Word jij blij van hectiek en is plannen en organiseren jouw tweede natuur? Zoek jij een functie binnen een politieke en ambtelijke werkomgeving waar geen dag hetzelfde is en géén 9 tot 5 baan? Wij zijn op zoek naar een enthousiaste managementondersteuner voor de (plaatsvervangend) directeur-generaal van de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD).
De functie van managementondersteuner is onmisbaar bij de AIVD. Je bent verantwoordelijk voor het toezien op de uitvoering van het dagprogramma van de (plaatsvervangend) directeur- generaal, waarbij jij inspeelt op onverwachte verzoeken en veranderingen. Je zorgt ervoor dat de werkzaamheden van de (P)DG op rolletjes lopen en anticipeert op alles wat daarbij komt kijken. Je werkt nauw samen met de andere managementondersteuners van het secretariaat, waardoor je onderdeel bent van een collegiaal team. Je bent hét aanspreekpunt voor je AIVD-collega's en externe relaties van de dienstleiding.
Daarnaast bestaan jouw taken uit:
Complex agendabeheer.
Afhandeling van post- en e-mail verkeer.
Proactief inspelen op interne en externe overleggen.
Bewaken van de tijdige afdoening en opvolging van notities en memo's.
Zorgvuldig en integer omgaan met gerubriceerde informatie.
Tijdig afhandelen van actiepunten en afgesproken termijnen.
Prioriteiten stellen in het werkaanbod van de (plaatsvervangende) DG.
Samenwerking met de chauffeurs van de dienst, interne en externe managementondersteuners.
Jij krijgt er energie van om zelfstandig problemen die zich voordoen op te lossen. Je hebt hierbij, gerelateerd aan de functie, ook oog voor politieke gevoeligheden en deadlines. In het belang van de nauwe samenwerking die je hebt met de (plaatsvervangend) directeur- generaal, werk je altijd real life op kantoor. Daardoor is het, naast de hectiek van de functie, belangrijk om een goede werk- privébalans te hebben.
Voor de functie van managementondersteuner zijn wij op zoek naar iemand die organisatiesensitief is en goed kan werken in een zeer complexe omgeving. Je kunt goed prioriteiten stellen en de voortgang van werkzaamheden bewaken. Klantgericht en benaderbaar zijn termen die jou goed omschrijven. Daarnaast is het van belang voor deze functie dat jij flexibel omgaat met verandering en te allen tijde integer bent.
Daarnaast heb jij:
Een hbo werk- en denk niveau, met in ieder geval een mbo 4 diploma in een secretariële richting
Minimaal vijf jaar werkervaring als managementondersteuner.
Inhoudelijke kennis van en inzicht in ambtelijk en politiek-gevoelige beleidsonderwerpen en -processen.
Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in zowel Nederlands als Engels.
Ervaring in het opstellen en bijhouden van werkdossiers.
En ben jij:
Flexibel in je werktijden
Leergierig, maar sta je wel je mannetje/vrouwtje
De AIVD omarmt diversiteit en inclusie en wil graag dat medewerkers zich thuis voelen. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten zijn een verrijking voor onze organisatie. Bij ons is iedereen die aan de voorwaarden voor een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) voldoet welkom, ongeacht culturele achtergrond, arbeidsvermogen, leeftijd, gender of seksuele voorkeur. Samen werken we aan de veiligheid van Nederland.
Meer over jouw toekomstige afdeling
Informatie over het organisatieonderdeel
Het Dienstencentrum werkt aan interne services voor leidinggevenden en medewerkers, met veel aandacht voor klantgerichtheid en kwaliteit.
De afdeling Secretariële diensten is de thuisbasis van alle medewerkers met een secretariële functie. Zo kunnen alle onderdelen van de AIVD beschikken over uitstekende administratieve en organisatorische ondersteuning. De medewerkers zijn doortastend, servicegericht en toegewijd. Zo leveren ze een belangrijke bijdrage aan het functioneren van de organisatie én aan de veiligheid van Nederland.
AIVD
De Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) beschermt de democratie tegen nationale en internationale dreigingen, zodat we in vrijheid kunnen leven. Als je bij de AIVD werkt ben je verbindend, wendbaar, gewetensvol en moedig. Bij de AIVD doe je werk dat er toe doet: elke minuut van de dag.
We waken, vaak onzichtbaar, over Nederland en zijn bevolking. We doen daarvoor onderzoek in binnen- en buitenland. De AIVD doet wat nodig is om te voorkomen dat staten, organisaties of personen onze rechtsstaat tegenwerken, ondergraven of aanvallen. Ons werk doen we niet alleen. De AIVD heeft zijn eigen rol in het netwerk van overheidsorganisaties die de veiligheid van Nederland beschermen.
De AIVD is onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De taken van de AIVD zijn vastgelegd in de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten (Wiv 2017).
AIVD nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.
Het salaris bedraagt €3484 - €4868