om te weten
Gesprekken zijn gepland op donderdag 27 februari 2025. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit zal fysiek plaatsvinden.  
 
In het kader van de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie) is inschrijving door zzp'ers niet toegestaan.  
 
Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure. 
 
De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%. 

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.  
  
Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.  
 
Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.  
  
De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend. 

Eisen

• De kandidaat heeft een mbo werk- en denkniveau:
• De kandidaat heeft minimaal 2 jaar werkervaring als ondersteuner in een dynamische werkomgeving:
• Hoeveel jaar werkervaring heeft de kandidaat als ondersteuner in een dynamische werkomgeving:
• De kandidaat heeft ervaring met MS-office pakketten:
• De kandidaat heeft een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk:
• Je CV is max 3 pagina's enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je werkzaamheden tot dusver.

  Het CV dient ter verificatie van de antwoorden op voorgaande vragen en wordt inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit.
  Daarnaast vermeldt het CV huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten.

  Je CV is in het Nederlands opgesteld en in Pdf-formaat.

Let op:

Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP'ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 14 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst)  om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing

• De kandidaat heeft een mbo werk- en denkniveau:
• De kandidaat heeft minimaal 2 jaar werkervaring als ondersteuner in een dynamische werkomgeving:
• Hoeveel jaar werkervaring heeft de kandidaat als ondersteuner in een dynamische werkomgeving:
• De kandidaat heeft ervaring met MS-office pakketten:
• De kandidaat heeft een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk:
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.
• Voor zzp-ers: Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW, bijvoorbeeld als je 80 euro aangeeft is 72 euro voor jou als zzp-er en 8 euro fee). 
• Voor detacheerders: Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)

• Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen